Nutzer aus einer CSV-Datei importieren

Jon
Jon
  • Aktualisiert

Propstack bietet Euch die Möglichkeit, Nutzer aus einer CSV-Datei zu importieren. Dieses ist ein äußerst komplexes Thema und es benötigt eine sorgsame Vorbereitung, damit Eure CSV-Datei korrekt in Propstack importiert werden kann. In dieser Anleitung führen wir Euch Schritt-für-Schritt durch die den gesamten Prozess. In diesem Video zeigen wir Euch ebenfalls das Vorgehen:

Welche Voraussetzungen bestehen für das Importieren von neuen Nutzern?

Vor dem Import Eurer CSV-Datei in Propstack sind folgende Punkte zu beachten:

  • Verfügbare Nutzer-Plätze beachten:
    Wie viele Plätze derzeit noch verfügbar sind, seht Ihr unter Verwaltung > Nutzer oben rechts:



    Beispiel:
    2/3 Plätze sind belegt. Also kann noch ein Nutzer angelegt werden über die CSV. Falls Ihr keine Plätze mehr frei habt, müsst Ihr auf das Feld +Neuer Nutzer gehen und einen weiteren kostenpflichtigen Nutzer beantragen.
  • Formatierung Eurer CSV: 

    Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden, also nicht mit Komma getrennt.

  • Aufbau Eurer CSV - Spaltennamen:
    Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack gleich sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch.

    Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier:
    Nutzer-Import-Beispiel.csv

Wie bearbeite ich meine CSV-Datei?

Eine CSV-Datei könnt Ihr mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten. (Bitte nicht Numbers oder Google Sheets verwenden)

Beim Importieren werden:

  • neue Nutzer angelegt
  • bereits vorhandene Nutzer aktualisiert

In folgender Übersicht sind die möglichen Propstack-Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können:

Beispiel:

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Datensatznummer

123123

Interne ID des alten CRM-Systems

Anrede

Herr

Mögliche Werte: Herr, Frau

Titel

Doktor

 

Vorname

Michael

 

Name

Meier

 

E-Mail

 

Telefon

030-123456

Das Feld in der CSV Datei als Zahl oder Text Formatieren

Mobil

0163-987654

Das Feld in der CSV Datei als Zahl oder Text Formatieren

Position

Key Account

 

Teams

Sales

 

Rollen-Rechte

Vollzugriff

Muss vorher im System angelegt werden

Passwort

Passwort123

Mindestens 12 Zeichen

Propstack kann bereits vorhandene Nutzer über diese Spaltennamen erkennen: Datensatznummer und/oder E-Mail.

Bitte für die CSV Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets benutzen. Mit dieser kann man zwar auch ein CSV-UTF-8 Format speichern, aber es speichert in einem US Format, welches Euch dann in der Anzeige die Umlaute zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen ändert, was in Propstack dazu führt, dass die Spalten nicht mehr erkannt werden oder die Begriffe in den Feldern falsch überspielt werden.

Wie kann ich meine eigenen Felder mit importieren?

Habt Ihr in Eurer CSV-Datei Felder, die in Propstack nicht vorgegeben sind, so müsst Ihr diese zunächst in Propstack anlegen.

In dieser Anleitung erklären wir Euch das genaue Vorgehen: Custom-Felder

Dort müsst Ihr dann in der Kategorie "Nutzer" Eure eigenen Felder anlegen: 

​Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten/Nutzern und überprüft alle Felder nach dem Hochladen, ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet ihr abschließend alles fehlerfrei übertragen haben, könnt ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.

Wie kann ich einen Import der Nutzer durchführen?

Ist Eure CSV-Datei korrekt formatiert und bereit für den Import, dann geht bitte wie in folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben vor:

  • Im Bereich Verwaltung > Nutzer wird über das Drop-down-Menü oben rechts (die drei kleinen Punkte) der Import mit dem Menü-Punkt "CSV-Importieren" gestartet.​

  • Es öffnet sich folgender Import-Dialog in einem Fenster.



    Ihr könnt die CSV-Datei per Drag & Drop einfügen oder aus dem Dateiordner wie gewohnt auswählen und bestätigen.

  • Bei den Feldern, die erkannt wurden, erscheint ein Häkchen vor dem Feld und Propstack zeigt Euch eine Vorschau an.



    Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken fehlt, Vorschau fehlt.



    Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.



    Sobald alle Felder korrekt zugeordnet wurden, klickt bitte auf "Nächster Schritt", um den Import zu starten. Es kann ggf. einige Minuten dauern, Ihr erhaltet eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist. 

War dieser Beitrag hilfreich?

0 von 0 fanden dies hilfreich

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen