Christoph
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Jeder Nutzer von Propstack kann individuell eine Abwesenheitsnotiz erstellen, damit eingehende E-Mails automatisch mit dieser beantwortet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Die Einstellung dafür findet Ihr oben rechts im Menü-Dropdown oder in den Nutzer-Einstellungen.

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  • Im neuen Fenster könnt Ihr den exakten Zeitraum Eurer Abwesenheit definieren. Ein Start sollte mindestens eingetragen werden, ein Ende kann auf Wunsch offengelassen werden, wodurch der Abwesenheitszeitraum auf unbestimmte Zeit fortläuft, bis er von Euch beendet wird.

    Optional lässt sich auch der Betreff der Abwesenheitsnotiz festlegen. Wird das Feld leer gelassen, so wird der Betreff der eingehenden E-Mail verwendet und ein "Abwesenheitsnotiz Re:" davor gesetzt.

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  • Die eingehenden E-Mails können für andere Nutzer freigegeben werden, damit die Kolleginnen und Kollegen während Eurer Abwesenheit wichtige E-Mails bearbeiten können. Dafür müsst Ihr im Feld eingehende E-Mail freigeben, einen oder mehrere Nutzer auswählen. Die ausgewählten Nutzer können dann über Euer Postfach auf die eingehenden E-Mails zugreifen.

    Die so freigegebenen E-Mails werden in Eurem Postfach nun archiviert. Die Freigabe bleibt nur über den Zeitraum Eurer Abwesenheit aktiv.

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  • Unter Nachricht wird der Inhalt der automatischen Antwort festgelegt. Die Signatur des Nutzers wird automatisch mit angehangen und muss hier nicht extra eingefügt werden. Über das Dropdown Textbaustein für Abwesenheit kann auch ein bestehender Textbaustein verwendet werden.
  • Innerhalb der Nachricht kann über Variablen auf die Daten der Abwesenheit zugegriffen werden.

    Datumsvariablen

    Variable

    Output

    {{ abwesenheit.start.lang }}

    Mittwoch, 12. Juli 2023, 22:00 Uhr

    {{ abwesenheit.start.kurz }}

    12. Jul 2023, 22:00 Uhr

    {{ abwesenheit.start.datum }}

    12.07.2023

    {{ abwesenheit.start.zeit }}

    22:00

    {{ abwesenheit.ende.lang }}

    Freitag, 14. Juli 2023, 23:00 Uhr

    {{ abwesenheit.ende.kurz }}

    14. Jul 2023, 23:00 Uhr

    {{ abwesenheit.ende.datum }}

    14.07.2023

    {{ abwesenheit.ende.zeit }}

    23:00

    Vertretervariablen

    Hier sind die üblichen Nutzer-Variablen gültig:

    Variable

    Output

    {{ abwesenheit.vertretung.anrede }}

    Herr/Frau

    {{ abwesenheit.vertretung.titel }}

    Dr.

    {{ abwesenheit.vertretung.vorname }}

    Max

    {{ abwesenheit.vertretung.nachname }}

    Mustermann

    {{ abwesenheit.vertretung.weiblich }}

    true/false

    {{ abwesenheit.vertretung.name }}

    Max Mustermann

    {{ abwesenheit.vertretung.telefon }}

    030 123 456 789

    {{ abwesenheit.vertretung.email }}

  • Hier haben wir einen vorgefertigten Textbaustein vorbereitet, den Ihr einfach kopieren und anpassen könnt:

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    vielen herzlichen Dank für Ihre Nachricht.

    Ich befinde mich vom {{ abwesenheit.start.datum }} bis zum {{ abwesenheit.ende.datum }} im Urlaub/im Krankenstand/in Elternzeit und kann deshalb Ihre E-Mail nicht direkt beantworten.
    {% if abwesenheit.vertretung %}
    Ihre E-Mail wurde automatisiert an {% if abwesenheit.vertretung.weiblich %}meine Kollegin {% else %}meinen Kollegen {% endif %}{{ abwesenheit.vertretung.name }} weitergeleitet. {% if abwesenheit.vertretung.weiblich %} Diese {% else %} Dieser {% endif %} wird sich so bald wie möglich zu Ihrem Anliegen melden.{% endif %}

    In dringenden Anliegen bitte ich Sie, sich an unsere Zentrale zu wenden.

    Persönlich erreichen Sie mich wieder ab dem {{ abwesenheit.ende.datum }}.

Was geschieht, wenn keine Nachricht hinterlegt ist?

Wenn keine Nachricht für die Abwesenheitsnotiz eingetragen ist, dann wird auch keine automatische Abwesenheitsnotiz an den Absender verschickt. Damit ist sichergestellt, dass die E-Mail-Freigabe auch dann genutzt werden kann, ohne dass eine automatische Antwort gesendet wird.

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Was geschieht, wenn mich einzelne Kontakte dennoch anschreiben?

Propstack merkt sich, ob jemand bereits eine Abwesenheitsnotiz erhalten hat. In diesem Falle erhält der Absender keine weitere Benachrichtigung. Erst 4 Tage nach der letzten Abwesenheitsnotiz wird ein Kontakt nochmals darüber informiert.

Best Practise: E-Mails im Namen eines Nutzer versenden Ab sofort könnt Ihr nahtlos und effizient im Namen eines anderen Absenders kommunizieren, selbst wenn dieser zum Beispiel durch Urlaub abwesend ist.

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Nach Freigabe in Eurem Nutzerprofil unter "E-Mailversand über Konten anderer Nutzer" in Verwaltung > Nutzer könnt Ihr E-Mails im Namen anderer Nutzer versenden, indem Ihr eine freigegebene Mailadresse in einer neuen E-Mail als Absender auswählt. 

Weshalb wird meine Abwesenheitsnotiz nicht versendet, wenn ich teste?

Hierbei gibt es zwei mögliche Ursachen:

  • Ihr habt mehrere Tests hintereinander durchgeführt:
    Die Abwesenheitsnotiz wird pro Empfänger nur einmal alle 24 Stunden gesendet. D. h. schreibt ein Kontakt mehrfach an Euer Mailkonto innerhalb dieser Zeit, dann erhält er dennoch nur eine Abwesenheitsbenachrichtigung. 
  • Ihr habt Euer in Propstack eingerichtetes Mailkonto zum Testen verwendet: 
    Bitte verwendet zum Testen immer externe Mailkonten. Es kann in einzelnen Fällen hierbei zu Synchronisationsproblemen kommen, wenn Absender und Empfänger identisch sind. 

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