Rechte sind wichtig, um die Rollenverteilung vorzunehmen und Zuständigkeiten zu definieren.
Was ist der Unterschied zwischen globalen und spezifischen Rechten?
- Globale Rechte gelten generell für den Nutzer und sind jederzeit aktiv. Diese Rechte beziehen sich beispielsweise auf alle Objekte oder Kontakte.
- Spezifische Rechte hingegen gelten nur für bestimmte, definierte Objekte, Projekte oder Kontakte. Häufig hat ein Nutzer nicht das Recht, alle Objekte zu lesen und zu bearbeiten, sondern nur ausgewählte.
Wie können globale Rechte festlegt werden?
In diesem Teil unserer Anleitung zeigen wir Euch, wie Ihr globale Rechte vergeben könnt.
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Unter Verwaltung > Rollen & Rechte könnt Ihr Rollen mit entsprechenden Rechten erstellen. Diese Rollen können dann den Nutzern zugewiesen werden, was Zeit spart, da Ihr die Rollen nur einmal erstellen müsst und anschließend den Nutzern zuweist, anstatt für jeden Nutzer individuell Rechte festzulegen.
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Als Admin geht Ihr unter Verwaltung > Nutzer und findet dort eine Liste aller Nutzer. Im Profil eines Nutzers befindet sich am unteren Ende der Bereich für die Vergabe von Rechten.
Wie können spezifische Rechte festlegt werden?
Um spezifische Rechte zu vergeben, müsst Ihr die jeweiligen Datensätze (Objekte/Projekte/Kontakte) öffnen.
Falls Ihr die Felder "Nutzern freigeben" und "Teams freigeben" nicht seht, schaut bitte in Verwaltung > Kontakteinstellungen Eigene Kontakt-, Projekt- oder Objektvorlage, um dort die Felder für Eure Masken zu aktivieren. In einem separaten Artikel wird erklärt, wie Ihr Felder zu Masken hinzufügt.
Im Objekt könnt Ihr das Objekt bestimmten Nutzern und Teams freigeben.
Für Projekte und Kontakte funktioniert es genauso.
Bei Kontakten gibt es eine Besonderheit: Kontakte müssen zuerst "gesperrt" und anschließend freigegeben werden. Wie das funktioniert, wird in diesem Artikel erläutert:
Kontakte sperren
Ganze Pipelines müssen unter Verwaltung > Pipelines ausgewählt, und das Bearbeiten für Nutzer freigegeben werden. Das betrifft z.B. Nutzer, die keine Admins sind und nicht das nötige globale Recht haben, diese zu sehen und zu bearbeiten.
Zusätzlich gibt es in jedem Nutzerprofil weiter unten Einstellungen für Rechte bei E-Mail-Aktivitäten, Aufgaben- und Notiz-Aktivitäten sowie Sicherheitsrechte.
Liste der Rechte
In diesem Abschnitt findet Ihr alle möglichen Rechte und eine kurze Beschreibung, welche Funktion diese haben.
| # | Recht | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Leserechte für alle Kontakte | Der Nutzer sieht alle Kontakte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen. |
| 2 | Kann alle Kontakte in der Übersicht finden | Der Nutzer kann in der Kontaktübersicht alle Kontakte finden. |
| 3 | Alle Kontakte bearbeiten | Der Nutzer kann alle Kontakte bearbeiten, die nicht für ihn gesperrt sind. |
| 4 | Freigegebene Kontakte bearbeiten | Der Nutzer kann nur freigegebene Kontakte bearbeiten. |
| 5 | Kundenbetreuer wechseln | Der Nutzer kann den Betreuer eines Kontaktes neu festlegen. |
| 6 | Kontakt-Status ändern | Der Nutzer kann den Status eines Kontakts ändern. |
| 7 | Kontakte synchronisieren | Der Nutzer darf Kontakte in sein eigenes Adressbuch (Handy) synchronisieren lassen. Dabei wird der Kontakt im Adressbuch angelegt und stets mit dem Stand im CRM verglichen. |
| 8 | Kontakte löschen | Der Nutzer kann Kontakte, die er sieht, löschen. |
| 9 | Leserechte für alle Objekte | Der Nutzer sieht alle Objekte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen. |
| 10 | Alle Objekte bearbeiten | Der Nutzer kann alle Objekte bearbeiten, die nicht gesondert verrechtet sind. |
| 11 | Freigegebene Objekte bearbeiten | Der Nutzer kann nur freigegebene Objekte bearbeiten. |
| 12 | Objekte auf Portale exportieren | Der Nutzer kann Objekte auf die Portale veröffentlichen. |
| 13 | Objekte löschen | Der Nutzer kann alle Objekte löschen. |
| 14 | Diagramme und Bewertung | Der Nutzer kann den Reiter "Bewertung" im Objekt und Diagramme im Dashboard einsehen. |
| 15 | Termine verwalten | Der Nutzer kann die Termine von anderen Kollegen bearbeiten und löschen. |
| 16 | Aufgaben der Kollegen sehen | Der Nutzer sieht neben seinen eigenen Aufgaben auch die Aufgaben anderer Nutzer. |
| 17 | Daten exportieren | Der Nutzer kann sich vom System eine Excel-Liste mit allen Daten zu Objekten, Kontakten und Aktivitäten erstellen lassen und diese per E-Mail zusenden lassen. |
| 18 | Eigene Nutzereinstellungen nicht bearbeiten | Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Nutzer seine eigenen Nutzereinstellungen, wie Stammdaten, nicht mehr bearbeiten. |
| 19 | Pipelines bearbeiten | Der Nutzer hat Zugriff auf alle Pipelines und kann diese sowie die enthaltenen Deal-Phasen bearbeiten. |
| 20 | Aktivitäten in der Übersicht sehen | Der Nutzer sieht, dass es Aktivitäten gibt, jedoch keine Details dazu. |
| 21 | Aktivitäten der freigeschalteten Kontakte sehen | Der Nutzer kann Aktivitäten der für ihn freigeschalteten Kontakte sehen, die eigentlich gesperrt sind. |
| 22 | Nur Aktivitäten der eigenen Kontakte sehen | Der Nutzer kann nur die Aktivitäten sehen, bei denen er als Kontakt-Betreuer eingetragen ist. |
| 23 | Textbausteine bearbeiten | Der Nutzer kann alle sichtbaren Textbausteine bearbeiten und anpassen. |
| 24 | Massen-Mails senden | Der Nutzer kann Massen-Mails versenden. |
| 25 | Eigene verknüpfte E-Mails löschen | Der Nutzer kann E-Mails löschen, bei denen er selbst verknüpft ist. |
| 26 | Deals löschen | Der Nutzer kann Deals löschen. |
| 27 | Merkmale verwalten | Der Nutzer kann Merkmale anlegen und löschen. |
| 28 | Alle Ordner innerhalb der Teams sehen | Der Nutzer kann Objekt- und Kontaktordner, die einem Team zugewiesen sind, sehen. |
| 29 | Briefvorlagen bearbeiten | Der Nutzer kann Briefvorlagen bearbeiten. |
| 30 | Nur Nutzer des Mandanten sehen | Der Nutzer kann nur die Nutzer des ihm zugewiesenen Mandanten sehen. |
| 31 | Daten importieren | Der Nutzer kann Daten importieren. |
| 32 | Massenbearbeitung | Der Nutzer kann Massenbearbeitungen durchführen. |
| 33 | Alle Termin-Planer sehen | Der Nutzer kann alle Termin-Planer sehen. |
| 34 | Portale bearbeiten | Der Nutzer kann Portale bearbeiten. |
| 35 | Erweiterungen bearbeiten | Der Nutzer kann Erweiterungen bearbeiten. |
| 36 | Mailkonten bearbeiten | Der Nutzer kann E-Mail-Konten bearbeiten. |
| 37 | Unternehmensdaten bearbeiten | Der Nutzer kann Unternehmensdaten bearbeiten. |
| 38 | DSGVO-Daten bearbeiten | Der Nutzer kann DSGVO-Daten bearbeiten. |
| 39 | Landingpages bearbeiten | Der Nutzer kann im Reiter "Landing Pages" Änderungen vornehmen. |
| 40 | Kann auf alle Deal-Pipelines zugreifen | Der Nutzer kann auf alle Pipelines zugreifen. |
| 41 | Kann Nutzer-Status bearbeiten | Der Nutzer kann den Status anderer Nutzer verändern. |