Christoph
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Der Termin-Planer bietet Euch eine großartige Möglichkeit, Interessenten oder Eigentümer automatisiert Terminvorschläge zu senden. Dieser Artikel erklärt, wie Ihr den Termin-Planer Schritt für Schritt einrichtet und nutzt, um Zeitfenster effizient zu verwalten. Ein detailliertes Video zur Nutzung des Termin-Planers findet Ihr hier.

Hinweis: Ein Termin-Planer hat immer nur eine Termin-Kategorie (z.B. Beratung, Besichtigung, ...) und gehört immer nur zu einem Nutzer, dessen Kalender verwendet wird, um die verfügbaren Zeiten zu berechnen.

Wie richte ich den Termin-Planer ein?

  • Geht zu Verwaltung > Termin-Planer und klickt auf Termin-Planer anlegen.

    Schritt 1: Termin-Planer öffnen

  • Es öffnet sich ein Fenster mit drei Bereichen. Hier könnt Ihr alle wichtigen Angaben machen:

    • Infos zum Termin
      • Name: Vergebt einen internen Namen für den Planer (wird nicht veröffentlicht).
      • Nutzer: Definiert den Nutzer, dem die Termine zugewiesen werden.
      • Ort des Termins: Legt den Treffpunkt fest, z.B. Büro oder Objektadresse.
      • Termin-Kategorie: Wählt eine vordefinierte Kategorie wie Besichtigung oder Beratung.
      • Titel: Wird als Überschrift für den Planer genutzt, falls das Feld leer bleibt, wird die Termin-Kategorie angezeigt.
      • Benachrichtigungen an: Hier könnt Ihr weitere Nutzer eintragen, die über Termine informiert werden sollen.

      Schritt 2: Termin-Details festlegen

    • Kalender-Einstellungen
      • Termin-Dauer: Tragt die Dauer der einzelnen Termine ein.
      • Planbarkeit: Legt fest, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können.
      • Verfügbarkeitsabstufungen: Bestimmt die Zeitschritte, in denen Termine angeboten werden (z. B. alle 10 Minuten).
      • Puffer vor dem Termin: Fügt eine Vorbereitungszeit vor jedem Termin hinzu.
    • Verfügbarkeiten

      Definiert, an welchen Wochentagen und zu welchen Zeiten Ihr für Termine zur Verfügung steht.

Wie können Kunden auf den Termin-Planer zugreifen?

  • Ihr könnt den Termin-Planer auf zwei Wegen an Eure Kunden weitergeben:

    • Über URL: Nutzt die generierte URL aus dem Feld „Öffentlich nutzen“ und teilt diese per Nachricht oder bindet sie auf Eurer Website ein.
    • Über Variable: Fügt die Variable des Termin-Planers in eine E-Mail ein.

    Schritt 1: Den Planer freigeben

  • Kunden können direkt auf die URL oder den Button in der E-Mail klicken, um verfügbare Termine auszuwählen. Die verfügbaren Zeiten werden im Kalender angezeigt.

    Schritt 2: Terminbuchung durch den Interessenten

    Sobald der Interessent den Termin bestätigt, erhaltet Ihr eine Benachrichtigung, und der Termin wird schraffiert in Eurem Kalender angezeigt. Andere, nicht gewählte Terminvorschläge werden automatisch gelöscht, sobald Ihr einen Termin bestätigt.

    Schritt 2: Terminbestätigung

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