Textbaustein erstellen

Jon
Jon
  • Aktualisiert

Textbausteine sind fertige Vorlagen für E-Mails, bei denen auch Inhalte durch Variablen (z. B. die Anrede) automatisch ausgefüllt werden können. In Propstack habt Ihr die Möglichkeit Euere Textbausteine bequem selbst zu erstellen, für umfangreichere Designs sind jedoch HTML- und Liquid-Kenntnisse erforderlich. Alternativ könnt Ihr diese auch erstellen lassen, was in der Regel natürlich kostenpflichtig ist. Ein Unternehmen, welches diese Dienstleistung anbietet, wäre zum Beispiel die Firma HASIVAR CRM Services (www.hasivar.net).

Wie Ihr Textbausteine erstellt und wie Ihr diese dynamisch macht, indem Ihr Variablen einsetzt, erfahrt Ihr in diesem Video. Eure Textbausteine könnt Ihr unter Verwaltung > Textbausteine erstellen und anpassen.

Wie erstelle ich einen Textbaustein?

  • Ihr findet Eurer Textbausteine unter Verwaltung > Textbausteine. Scrollt zu der gewünschten Oberkategorie, zu der Ihr einen neuen Textbaustein erstellen möchtet, und klickt auf "+Textbaustein hinzufügen":

  • Es öffnet sich daraufhin ein neues Fenster, in dem Ihr die Einstellungen des Textbausteins vornehmen könnt:

  • Hier findet Ihr eine kurze Erklärung zu Euren Einstellungsmöglichkeiten:

    • Name: Name des Textbausteins, dieser kann beliebig geändert werden
    • Oberkategorie: Entscheidet Ihr später, dass Ihr den Baustein lieber in einer anderen Oberkategorie haben möchtet, dann könnt Ihr hier einfach eine andere auswählen.
    • Besitzer: Jeder Textbaustein hat einen festen Besitzer. In der Verwaltung ist es über die Rechte auch möglich, das Bearbeiten von Textbausteinen einzuschränken. Hier ist der Link zu unserem Hilfeartikel:

      Rechte- und Rollenverteilung 

    • E-Mail-Kategorie: Wichtig hierbei ist, dass je nach E-Mail-Kategorie auch automatische Folgeaktivitäten und Positionierungen in Euerer Deal-Pipeline gesteuert werden. Überlegt daher vorab, für welchen Verwendungszweck der neue Textbaustein genutzt werden soll. Handelt es sich z.B. um ein erstes Angebot zu einem Kaufobjekt, dann sollte die Kategorie "Exposé-Versand Verkauf" gewählt werden. 

      Eine genaue Anleitung hierzu findet Ihr hier: 

      Aktivitätstypen und -kategorien verstehen 

    • Betreff: Hier tragt Ihr den Betreff ein, der in die E-Mail eingefügt werden soll, sobald der Textbaustein gewählt wurde.
    • Inhalt: Der Text Eueres Textbausteins. Über den Schalter Variable einfügen könnt Ihr außerdem direkt vorhandene Platzhalter hinterlegen, die dann automatisch von Propstack ausgefüllt werden. 
    • Rechtsformular anzeigen: Hier könnt Ihr vorauswählen, dass bei Auswahl dieses Textbausteins auch der Haken bei Rechtsformular anzeigen gesetzt wird. Unsere Anleitung hierzu findet Ihr hier: 

      Das Rechtsformular 

    • Sichtbarkeit: Hier könnt Ihr bestimmen, wer den Textbausteinen sehen und verwenden darf. 
    • Anhänge hinzufügen: Hier könnt Ihr z.B. PDF-Dateien hinzufügen, die automatisch mit versendet werden sollen, wenn der Textbaustein verwendet wird. Wir empfehlen jedoch, die Größe der Dateien zu beachten, da zu viele und zu große Anhänge Probleme mit Eurem E-Mail-Konto bzw. dessen Reputation haben können. 

    Sind alle Einstellungen getroffen, könnt Ihr auf Speichern klicken und ab sofort steht Euch der neue Textbaustein zur Verfügung.

Wie werden Textbausteine verwaltet?

Ihr findet Eurer Textbausteine unter Verwaltung > Textbausteine. Hier seht Ihr alle vorhandenen Textbausteine und könnt sie über die Suchleiste (1) filtern. Mit dem Schalter Meine/Alle (2) könnt Ihr zudem entscheiden, ob Ihr nur Eure eigenen Textbausteine oder alle sehen möchtet:

Wie erstelle ich eine neue Oberkategorie?

  • Die Textbausteine werden grundsätzlich nach Kategorien sortiert und wenn Ihr unter Verwaltung > Textbausteine ganz nach unten, zum Ende der Seite, scrollt, dann könnt Ihr mit dem Button Neue Oberkategorie erstellen eine neue Kategorie einrichten:

  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihr der Kategorie einen Namen geben könnt:

  • Die neue Oberkategorie erscheint ebenfalls am Ende der Seite. Mit Bearbeiten könnt Ihr den Namen ändern und mit löschen die Kategorie wieder vollständig entfernen:

Wie kann ich Textbausteine kopieren?

Geht hierzu wie folgt vor:

  • Wählt hierzu den Textbaustein, den Ihr kopieren möchtet, und klickt auf das Kopieren-Symbol. Es erscheint, wenn Ihr mit der Maus darüberfahrt:

  • Die kopierte Vorlage erscheint anschließend direkt unter dem Original und mit dem Stift-Symbol könnt Ihr sie dann bearbeiten:

War dieser Beitrag hilfreich?

0 von 0 fanden dies hilfreich

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen