Briefvorlagen für Projekte erstellen, hochladen und nutzen

Projekt-Briefvorlagen sind ein zentrales Werkzeug, um standardisierte und professionelle Dokumente für Eure Projekte zu erstellen. Damit diese korrekt in den Projektdetails angezeigt werden, ist die richtige Konfiguration beim Hochladen der Vorlage entscheidend. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage erstellten, hochladet und verwendet.

• Um eine Projekt-Briefvorlage zu erstellen, geht wie folgt vor:

  1. Design gestalten: Erstellen Sie Ihre Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word. Fügt Logos, Kopf- und Fußzeilen sowie andere Designelemente ein, um die Vorlage an Euer Corporate Design anzupassen.
  2. Variablen einfügen: Nutzen Sie Variablen wie {{ projekt.adresse }} , {{ projekt.einheiten}} oder {{ projekt.ueberschrift }}, um Projektdaten automatisch einzufügen. Eine Liste der Variablen finden Sie unter Verwaltung > Briefvorlagen > Variablen.
  3. Datei speichern: Speichern Sie Ihre fertige Vorlage als Word-Dokument ab.

• Sobald Ihre Vorlage fertig ist, können Sie diese in Propstack hinterlegen:

  Navigieren Sie zu Verwaltung > Briefvorlagen. Im Verwaltungsbereich können Sie neue Vorlagen erstellen und bestehende bearbeiten. Laden Sie Ihre Vorlage hoch, indem Sie auf „Neue Vorlage hinzufügen“ klickt und die Datei auswählt.

  

  1. Name: Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Projektbrief für Exposés“. Der Name hilft Ihnen, die Vorlage später schnell zu finden.
  2. Verwendung: Dieser Punkt ist entscheidend! Wählen Sie hier „Projekt“, damit die Vorlage in den Projektdetails verfügbar wird. Ohne diese Auswahl wird die Vorlage nicht korrekt zugeordnet.

     

  3. Kategorie: Ordnen Sie die Vorlage einer passenden Kategorie zu, z. B. „Exposé“, „Anschreiben“ oder „Vertrag“. Kategorien helfen, die Vorlagen übersichtlich zu halten.
  4. Als PDF ausgeben: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Vorlage standardmäßig als PDF exportiert werden soll. Dies eignet sich besonders für Dokumente, die nicht bearbeitet werden sollen.
  5. Sichtbarkeit: Legen Sie fest, welche Benutzergruppen oder Abteilungen Zugriff auf die Vorlage haben sollen. Sie können z. B. Vorlagen nur für bestimmte Teams sichtbar machen.
  6. Office-Datei ersetzen: Wenn eine Office-Datei bereits hochgeladen wurde, können Sie hier durch eine aktualisierte Version ersetzen.
  7. Office-Datei hochladen: Laden Sie hier eine zusätzliche Word-Datei hoch, die unabhängig von der PDF-Version bearbeitet werden kann.
  8. Übersetzungen hinzufügen: Für mehrsprachige Projekte können Sie Übersetzungen der Vorlage hochladen. Klicken Sie auf „Neue hinzufügen“ und wählt eine der unterstützten Sprachen aus:
     • 🇬🇧 Englisch
     • 🇪🇸 Spanisch
     • 🇫🇷 Französisch
     • 🇮🇹 Italienisch
  9. Speichern: Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie bitte auf „Speichern“. Die Vorlage ist nun für Projekte sichtbar und nutzbar.

• Nachdem die Vorlage korrekt konfiguriert wurde, können Sie sie in Projekten anwenden:

  • Öffnet ein Projekt: Navigieren Sie zu den Projektdetails des gewünschten Projekts.
  • Drei-Punkte-Menü öffnen: Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte. 
  • Vorlage auswählen: Wählen Sie Ihre hochgeladene Vorlage aus. Sie wird automatisch mit den Projektdaten befüllt und heruntergeladen – wahlweise als PDF oder Word-Dokument.

  

Projekteinheiten als Variable in Briefvorlagen nutzen

Mit einer neuen Funktion können Sie nun die Einheiten eines Projekts in Ihren Briefvorlagen nutzen und so individuelle Projektexposés erstellen. Diese Erweiterung ermöglicht Ihnen, alle wichtigen Informationen zu den Einheiten eines Projekts im PDF-Exposé darzustellen und so Interessenten einen umfassenden Überblick zu bieten.

Variable für Projekteinheiten in Briefvorlagen

Die neue Variable {{ projekt.einheiten }} gibt Ihnen Zugriff auf sämtliche Einheiten eines Projekts. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Projektexposés erstellen möchten, die alle verfügbaren Einheiten mit ihren spezifischen Eigenschaften auflisten.

• Bevor Sie die Einheiten in Ihren Briefvorlagen nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Option "Einheiten im Exposé anzeigen" in den Projektdetails aktiviert ist. Navigieren Sie hierzu zum entsprechenden Projekt und aktivieren Sie diese Option in den Einstellungen.

• Öffnen Sie Ihre bestehende Word-Vorlage für Projektexposés oder erstellen Sie eine neue. Fügen Sie an der Stelle, an der die Projekteinheiten erscheinen sollen, eine Schleife ein, die alle Einheiten durchläuft und deren Eigenschaften ausgibt.

  Die Schleife wird mit folgender Syntax erstellt:

  {{ FOR einheit IN projekt.einheiten }} 
     {{ $einheit.name}} - {{ $einheit.etage }}. Etage - {{ $einheit.wohnflaeche }} m² - {{ $einheit.kaufpreis_netto }} €
  {{ END-FOR einheit }}

  Diese Schleife durchläuft alle Einheiten des Projekts und gibt für jede Einheit den Namen, die Etage, die Wohnfläche und den Kaufpreis aus.

• Je nach Bedarf können Sie verschiedene Eigenschaften der Einheiten in Ihrer Vorlage anzeigen. Hier einige der wichtigsten verfügbaren Variablen:

  • {{ $einheit.id }} - ID der Einheit
  • {{ $einheit.name }} - Name der Einheit
  • {{ $einheit.etage }} - Etage der Einheit
  • {{ $einheit.schlafzimmeranzahl }} - Anzahl der Schlafzimmer
  • {{ $einheit.badezimmeranzahl }} - Anzahl der Badezimmer
  • {{ $einheit.wohnflaeche }} - Wohnfläche
  • {{ $einheit.kaufpreis_netto }} - Netto-Kaufpreis
  • {{ $einheit.objektstatus }} - Status der Einheit (z.B. verfügbar, reserviert, verkauft)

  Für eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Variablen können Sie in der Projekteinheiten-Dokumentation nachsehen.

• Speichern Sie Ihre angepasste Word-Vorlage und laden Sie sie wie gewohnt in Ihr System hoch. Erstellen Sie ein Test-Exposé für ein Projekt mit mehreren Einheiten, um zu überprüfen, ob alle Informationen korrekt angezeigt werden.

  Achten Sie darauf, dass die Syntax der Variablen exakt wie angegeben verwendet wird. Schon kleine Abweichungen können dazu führen, dass die Variablen nicht korrekt ersetzt werden.

Häufige Fragen

Welche Datei-Formate kann ich hochladen?
Sie können Vorlagen als Word-Dokument hochladen.

Kann ich die Vorlagen nachträglich bearbeiten?
Ja, laden Sie die Vorlage herunter und bearbeiten sie in einem Textprogramm wie Word und laden Sie die aktualisierte Version wieder in Propstack hoch.

Wie finde ich die richtigen Variablen für meine Vorlage?
Unter folgendem Link wird erklärt, wie Sie die richtigen Variablen in Propstack finden: Variablen finden.

Kann ich Vorlagen in mehreren Sprachen nutzen?
Ja, Sie können für jede Vorlage Übersetzungen hinzufügen, sodass sie mehrsprachig verfügbar ist. Unterstützt werden beispielsweise Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch.