Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

Jon
Jon
  • Aktualisiert

Propstack bietet Euch die Möglichkeit, Kontakte aus einer CSV-Datei zu importieren. Dieses ist ein äußerst komplexes Thema und es benötigt eine sorgsame Vorbereitung, damit Eure CSV-Datei korrekt in Propstack importiert werden kann. In dieser Anleitung führen wir Euch Schritt-für-Schritt durch die den gesamten Prozess.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?

  2. Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?

  3. Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?

  4. Wie kann ich einen Import der Kontakte durchführen?

In diesem Video zeigen wir Euch ebenfalls das Vorgehen:

Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?

Vor dem Import Eurer CSV-Datei in Propstack sind folgende Punkte zu beachten:

  • Formatierung Eurer CSV: 

    Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden, also nicht mit Komma getrennt.

  • Max 10.000 Datensätze:
    Wir empfehlen, dass Eure CSV-Datei maximal 10.000 Datensätze enthalten sollte, teilt ggf. die Kontakte auf mehrere CSV-Dateien auf. Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten, ehe ihr die vollständige Datei hochladet. 
  • Aufbau Eurer CSV - Spaltennamen:
    Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack gleich sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch.

    Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier:
    Kontakte.csv

Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?

Eine CSV-Datei könnt Ihr mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten. 

Beim Importieren werden:

  • neue Kontakte angelegt
  • bereits vorhandene Kontakte aktualisiert

Propstack kann bereits vorhandene Kontakte über diese Spaltennamen erkennen:

Propstack-ID, Kundennummer, Datensatznummer oder E-Mail.

In den folgenden Listen sind die möglichen Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können. Es ist z.B. auch möglich Unterkontakte, Gesuche und Deals mit zu importieren:

  • Spaltenname

    Beispielwert

    Anmerkung

    Propstack-ID

    12345

     

    Kundennummer

    56789

     

    Datensatznummer

    99101

    Interne ID des alten CRM-Systems

    E-Mail

     

    Anrede

    Herr

    Mögliche Werte: Herr, Frau, Eheleute

    Titel

    Dr.

     

    Vorname

    Max

     

    Name

    Mustermann

     

    Telefon

    +494012345678

    Das Feld in der CSV Datei als Zahl Formatieren

    Mobil

    +491711234567

     

    Strasse

    Musterstraße

     

    Hausnummer

    12

     

    PLZ

    12345

     

    Ort

    Hamburg

     

    Land

    Deutschland

     

    Geburtsdatum

    01.01.1964

    Format: dd.mm.yyyy

    Staatsangehörigkeit

    Deutschland, Germany, DE, DEU

    Wird alles zu "deutsch"

    Webseite

     

    Status

    Lead

     

    Merkmale

    Käufer,Architekt

     

    Quelle

    Immobilienscout24

     

    Bemerkung

    Expo Real 2019

     

    Erstellt am

    20.02.2019

    Format: dd.mm.yyyy

    Betreuer-ID

    123

    Interne ID des Nutzers

    Betreuer E-Mail

    Alternative zu ID

    Betreuer

    Herbert Meier

    Alternative zu ID

    Newsletter

    ja

    Mögliche Werte: ja, nein

    Archiviert

    nein

    Mögliche Werte: ja, nein

    Letzter Kontakt

    01.01.2020

     

    Briefanrede

    Sehr geehrter Herr Mustermann,

     

    Gewerblicher Kunde

    ja

    Mögliche Werte: ja, nein

    Firma

    Mustermann GmbH

     

    Position

    Geschäftsführer

     

    Telefon Büro

    +4940123456788

     

    Mobil Büro

    +491711234566

     

    Fax Büro

    +491711234568

     

    Straße Büro

    ABC Straße

     

    PLZ Büro

    23456

     

    Ort Büro

    Hamburg

     

    Land Büro

    Deutschland

     

  • Spaltenname

    Beispielwert

    Anmerkung

    Anrede2

     

     

    Titel2

     

     

    Vorname2

     

     

    Name2

     

     

    Telefon2

     

     

    Mobil2

     

    Wird im Unterkontakt auf "Mobil" gemapped

    Geburtsdatum2

     

     

    Straße2

     

     

    PLZ2

     

     

    Ort2

     

     

    Email2

     

     

    Falls mehrere Unterkontakte hinterlegt werden, setzt sich die Nummerierung der Felder entsprechend fort. Das bedeutet, dass nach dem Unterkontakt "2" die nächsten Unterkontakte "3", "4" usw. ebenfalls mit den entsprechenden Nummern gekennzeichnet werden.

    Beispielhaft sieht das wie folgt aus: Anrede3, Titel3, Vorname3, Name3, Telefon3, Geburtsdatum3, Straße3, PLZ3, Ort3, Email3 und so weiter.

  • Spaltenname

    Beispielwert

    Anmerkung

    Suche Miete o. Kauf

    Kauf

    Mögliche Werte: Kauf, Miete

    Suche Immobilientyp

    Wohnung,Haus,Büro

     

    Suche Immobilienart

    Reihenhaus,Villa

     

    Suche Bezirke

    Friedrichshain,Kreuzberg

     

    Suche Städte

    Berlin,Hamburg

     

    Suche Aufzug

    ja

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche Balkon

    nein

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche EBK

    ja

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche Garten

    nein

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche Keller

    ja

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche Vermietet

    nein

    Mögliche Werte:ja, nein

    Suche Notiz

    Sucht ein Haus

     

    Suche Wohnfläche von

    80

     

    Suche Wohnfläche bis

    120

     

    Suche Grundstücksfläche von

    200

     

    Suche Grundstücksfläche bis

    400

     

    Suche Anzahl Zimmer von

    3

     

    Suche Anzahl Zimmer bis

    4

     

    Suche Anzahl Schlafzimmer von

    2

     

    Suche Anzahl Schlafzimmer bis

    3

     

    Suche Kaufpreis von

    350000

     

    Suche Kaufpreis bis

    500000

     

    Suche Kaltmiete von

    500

     

    Suche Kaltmiete bis

    800

     

    Suche Warmmiete von

    600

     

    Suche Warmmiete bis

    900

     

    Suche Faktor von

    25

     

    Suche Faktor bis

    30

     

    Suche Rendite von

    2,5

     

    Suche Rendite bis

    4,0

     

    Suche Preis/qm von

    3000

     

    Suche Preis/qm bis

    4000

     

  • Spaltenname

    Beispielwert

    Anmerkung

    Deal-Objekt-ID

    12345

    ID des Objektes in Propstack| Deal-Pipeline

    Deal-Pipeline

    Sales-Pipeline

     

    Deal-Phase

    Reserviert

     

    Deal-Benutzer-ID

    123

    Interne ID des Nutzers

    Deal-Datum

    23.10.2019

    Format: dd.mm.yyyy

    Deal-Preis

    500000

     

Bitte verwendet für die CSV-Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets. Mit diesen Programmen könnt Ihr zwar auch ein CSV-UTF-8-Format speichern, jedoch wird dabei ein US-Format verwendet, das dazu führt, dass die Umlaute in der Anzeige zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen geändert werden. Dies hat zur Folge, dass Propstack die Spalten nicht mehr erkennt oder die Begriffe in den Feldern falsch übertragen werden.

Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?

Habt Ihr in Eurer CSV-Datei Felder, die in Propstack nicht vorgegeben sind, so müsst Ihr diese zunächst in Propstack anlegen.

In dieser Anleitung erklären wir Euch das genaue Vorgehen: Custom-Felder

Dort müsst Ihr dann in der Kategorie "Kontakte" Eure eigenen Felder anlegen: 

Wie kann ich einen Import der Kontakte durchführen?

Ist Eure CSV-Datei korrekt formatiert und bereit für den Import, dann geht bitte wie in folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben vor:

  • Im Bereich CRM > Objekte könnt Ihr über das Drop-Down-Menü oben rechts (die drei kleinen Punkte) den Import mit dem Menü-Punkt "CSV Importieren" starten.

    Hinweis: Eine VCF-Datei, die über den rechten Button "VCF Importieren" hochgeladen werden kann, ist eine elektronische Visitenkarte oder vCard, die nur die Kontaktinformationen eines einzelnen Kontakts enthält.

  • Es öffnet sich folgender Import-Dialog in einem Fenster:



    Ihr könnt die CSV-Datei per Drag & Drop einfügen oder aus dem Dateiordner wie gewohnt auswählen und bestätigen.

  • Bei den Feldern, die erkannt wurden, erscheint ein Häkchen vor dem Feld und Propstack zeigt Euch eine Vorschau an.

    Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken fehlt, Vorschau fehlt.

    Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.

    Sobald alle Felder korrekt zugeordnet wurden, klickt bitte auf "Nächster Schritt", um den Import zu starten. Es kann ggf. einige Minuten dauern, Ihr erhaltet eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist. 

Tipp: Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten und überprüft alle Felder nach dem Hochladen, ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet Ihr abschließend alles fehlerfrei übertragen haben, könnt Ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.

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