Massentermine

Wie erstelle ich einen Massentermin?

• Um einen Massentermin anzulegen, erstellt Ihr zunächst einen ganz normalen Termin an und legt als Start- und Enddatum die Zeitspanne fest, in der die Besichtigung stattfinden soll. Legt unter CRM > Kalender, mit dem Button "Neuer Termin" einen neuen Termin an.

  

• Dann aktiviert Ihr den Schalter im Terminformular "Massentermin" und es öffnen sich 3 weitere Felder, um den Massentermin weiter zu konfigurieren.

  

• Beim Intervall legt Ihr fest, in welchem Takt die Interessenten nacheinander erscheinen sollen. Wenn der Termin beispielsweise von 12 - 13 Uhr stattfindet und Ihr als Intervall "15 Minuten" angebt, dann können die Interessenten am Ende als Zeitfenster 12:00, 12:15, 12:30 und 12:45 auswählen.

  

• Unter Teilnehmer/Slot tragt Ihr ein, wie viele Interessenten das gleiche Zeitfenster einnehmen können. Wenn Ihr möchtet, dass jeder Interessent die Wohnung 15 Minuten alleine besichtigen kann, tragt Ihr eine "1" ein. Wenn Ihr möchtet, dass immer 2 Interessenten zur gleichen Zeit kommen sollen, gebt Ihr "2" an und wenn Ihr möchtet, dass alle Interessenten zur gleichen Zeit kommen, aber nur bis zu einer Grenze, gebt Ihr diese Grenze an, z.B. "20".

  

• Wenn Ihr den Interessenten automatisch eine E-Mail schicken möchtet, nachdem sie ein Zeitfenster gebucht haben, könnt Ihr das im 3. Feld "Terminbestätigung" machen, indem Ihr einen vorher angelegten Textbaustein auswählt, der dann im Moment der Buchung versendet wird.

  

  Ihr findet Eure Textbausteine unter Verwaltung > Textbausteine und eine genaue Anleitung hierzu unter Textbaustein erstellen.
  Beispiel-Text für eine Terminbestätigung:

  {{ anrede }}
  
  vielen Dank für Ihr Interesse. Gerne bestätigen wir Ihnen unseren bevorstehenden Besichtigungstermin zu der Immobilie in der {{ einheit.adresse }}.
  
  Wann: {{ termin.start.datum }} um {{ termin.start.zeit }} Uhr
  
  Wo: {{ termin.ort }} - vor dem Eingang
  
  Sollten Sie Rückfragen haben, zögern Sie nicht uns telefonisch unter {{ betreuer.telefon }} zu kontaktieren.
  
  Im Falle, dass Sie am {{ termin.start.datum }} verhindert sein sollten, bitten wir Sie Ihren Termin stornieren:
  
  {{ termin_absage_button }}

• Um einen Massentermin per E-Mail abzusagen, könnt Ihr die automatische E-Mail-Benachrichtigungsfunktion nutzen. Der in Euren Massentermin hinterlegte Textbaustein unter "Terminabsage" wird als Terminabsage per E-Mail verschickt, sobald ein Teilnehmer aus einem Slot entfernt wird.

  

  Dazu entfernt Ihr einfach den betreffenden Teilnehmer aus der Teilnehmerliste des Massentermins, indem Ihr beim jeweiligen Kontakt auf den Papierkorb klickt.

  

  Diese Funktion greift sowohl dann, wenn Ihr selbst einen Teilnehmer entfernt, als, auch wenn der Interessent über die Landing Page auf den Absage-Button klickt.

• In Eurem Termin könnt Ihr unter Erinnerung einen Zeitraum bestimmen, wann Ihr an ihn erinnert werden wollt. Unter Kunden-Erinnerung könnte Ihr auswählen, dass automatisch 24 Stunden vor dem Termin eine Erinnerungsmail an die verknüpften Kontakte versendet wird:

  

  Unter Verwaltung>Termin-Einstellungen könnt Ihr außerdem unter Automatische E-Mail für Termin-Erinnerungen Euren Textbaustein für die automatische E-Mail auswählen:

  

  Wie Ihr zusätzliche Erinnerungs-Mailings erstellen könnt, erklären wir Euch in dieser Anleitung:

  E-Mail-Benachrichtigung bei Massenterminen 

  Wie Ihr Textbausteine erstellen könnt, zeigen wir Euch in dieser Anleitung:

  Textbaustein erstellen 

• Ihr könnt die URL kopieren und dann als Link per E-Mail Euren Interessenten schicken.
• Ihr könnt den Link nehmen und als Link auf die Portale hochladen.
• Ihr könnt die Landing Page hinter der URL als Iframe auf seiner Webseite platzieren.

• Öffnet den Termin unter CRM > Kalender. Dann könnt Ihr über das "+" rechts neben Teilnehmer im geöffneten Massentermin einen weiteren Teilnehmer hinzufügen.

  

• Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Feld für den Teilnehmer, den Ihr nur noch eintippen und auswählen müsst, falls er schon im System hinterlegt ist. Im zweiten Schritt wählt Ihr noch ein verfügbares Zeitfenster aus und klickt auf speichern. Im Hintergrund bekommt der Kunde automatisch die Terminbestätigung zugesendet.

  

• Öffnet das verknüpfte Objekt Eures Massentermins. Ihr könnte es direkt aus Eurem Massentermin unter CRM > Kalender öffnen.

  

• Um die Kontakte rauszusuchen, die Ihr zu Massenbesichtigung einladen wollt, öffnet Ihr im Objekt den Reiter Deals und wählt die Kontakte aus.

  Unter "Aktionen" findet Ihr jetzt eine neue Schaltfläche Zu "Name Eures Massentermins" einladen, sobald Ihr im Vorfeld einen Massentermin erstellt habt. Der Titel der Schaltfläche richtet sich nach dem Titel des Termins.

  

• Durch Klicken auf diese Schaltfläche öffnet sich das Formular für eine Massen-E-Mail und der Besichtigungstermin ist mit der E-Mail verbunden (somit habt Ihr Zugriff auf Termin-Variablen). In diese E-Mail könnt Ihr dann den Button zum Massentermin-Planer einfügen mit folgender Variable: {{ termin.massentermin_button }}.

  Natürlich könnt Ihr in der Versandmaske auch einen Eurer Textbausteine verwenden:

  

  Durch die Variable {{ termin.massentermin_button }} werden im Massentermin-Planer die Kontaktdaten automatisch befüllt, anhand des Empfängers. Somit muss der Empfänger der Massen-Mail nur ein Zeitfenster auswählen und absenden.

{{ einheit.massentermin_liste }}