Ihr könnt Ordner zur Ablage von Unterlagen entweder spezifisch für einzelne Projekte, Objekte oder Kontakte erstellen oder globale Ordner für alle Projekte, Objekte und Kontakte einrichten.
Einen Ordner für ein spezifisches Objekt, Kontakt oder Projekt einrichten
Wenn Ihr einen Ordner nur für ein bestimmtes Objekt, einen Kontakt oder ein Projekt erstellen möchtet, könnt Ihr dies direkt über die Medien-Optionen tun.
-
Öffnet das Objekt, den Kontakt oder das Projekt, für das Ihr den Ordner erstellen möchtet und klickt auf den Reiter Medien.
-
Klickt auf die 3-Punkte-Schaltfläche rechts neben der Schaltfläche „Dokument hochladen“.
-
Wählt in der Liste die Option „Ordner erstellen“. Nun könnt Ihr den Ordner benennen und speichern. Dieser Ordner wird nur in diesem spezifischen Bereich sichtbar sein.
Einen globalen Ordner einrichten
Globale Ordner sind nützlich, wenn Ihr dieselben Ordner in mehreren Projekten, Objekten oder Kontakten benötigt, ohne diese jedes Mal neu erstellen zu müssen. Globale Ordner erscheinen automatisch in jedem Objekt, Kontakt oder Projekt.
-
Navigiert zu Verwaltung > Medien-Einstellungen, um die globalen Dokumenten-Ordner zu verwalten.
-
In den Medien-Einstellungen könnt Ihr einen neuen globalen Ordner erstellen, indem Ihr auf Dokumenten-Ordner hinzufügen klickt. Dieser Ordner wird automatisch in allen Projekten, Objekten und Kontakten angezeigt.
-
In jedem Propstack-Account gibt es zum Beispiel bereits den globalen Ordner „Objektunterlagen“. Diesen könnt Ihr direkt verwenden oder anpassen.
Einstellungsmöglichkeiten für Objektordner
Neben der Erstellung von Ordnern könnt Ihr unter Verwaltung > Medien-Einstellungen im jeweiligen Ordner verschiedene Einstellungen vornehmen, die beeinflussen, wann und wo der Ordner angezeigt wird.
-
Ihr könnt die Anzeige des Ordners auf bestimmte Objektarten oder Vermarktungstypen beschränken, wie z. B. Mietobjekte, Kauf-Wohnungen oder Projekte. Auf diese Weise wird der Ordner nur für die relevanten Objekte sichtbar.
-
Standardmäßig wird die Landing Page eines Ordners gesperrt, wenn das zugehörige Objekt nicht mehr verfügbar ist (z. B. verkauft wurde). Mit der Einstellung „Von Landing Page Sperrung ausschließen“ könnt Ihr den Zugang zur Landing Page auch nach dem Abschluss eines Projekts weiterhin offenhalten.
-
Für zusätzliche Sicherheit könnt Ihr den Ordner mit einem Passwort schützen. Dieses Passwort könnt Ihr den Interessenten separat zukommen lassen, sodass nur sie Zugriff auf den Ordner erhalten.
-
Ihr könnt eine Zeitspanne festlegen, nach der die Landing Page eines Ordners automatisch gesperrt wird, zum Beispiel nach einer bestimmten Anzahl von Stunden. Dies ist hilfreich, um die Verfügbarkeit des Ordners zeitlich zu begrenzen.
-
Dokumenten-Ordner können so eingerichtet werden, dass nur bestimmte Teams oder Nutzer Zugriff darauf haben. Achtung: Ordner, die mit Zugriffsrechten versehen sind, können nicht per E-Mail versendet werden und sind nur für die interne Nutzung gedacht.
Best-Practice-Tipps zum Versenden von Objektunterlagen
Wenn Ihr Ordner mit Objektunterlagen an potenzielle Interessenten senden möchtet, stehen Euch zwei effiziente Optionen zur Verfügung:
- Dokumente einzeln per E-Mail-Anhang versenden.
- Den gesamten Ordner mit den Objektunterlagen als variable Auswahl anbieten.
Mehr dazu erfahrt Ihr in diesem Artikel über das Versenden von Objektunterlagen.
Mit der Funktion zur Erstellung von spezifischen oder globalen Ordnern könnt Ihr Eure Dokumentenverwaltung effizient organisieren. Globale Ordner sparen Zeit, wenn sie regelmäßig genutzt werden sollen, während spezifische Ordner ideal für einzelne Objekte, Kontakte oder Projekte sind. Nutzt die Einstellungsmöglichkeiten, um den Zugriff, die Sichtbarkeit und die Sicherheit Eurer Ordner optimal zu steuern.