In diesem Artikel wird erklärt, wie Ihr mit Nutzern umgeht, die im System nicht mehr benötigt werden, weil sie z. B. das Unternehmen verlassen haben oder einfach keinen Propstack-Zugang mehr benötigen.
Wie archiviere ich einen Nutzer?
Wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt oder keinen Zugang mehr benötigt, könnt Ihr seinen Zugang archivieren. Das sorgt dafür, dass der Nutzer sich nicht mehr einloggen kann, während seine vergangenen Aktivitäten weiterhin für andere sichtbar bleiben. Nutzer mit Adminrechten müssen vorher die Adminrechte entzogen bekommen, bevor sie archiviert werden können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Archivieren eines Nutzers
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Unter Verwaltung > Nutzer öffnet ihr die Nutzerverwaltung
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Sucht in der Liste den Nutzer, den Ihr archivieren möchtet, und klickt auf dessen Namen.
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Navigiert im Nutzerprofil zum Bereich Gefahrenzone, um auf den Button "Nutzer archivieren" zu klicken
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Sichert und bestätigt eure Archivierung im sich öffnenden Popup. Falls der Nutzer aktuell eingeloggt ist, wird er beim nächsten Schritt automatisch abgemeldet.
Wie kann ich einen Nutzer aus den Dropdowns entfernen?
Selbst nach dem Archivieren eines Nutzers kann es sein, dass er in Dropdown-Menüs und Filtern weiterhin erscheint. Dies ist sinnvoll, da Ihr oft die mit dem Nutzer verbundenen Daten noch benötigt. Wenn Ihr jedoch möchtet, dass der Nutzer vollständig aus den Dropdowns verschwindet, könnt Ihr dies in den Nutzer-Einstellungen anpassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Entfernen eines archivierten Nutzers aus Dropdowns
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Navigiert zu Verwaltung > Nutzer und wählt den archivierten Nutzer aus der Liste aus.
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Scrollt nach unten zu den CRM-Einstellungen im Profil des Nutzers.
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Markiert die Option Aus Dropdowns ausblenden, um den Nutzer aus den Filtern und Dropdown-Menüs zu entfernen.
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Speichert die Anpassungen, damit der Nutzer in den Menüs nicht mehr erscheint.
Wie kann ich einen archivierten Nutzer wieder aktivieren?
Nutzer können normalerweise von Euch nicht mehr aktiviert werden. Wenn ein Nutzer wieder aktiviert werden soll, können wir einen Nutzer auf Anfrage gerne komplett aktivieren. Dazu reicht eine kurze Kontaktaufnahme über den Chat.
Wie kann ich einen Nutzer löschen?
Nutzer können normalerweise nicht mehr gelöscht werden, weil ihnen noch Aktivitäten zugeordnet wurden oder sie in Historien zu finden sind. Wenn ein Nutzer wirklich keinerlei Aktivität in Propstack besitzt, können wir einen Nutzer auf Anfrage gerne komplett löschen. Dazu reicht eine kurze Kontaktaufnahme über den Chat.
Gelöschte Nutzer-Accounts können nicht wiederhergestellt werden, da sie vollständig und endgültig entfernt werden. Es besteht auch nicht die Möglichkeit, sie aus einem Back-up wiederherzustellen.