Briefvorlagen für Projekte erstellen, hochladen und nutzen

Christoph
Christoph
  • Aktualisiert

Projekt-Briefvorlagen sind ein zentrales Werkzeug, um standardisierte und professionelle Dokumente für Eure Projekte zu erstellen. Damit diese korrekt in den Projektdetails angezeigt werden, ist die richtige Konfiguration beim Hochladen der Vorlage entscheidend. Hier erfahrt Ihr, wie Ihr eine Vorlage erstellt, hochladet und verwendet.

  • Um eine Projekt-Briefvorlage zu erstellen, geht wie folgt vor:

    1. Design gestalten: Erstellt Eure Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word. Fügt Logos, Kopf- und Fußzeilen sowie andere Designelemente ein, um die Vorlage an Euer Corporate Design anzupassen.
    2. Variablen einfügen: Nutzt Variablen wie {{ projekt.adresse }} oder {{ projekt.ueberschrift }}, um Projektdaten automatisch einzufügen. Eine Liste der Variablen findet Ihr unter Verwaltung > Briefvorlagen > Variablen.
    3. Datei speichern: Speichert Eure fertige Vorlage als Word-Dokument ab.
  • Sobald Eure Vorlage fertig ist, könnt Ihr diese in Propstack hinterlegen:

    Navigiert zu Verwaltung > Briefvorlagen. Im Verwaltungsbereich könnt Ihr neue Vorlagen erstellen und bestehende bearbeiten. Ladet Eure Vorlage hoch, indem Ihr auf „Neue Vorlage hinzufügen“ klickt und die Datei auswählt.

    Neue Vorlage hinzufügen

    1. Name: Gebt der Vorlage einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Projektbrief für Exposés“. Der Name hilft Euch, die Vorlage später schnell zu finden.
    2. Verwendung: Dieser Punkt ist entscheidend! Wählt hier „Projekt“, damit die Vorlage in den Projektdetails verfügbar wird. Ohne diese Auswahl wird die Vorlage nicht korrekt zugeordnet.

      Verwendung Projekt auswählen

    3. Kategorie: Ordnet die Vorlage einer passenden Kategorie zu, z. B. „Exposé“, „Anschreiben“ oder „Vertrag“. Kategorien helfen, die Vorlagen übersichtlich zu halten.
    4. Als PDF ausgeben: Aktiviert diese Option, wenn die Vorlage standardmäßig als PDF exportiert werden soll. Dies eignet sich besonders für Dokumente, die nicht bearbeitet werden sollen.
    5. Sichtbarkeit: Legt fest, welche Benutzergruppen oder Abteilungen Zugriff auf die Vorlage haben sollen. Ihr könnt z. B. Vorlagen nur für bestimmte Teams sichtbar machen.
    6. Office-Datei ersetzen: Wenn eine Office-Datei bereits hochgeladen wurde, könnt Ihr sie hier durch eine aktualisierte Version ersetzen.
    7. Office-Datei hochladen: Ladet hier eine zusätzliche Word-Datei hoch, die unabhängig von der PDF-Version bearbeitet werden kann.
    8. Übersetzungen hinzufügen: Für mehrsprachige Projekte könnt Ihr Übersetzungen der Vorlage hochladen. Klickt auf „Neue hinzufügen“ und wählt eine der unterstützten Sprachen aus:
      • 🇬🇧 Englisch
      • 🇪🇸 Spanisch
      • 🇫🇷 Französisch
      • 🇮🇹 Italienisch
    9. Speichern: Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klickt auf „Speichern“. Die Vorlage ist nun für Projekte sichtbar und nutzbar.
  • Nachdem die Vorlage korrekt konfiguriert wurde, könnt Ihr sie in Projekten anwenden:

      • Öffnet ein Projekt: Navigiert zu den Projektdetails des gewünschten Projekts.
      • Drei-Punkte-Menü öffnen: Klickt oben rechts auf die drei Punkte. 
      • Vorlage auswählen: Wählt Eure hochgeladene Vorlage aus. Sie wird automatisch mit den Projektdaten befüllt und heruntergeladen – wahlweise als PDF oder Word-Dokument.

    Vorlage auswählen

Häufige Fragen

Welche Datei-Formate kann ich hochladen?
Ihr könnt Vorlagen als Word-Dokument hochladen.

Kann ich die Vorlagen nachträglich bearbeiten?
Ja, ladet die Vorlage herunter, bearbeitet sie in einem Textprogramm wie Word und ladet die aktualisierte Version wieder in Propstack hoch.

Wie finde ich die richtigen Variablen für meine Vorlage?
Unter folgendem Link wird erklärt, wie Ihr die richtigen Variablen in Propstack findet: Variablen finden.

Kann ich Vorlagen in mehreren Sprachen nutzen?
Ja, Ihr könnt für jede Vorlage Übersetzungen hinzufügen, sodass sie mehrsprachig verfügbar ist. Unterstützt werden beispielsweise Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch.

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