OneSystem: Rollen und Rechte

Jon
Jon
  • Aktualisiert

In dieser Anleitung zeigen wir Euch, welche Rollen in Propstack im Rahmen von OneSystem, vergeben werden können und welche Rechte mit Ihnen einhergehen. 

  • Hinweis: Nur Nutzer:innen mit der Rolle OneSystem Admin können auf den Menüpunkt Rollen & Rechte in den einzelnen Nutzer-Accounts zugreifen und Einstellungen vornehmen.

Wie können Rollen für Nutzer:innen ausgewählt werden?

Hierzu öffnet Ihr unter Verwaltung > Nutzer bitte den jeweiligen Nutzer-Account und wählt unter Sicherheit & Rechte > Rollen & Rechte die gewünschte Rolle aus: 

Welche Rollen gibt es in OneSystem und welche Rechte enthalten sie?

In diesem Teil unserer Anleitung erklären wir Euch die Funktion der einzelnen Standard-Rollen und welche Rechte darin enthalten sind. 

  • Empfohlener Anwendungsfall:
    Für Geschäftsführer:innen, da diese Rolle die meisten Rechte hat. 

    Beschreibung:
    Benutzer:innen mit dieser Rolle haben umfassende Rechte und administrative Befugnisse.

    Zusammenfassung der wichtigsten Rechte:

    • Sichtbarkeit aller Kontakte und Objekte in der Übersicht (Listenansicht)
    • Können alle Nutzer-Accounts bearbeiten
    • Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Kontakte und Objekte
    • Voller Zugriff auf Aktivitäten:

      • Sieht alle Aktivitäten in der Übersicht
      • Darf alle Termine verwalten
      • Sieht auch Aufgaben von Kolleg:innen
    • Zugriff auf alle in OneSystem verfügbaren Verwaltungs-Einstellungen:

  • Empfohlener Anwendungsfall:
    Für Personen, die überwiegend organisatorische Aufgaben haben, z.B. IT-Ansprechpartner, Buchhaltung

    Beschreibung:
    Benutzer:innen mit dieser Rolle haben weitreichende Rechte im Umgang mit Kontakten, Objekten und Aktivitäten.

    Zusammenfassung der wichtigsten Rechte:

    • Sichtbarkeit aller Kontakte und Objekte in der Übersicht (Listenansicht)
    • Können die eigenen Nutzer-Accounteinstellungen eingeschränkt bearbeiten
    • Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Kontakte und Objekte
    • Voller Zugriff auf Aktivitäten:

      • Sieht alle Aktivitäten in der Übersicht
      • Darf alle Termine verwalten
      • Sieht auch Aufgaben von Kolleg:innen
    • Eingeschränkter Zugriff auf Verwaltungs-Einstellungen, z.B. können Schaufenster-Screens und Termin-Planer konfiguriert werden:

  • Empfohlener Anwendungsfall:
    Für Makler:innen, die z.B. nicht nur eigene Objekte, sondern ein Team aus Makler:innen verwalten.

    Beschreibung:

    Benutzer:innen mit dieser Rolle haben umfassende Rechte im Umgang mit Kontakten und Objekten sowie eigenen Aktivitäten.

    Zusammenfassung der wichtigsten Rechte:

    • Sichtbarkeit aller Kontakte und Objekte in der Übersicht (Listenansicht)
    • Können die eigenen Nutzer-Accounteinstellungen eingeschränkt bearbeiten
    • Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Kontakte und Objekte
    • Zugriff auf Aktivitäten eingeschränkt:

      • Sieht Aktivitäten der eigenen und freigegebenen Kontakte
      • Darf nur eigene Termine verwalten
      • Sieht nur eigene Aufgaben
    • Eingeschränkter Zugriff auf Verwaltungs-Einstellungen, es ist z.B. möglich, Schaufenster-Screens zu erstellen:

  • Empfohlener Anwendungsfall:
    Für Makler:innen, die ausschließlich eigene Objekte und Kontakte verwalten dürfen.

    Beschreibung:

    Benutzer:innen mit dieser Rolle haben eingeschränkte Rechte. Sie können zwar alle Kontakte und Objekte sehen, jedoch nur eigene bearbeiten. Sie können nur auf eigene Aktivitäten zugreifen und dürfen ein Objekt nicht publizieren.

    Zusammenfassung der wichtigsten Rechte:

    • Sichtbarkeit aller Kontakte und Objekte in der Übersicht (Listenansicht)
    • Können die eigenen Nutzer-Accounteinstellungen nicht bearbeiten
    • Lese- und Bearbeitungsrecht nur für eigene Kontakte, Objekte und Aktivitäten.
    • Darf nicht auf Portale exportieren
    • Zugriff nur auf eigene Aktivitäten:

      • Sieht nur Aktivitäten der eigenen Kontakte
      • Darf nur eigene Termine verwalten
      • Sieht nur eigene Aufgaben
    • Eingeschränkter Zugriff auf Verwaltungs-Einstellungen. Keine Möglichkeit, Schaufenster-Screens oder Termin-Planer zu konfigurieren:

Wie können auch individuell zusätzliche Rechte vergeben werden?

Nutzer:innen mit der Rolle OneSystem Admin können die Rechte einzelner Nutzer-Accounts anpassen und so zusätzliche Funktionen aktivieren, die in Ihrer Rolle nicht möglich wären. Ihr findet eine Liste mit aktivierbaren Rechten, wenn Ihr den entsprechenden Nutzer-Account unter Verwaltung > Nutzer öffnet:

Bitte beachtet, dass andere Einschränkungen der vergebenen Rolle des Nutzer-Accounts weiterhin gültig sind.

Beispiel:

  • Makler:innen mit eingeschränkter Einsicht können z.B. das Recht bekommen, Objekte zu publizieren. Da diese durch Ihre vergebene Rolle nur eigene Objekte sehen können, gilt dies dann entsprechend nur für eigene Objekte.

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