Propstack bietet Euch die Möglichkeit, Kontakte aus einer CSV-Datei zu importieren. Dieses ist ein äußerst komplexes Thema und es benötigt eine sorgsame Vorbereitung, damit Eure CSV-Datei korrekt in Propstack importiert werden kann. In dieser Anleitung führen wir Euch Schritt-für-Schritt durch die den gesamten Prozess.
Inhaltsverzeichnis:
- Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?
- Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?
- Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?
- Wie kann ich einen Import der Kontakte durchführen?
In diesem Video zeigen wir Euch ebenfalls das Vorgehen:
Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von Objekten?
Vor dem Import Eurer CSV-Datei in Propstack sind folgende Punkte zu beachten:
-
Formatierung Eurer CSV:
Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden, also nicht mit Komma getrennt.
-
Max 10.000 Datensätze:
Wir empfehlen, dass Eure CSV-Datei maximal 10.000 Datensätze enthalten sollte, teilt ggf. die Kontakte auf mehrere CSV-Dateien auf. Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten, ehe ihr die vollständige Datei hochladet. -
Aufbau Eurer CSV - Spaltennamen:
Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack gleich sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch.
Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier:
Kontakte.csv
Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?
Eine CSV-Datei könnt Ihr mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten.
Beim Importieren werden:
- neue Kontakte angelegt
- bereits vorhandene Kontakte aktualisiert
Propstack kann bereits vorhandene Kontakte über diese Spaltennamen erkennen:
Propstack-ID, Kundennummer, Datensatznummer oder E-Mail.
In den folgenden Listen sind die möglichen Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können. Es ist z.B. auch möglich Unterkontakte, Gesuche und Deals mit zu importieren:
-
Spaltenname
Beispielwert
Anmerkung
Propstack-ID
12345
Kundennummer
56789
Datensatznummer
99101
Interne ID des alten CRM-Systems
E-Mail
Anrede
Herr
Mögliche Werte: Herr, Frau, Eheleute
Titel
Dr.
Vorname
Max
Name
Mustermann
Telefon
+494012345678
Das Feld in der CSV Datei als Zahl Formatieren
Mobil
+491711234567
Strasse
Musterstraße
Hausnummer
12
PLZ
12345
Ort
Hamburg
Land
Deutschland
Geburtsdatum
01.01.1964
Format: dd.mm.yyyy
Staatsangehörigkeit
Deutschland, Germany, DE, DEU
Wird alles zu "deutsch"
Webseite
Status
Lead
Merkmale
Käufer,Architekt
Quelle
Immobilienscout24
Bemerkung
Expo Real 2019
Erstellt am
20.02.2019
Format: dd.mm.yyyy
Betreuer-ID
123
Interne ID des Nutzers
Betreuer E-Mail
Alternative zu ID
Betreuer
Herbert Meier
Alternative zu ID
Newsletter
ja
Mögliche Werte: ja, nein
Archiviert
nein
Mögliche Werte: ja, nein
Letzter Kontakt
01.01.2020
Briefanrede
Sehr geehrter Herr Mustermann,
Gewerblicher Kunde
ja
Mögliche Werte: ja, nein
Firma
Mustermann GmbH
Position
Geschäftsführer
Telefon Büro
+4940123456788
Mobil Büro
+491711234566
Fax Büro
+491711234568
Straße Büro
ABC Straße
PLZ Büro
23456
Ort Büro
Hamburg
Land Büro
Deutschland
-
Spaltenname
Beispielwert
Anmerkung
Anrede2
Titel2
Vorname2
Name2
Telefon2
Mobil2
Wird im Unterkontakt auf "Mobil" gemapped
Geburtsdatum2
Straße2
PLZ2
Ort2
Email2
Falls mehrere Unterkontakte hinterlegt werden, setzt sich die Nummerierung der Felder entsprechend fort. Das bedeutet, dass nach dem Unterkontakt "2" die nächsten Unterkontakte "3", "4" usw. ebenfalls mit den entsprechenden Nummern gekennzeichnet werden.
Beispielhaft sieht das wie folgt aus: Anrede3, Titel3, Vorname3, Name3, Telefon3, Geburtsdatum3, Straße3, PLZ3, Ort3, Email3 und so weiter. -
Spaltenname
Beispielwert
Anmerkung
Suche Miete o. Kauf
Kauf
Mögliche Werte: Kauf, Miete
Suche Immobilientyp
Wohnung,Haus,Büro
Suche Immobilienart
Reihenhaus,Villa
Suche Bezirke
Friedrichshain,Kreuzberg
Suche Städte
Berlin,Hamburg
Suche Aufzug
ja
Mögliche Werte:ja, nein
Suche Balkon
nein
Mögliche Werte:ja, nein
Suche EBK
ja
Mögliche Werte:ja, nein
Suche Garten
nein
Mögliche Werte:ja, nein
Suche Keller
ja
Mögliche Werte:ja, nein
Suche Vermietet
nein
Mögliche Werte:ja, nein
Suche Notiz
Sucht ein Haus
Suche Wohnfläche von
80
Suche Wohnfläche bis
120
Suche Grundstücksfläche von
200
Suche Grundstücksfläche bis
400
Suche Anzahl Zimmer von
3
Suche Anzahl Zimmer bis
4
Suche Anzahl Schlafzimmer von
2
Suche Anzahl Schlafzimmer bis
3
Suche Kaufpreis von
350000
Suche Kaufpreis bis
500000
Suche Kaltmiete von
500
Suche Kaltmiete bis
800
Suche Warmmiete von
600
Suche Warmmiete bis
900
Suche Faktor von
25
Suche Faktor bis
30
Suche Rendite von
2,5
Suche Rendite bis
4,0
Suche Preis/qm von
3000
Suche Preis/qm bis
4000
-
Spaltenname
Beispielwert
Anmerkung
Deal-Objekt-ID
12345
ID des Objektes in Propstack| Deal-Pipeline
Deal-Pipeline
Sales-Pipeline
Deal-Phase
Reserviert
Deal-Benutzer-ID
123
Interne ID des Nutzers
Deal-Datum
23.10.2019
Format: dd.mm.yyyy
Deal-Preis
500000
Bitte verwendet für die CSV-Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets. Mit diesen Programmen könnt Ihr zwar auch ein CSV-UTF-8-Format speichern, jedoch wird dabei ein US-Format verwendet, das dazu führt, dass die Umlaute in der Anzeige zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen geändert werden. Dies hat zur Folge, dass Propstack die Spalten nicht mehr erkennt oder die Begriffe in den Feldern falsch übertragen werden.
Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?
Habt Ihr in Eurer CSV-Datei Felder, die in Propstack nicht vorgegeben sind, so müsst Ihr diese zunächst in Propstack anlegen.
In dieser Anleitung erklären wir Euch das genaue Vorgehen: Custom-Felder
Dort müsst Ihr dann in der Kategorie "Kontakte" Eure eigenen Felder anlegen:
Wie kann ich einen Import der Kontakte durchführen?
Ist Eure CSV-Datei korrekt formatiert und bereit für den Import, dann geht bitte wie in folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben vor:
-
Im Bereich CRM > Objekte könnt Ihr über das Drop-Down-Menü oben rechts (die drei kleinen Punkte) den Import mit dem Menü-Punkt "CSV Importieren" starten.
Hinweis: Eine VCF-Datei, die über den rechten Button "VCF Importieren" hochgeladen werden kann, ist eine elektronische Visitenkarte oder vCard, die nur die Kontaktinformationen eines einzelnen Kontakts enthält.
-
Bei den Feldern, die erkannt wurden, erscheint ein Häkchen vor dem Feld und Propstack zeigt Euch eine Vorschau an.
Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken fehlt, Vorschau fehlt.
Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.
Sobald alle Felder korrekt zugeordnet wurden, klickt bitte auf "Nächster Schritt", um den Import zu starten. Es kann ggf. einige Minuten dauern, Ihr erhaltet eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.
Tipp: Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten und überprüft alle Felder nach dem Hochladen, ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet Ihr abschließend alles fehlerfrei übertragen haben, könnt Ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.
- Kontakte.csv2 kB