Propstack bietet Euch die Möglichkeit, Objekte aus einer CSV-Datei zu importieren. Dieses ist ein äußerst komplexes Thema und es benötigt eine sorgsame Vorbereitung, damit Eure CSV-Datei korrekt in Propstack importiert werden kann. In dieser Anleitung führen wir Euch Schritt-für-Schritt durch die den gesamten Prozess.
Inhaltsverzeichnis:
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Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?
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Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?
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Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?
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Kann ich beim Import direkt Ansprechpartner verknüpfen?
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Kann ich direkt beim Import vorhandene Deals mit importieren?
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Darf die Einheitennummer in der CSV leer sein?
- Wie kann ich einen Import der Objekte durchführen?
In diesem Video zeigen wir Euch ebenfalls das Vorgehen:
Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?
Vor dem Import Eurer CSV-Datei in Propstack sind folgende Punkte zu beachten:
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Formatierung Eurer CSV:
Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden, also nicht mit Komma getrennt.
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Aufbau Eurer CSV - Spaltennamen:
Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack gleich sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch.
Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier:
Objekte.csv
Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?
Eine CSV-Datei könnt Ihr mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten.
Beim Importieren werden:
- neue Objekte angelegt
- bereits vorhandene Objekte aktualisiert
Propstack kann bereits vorhandene Objekte über diese Spaltennamen erkennen:
Propstack-ID, Einheitennummer, Datensatznummer oder Auftragsnummer.
Falls Ihr ein Objekt neu angelegt, müssen mind. die folgenden 3 Pflichtfelder angegeben sein:
Kauf/Miete, Kategorie und Art (Objektart).
In folgender Übersicht sind die möglichen Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können:
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Spaltennname
Beispielwert
Anmerkung
Propstack-ID
124020
Interne ID eines vorhandenen Objektes in Propstack
Einheitennummer
WE-12
Auftragsnummer
1006
Datensatznummer
Interne ID des alten CRM-Systems
Straße
Musterstraße
Hausnummer
12
PLZ
12345
Ort
Berlin
Land ISO
DEU
Kauf/Miete
Kauf
eines von "Kauf" oder "Miete". Pflichtfeld!
Kategorie
Wohnung
Pflichtfeld!
Art
Etagenwohnung
Pflichtfeld!
Status
Vermarktung
Merkmale
mehrere Merkmale kommagetrennt
Notiz
das interne Notizfeld
Etage
1
Etagenzahl
10
Zimmer
5
Badezimmeranzahl
2
Schlafzimmeranzahl
2
Qualität Ausstattung
gehoben
Auflistung unter Objekt-Details
Letzte Modernisierung
2000
Zustand
Modernisiert
Auflistung unter Objekt-Details
Personenaufzug
ja
Personenaufzug
ja
Keller
ja
Gäste-WC
ja
Einbauküche
ja
Balkon
ja
Loggia
ja
Garten
ja
Denkmalschutz
ja
Ferienwohnung-geeignet
ja
WG-geeignet
ja
Abstellraum
ja
Kamin
ja
Pool
ja
Sauna
ja
Alarmanlage
ja
Wintergarten
ja
Klimaanlage
ja
Bad
Dusche
Wanne, Fenster, Bidet, Urinal
Stellplatzanzahl
1
Stellplatzpreis
20000
Stellplatztyp
Carport
Auflistung unter Objekt-Details
Länge der Garage
5.5
Breite der Garage
2.35
Stellplatznummer
17
Frei ab
sofort
Textfeld
Wohnfläche
100
Grundstücksfläche
1000
Nutzfläche Wohnen
120
Nutzfläche
150
Verkaufsfläche
150
Büro-Praxisfläche
1000
Gewerbefläche
1000
Gesamtfläche
1000
Teilbar ab
200
Teilbar ab
40
Balkonfläche
10
Preistyp
Miete pro Monat
Miete pro m², Kaufpreis
Kaufpreis
50000
Preis / qm
3500
Vermittlungspreis
780000
Provision
3,57%
Textfeld
Provisionshinweis
inkl. ges. MwSt.
Textfeld
Innenprovision
3,00% zzgl. Mwst.
Hausgeld
400
Vermietet
ja
Mieteinnahmen
500
Kaltmiete
800
Warmmiete
1000
Nebenkosten
100
Heizkosten
100
Heizkosten in Nebenkosten
ja
Haustiere erlaubt
ja
Kaution
3 Monatsmieten
Textfeld
WBS erforderlich
ja
Baujahr
2000
Heizungsart
Ölheizung
Auflistung unter Objekt-Details
Energieträger
Öl
Auflistung unter Objekt-Details
Energieausweis
liegt vor
Energieausweistyp
Verbrauchsausweis
Bedarfsausweis
Energieeffizienzklasse
B
Energieverbrauchskennwert
500
Energieverbrauch-für-Warmwasser-Enthalten
ja
Energieausstellungsdatum
01.01.2015
Format: dd.mm.yyyy
energiegueltigbis
31.12.2019
Format: dd.mm.yyyy
Objekttitel
Schöne Wohnung
Objektbeschreibung
Text
Ausstattung
Text
Lage
Text
Sonstiges
Text
Objekttitel-En
Beautiful apartment
Objektbeschreibung-En
Text
Ausstattung-En
Text
Lage-En
Text
Sonstiges-En
Text
Betreuer-ID
123
Interne ID des Nutzers
Betreuer-E-Mail
Alternative zu ID
Betreuer
Herbert Meier
Alternative zu ID
Projekt-ID
12345
Teilungserklärungs-Nr.
Miteigentumsanteil
Auftragsart
Alleinauftrag
Auftrag von
04.04.2021
Auftrag bis
04.09.2021
Grundbuchblatt
910
Bitte verwendet für die CSV-Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets. Mit diesen Programmen könnt Ihr zwar auch ein CSV-UTF-8-Format speichern, jedoch wird dabei ein US-Format verwendet, das dazu führt, dass die Umlaute in der Anzeige zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen geändert werden. Dies hat zur Folge, dass Propstack die Spalten nicht mehr erkennt oder die Begriffe in den Feldern falsch übertragen werden.
Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?
Habt Ihr in Eurer CSV-Datei Felder, die in Propstack nicht vorgegeben sind, so müsst Ihr diese zunächst in Propstack anlegen.
In dieser Anleitung erklären wir Euch das genaue Vorgehen: Custom-Felder
Dort müsst Ihr dann in der Kategorie "Objekte" Eure eigenen Felder anlegen:
Kann ich beim Import direkt Ansprechpartner verknüpfen?
Über die CSV könnt Ihr auch eine Verknüpfung der Ansprechpartner des Objekts herstellen. Dabei gibt Ihr als Spaltentitel den Namen an, den Ihr vorher unter Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage > Menü (drei kleine Punkte) > Ansprechpartner-Typen gewählt habt.
Zum Beispiel "Eigentümer", "Mieter", "Hausverwaltung" oder "Käufer". Der Wert in der Spalte ist die ID des Kontaktes. Diese ID steht ganz oben, wenn der Kontakt aufgerufen ist.
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Spaltennname |
Beispielwert |
Anmerkung |
|
Eigentümer |
34557 |
|
|
Eigentümer-Datensatznummer |
2345262788888282 |
Kontakt muss vorab mit dieser Internen ID des alten CRM-Systems importiert worden sein |
|
Mieter |
34536 |
|
|
Hausverwaltung |
45637 |
|
Voraussetzung ist jedoch, dass die Kontakte bereits in Eurem Propstack bestehen. In dieser Anleitung erklären wir Euch, wie Ihr Kontakte importieren könnt:
Kontakte aus einer CSV-Datei importieren
Kann ich direkt beim Import vorhandene Deals mit importieren?
Ihr könnt in der CSV pro Objekt ein Deal für den Eigentümer anlegen. Es wird eine Spalte "Eigentümer" vorausgesetzt, für den der Deal erstellt wird. Ihr könnt mehrere Angaben für den angelegten Deal machen:
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Spaltennname |
Beispielwert |
Anmerkung |
|
Deal-Phase |
Lead |
Name der Phase |
|
Deal-Datum |
12.03.2021 |
|
|
Deal-Benutzer-ID |
|
|
|
Deal-Preis |
|
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Wie Ihr alle anderen Deals importieren könnt, zeigen wir Euch in dieser Anleitung:
Deals importieren
Dieser Schritt ist jedoch erst nach dem Import Eurer Objekte möglich.
Darf die Einheitennummer in der CSV leer sein?
Wenn in Propstack unter Verwaltung > Objekt-Einstellungen das automatische Hochzählen der Einheitennummer definiert ist und in der CSV fehlt, wird die Einheitennummer automatisch gesetzt.
In dieser Anleitung erklären wir Euch die genaue Einrichtung:
Einheitennummer
Tipp:
Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten und überprüft alle Felder nach dem Hochladen, ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet ihr abschließend alles fehlerfrei übertragen haben, könnt ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.
Wie kann ich einen Import der Objekte durchführen?
Ist Eure CSV-Datei korrekt formatiert und bereit für den Import, dann geht bitte wie in folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben vor:
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Im Bereich CRM > Objekte könnt Ihr über das Drop-Down-Menü oben rechts (die drei kleinen Punkte) den Import mit dem Menü-Punkt "CSV Importieren" starten.
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Es öffnet sich folgender Import-Dialog in einem Fenster:
Ihr könnt die CSV-Datei per Drag & Drop einfügen oder aus dem Dateiordner wie gewohnt auswählen und bestätigen. -
Bei den Feldern, die erkannt wurden, erscheint ein Häkchen vor dem Feld und Propstack zeigt Euch eine Vorschau an.
Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken fehlt, Vorschau fehlt.
Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.
Sobald alle Felder korrekt zugeordnet wurden, klickt bitte auf "Nächster Schritt", um den Import zu starten. Es kann ggf. einige Minuten dauern, Ihr erhaltet eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.
- Objekte.csv1 kB