Mit der Superchat-Integration können Sie WhatsApp-Nachrichten direkt aus dem System versenden und alle Nachrichtenverläufe zentral verwalten. Dieser Hilfeartikel erklärt Ihnen, wie Sie die Integration einrichten, Vorlagen erstellen und Nachrichten versenden.
Verbindung zwischen dem System und Superchat herstellen
Um das System mit Superchat zu verbinden, erstellen Sie zunächst einen API-Schlüssel in Superchat und hinterlegen diesen anschließend im System.
Schritt 1: API-Schlüssel in Superchat erstellen
Melden Sie sich in Superchat an und navigieren Sie zu Settings → Integrations → Explore Integrations. Wählen Sie dort "API Key" aus.
Schritt 2: API-Schlüssel benennen
Nach der Auswahl können Sie dem API-Schlüssel optional einen Namen geben. Es empfiehlt sich, hier "Propstack" einzutragen, damit Sie später leicht erkennen, wofür dieser Schlüssel bestimmt ist.
Schritt 3: API-Schlüssel kopieren
Nach dem Anlegen wird der API-Schlüssel angezeigt. Kopieren Sie diesen Schlüssel.
Schritt 4: API-Schlüssel im System hinterlegen
Öffnen Sie die Erweiterungsseite für Superchat im System und fügen Sie den kopierten API-Schlüssel ein.
WhatsApp-Konto verknüpfen
Für die Schnittstelle benötigen Sie ein verknüpftes WhatsApp-Konto in Superchat. Fügen Sie dieses als Kanal in den Messaging-Einstellungen von Superchat hinzu.
Das Verknüpfen eines WhatsApp-Kontos ist ein komplexer Prozess, den wir an dieser Stelle nicht vollständig erläutern können. Superchat stellt dafür eigene Hilfeartikel zur Verfügung. Falls Sie ein Onboarding mit Superchat erhalten haben, ist die Verknüpfung des WhatsApp-Kontos üblicherweise Teil dieses Prozesses.
Nach erfolgreicher Verknüpfung ist die Schnittstelle einsatzbereit.
In Superchat können Sie beliebig viele WhatsApp-Konten verknüpfen. Das System nimmt jedoch nur die erste WhatsApp-Nummer für die Integration. Eine Unterstützung mehrerer Nummern ist für zukünftige Versionen geplant.
Schritt-für-Schritt: WhatsApp-Vorlagen erstellen und einrichten
Um WhatsApp-Nachrichten versenden zu können, müssen Sie zunächst Vorlagen in Superchat erstellen. Diese Vorlagen definieren Struktur und Inhalt Ihrer Nachrichten. Im Folgenden führen wir Sie durch alle notwendigen Schritte, vom Anlegen der Vorlage bis zum Import ins System.
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In Superchat legen Sie die WhatsApp-Vorlagen an, die Sie später für den Versand verwenden. Diese Vorlagen durchlaufen einen Verifizierungsprozess seitens WhatsApp, der in der Regel 1–2 Minuten dauert.
Beachten Sie: Es können nicht Ihre bestehenden Textbausteine verwendet werden, da WhatsApp ein anderes Format benötigt.
Verwalten Sie Ihre Vorlagen hier.
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Beim Anlegen einer neuen Vorlage tragen Sie folgende Informationen ein:
Der Template-Name kann frei gewählt werden. Die Template-Kategorie sollte stets auf "Marketing" gesetzt sein – "Utility" wird von WhatsApp in der Regel nicht akzeptiert. Bei der Sprache wählen Sie die gewünschte Sprache der Vorlage.
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Unter "Message" verfassen Sie den eigentlichen Nachrichtentext. Um die Nachricht später dynamisch zu gestalten, verwenden Sie als Platzhalter das Wort "Wildcard". Diese Platzhalter werden später mit Variablen aus dem System verknüpft.
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WhatsApp ermöglicht es, ein Titelbild mit der Nachricht zu versenden. Das System unterstützt diese Funktion und versendet automatisch das Titelbild des Objekts, wenn Sie "Attachment" und dann "Image" auswählen.
Für die Verifizierung durch WhatsApp laden Sie ein Beispiel-Bild hoch. Wichtig: Setzen Sie die Checkbox "Tick to use the image for the template" nicht, sonst wird immer das Beispielbild verwendet statt des Objekttitelbildes aus dem System.
Das Titelbild darf die Dateigröße von 5 MB nicht überschreiten. Um sicherzustellen, dass das Bild akzeptiert wird, halten Sie sich besser an maximal 3 MB.
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Sie können Buttons unter der Nachricht anzeigen, um den Nachrichtentext übersichtlich zu halten.
Für statische Buttons – beispielsweise um auf Ihre Webseite zu verlinken – geben Sie einfach die URL ein.
Wenn Sie eine Landing-Page aus dem System versenden möchten, wählen Sie als "Type" die Option "Dynamic URL" aus. Als "Label" tragen Sie den Text des Buttons ein. Als "Base URL" verwenden Sie die Domain, die Ihnen im System zugewiesen wurde. Diese finden Sie in den Systemeinstellungen unter "Landing Pages".
Tragen Sie beispielsweise
https://musterfirma.landingpage.immobilien/als "Base URL" ein – das abschließende / ist wichtig.Für die "URL Extension" nehmen Sie einen Beispiel-Link aus einer älteren E-Mail und kopieren alles, das mit
public/beginnt. -
Eine WhatsApp-Vorlage muss von WhatsApp verifiziert werden. Nach der Genehmigung können Sie die Vorlage nicht mehr bearbeiten. Für Änderungen duplizieren Sie die Vorlage.
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Nach erfolgreicher Erstellung der Vorlage importieren Sie diese ins System. Gehen Sie in der Superchat-Verwaltungsseite unter Vorlagen auf "Hinzufügen" und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
Die Vorlage wird nun mit ihrem Inhalt angezeigt. Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Platzhalter von Superchat mit Variablen aus dem System zu verknüpfen.
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Die Variablen, die Sie hier verwenden, sind die gleichen, die Sie auch aus E-Mails oder Briefvorlagen kennen. Um beispielsweise den Titel des Objekts in Position 1 einzufügen, geben Sie ein:
einheit.titel(ohne geschweifte Klammern).Falls Sie einen dynamischen Button hinterlegt haben, sehen Sie eine weitere "Position", die nicht im Text auftaucht. Diese verweist auf den Button. Um den Link zum Exposé einzufügen, geben Sie ein:
exposee_url(ersetzen Sie also "button" durch "url").
Schritt-für-Schritt: WhatsApp-Nachrichten versenden
Nachdem Sie Ihre Vorlagen erstellt und ins System importiert haben, können Sie diese nun an Ihre Kontakte versenden. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine Nachricht vorbereiten, versenden und den Nachrichtenverlauf verwalten.
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Um eine Vorlage zu versenden, öffnen Sie den gewünschten Kontakt, klicken auf die drei Punkte und wählen "WhatsApp Nachricht senden" aus.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Falls die Vorlage ein spezifisches Objekt oder Projekt benötigt, wählen Sie dieses ebenfalls aus. Sie sehen sofort eine Vorschau der Nachricht und können überprüfen, dass alle Platzhalter korrekt aufgelöst werden – sowohl in der Nachricht als auch im Button. Das Titelbild wird in der Vorschau nicht angezeigt.
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Klicken Sie auf "Versenden". Die Nachricht wird sofort in Superchat angezeigt und wenige Sekunden später auch im System als Aktivität des Kontakts registriert.
Neben dem manuellen Versand können Nachrichten auch automatisiert versendet werden. Ihre Consultants können dafür eigene Automatisierungen anlegen.
Nachrichtenverlauf anzeigen und verwalten
Alle zukünftigen WhatsApp-Nachrichten, die hin- und hergehen, werden ins System synchronisiert. Alte Nachrichten können nicht nachträglich importiert werden, da die API von Superchat dies aktuell nicht ermöglicht.
Die Nachrichten werden intelligent gebündelt, um die Aktivitätsübersicht nicht mit einzelnen Nachrichten zu überfluten. Sobald eine neue Nachricht eingeht, wird ein 24-Stunden-Fenster erstellt – sofern noch keines vorhanden ist – und die Nachricht landet in dieser Aktivität. Eine Aktivität kann daher theoretisch Dutzende Nachrichten enthalten.
Das System generiert den Titel der Aktivität automatisch anhand der Nachrichten. Sobald eine Aktivität mindestens 6 Nachrichten enthält, wird zusätzlich eine längere Zusammenfassung hinterlegt, die die Konversation zusammenfasst.
Häufig gestellte Fragen
Können bestehende Textbausteine für WhatsApp-Vorlagen verwendet werden?
Nein. WhatsApp benötigt ein anderes Format als das, das für E-Mails und Briefe verwendet wird. Deshalb müssen Sie in Superchat neue Vorlagen anlegen.
Wie lange dauert die Verifizierung einer WhatsApp-Vorlage?
Die Verifizierung durch WhatsApp dauert in der Regel 1–2 Minuten.
Was passiert, wenn ich eine genehmigt Vorlage ändern möchte?
Nach der Genehmigung können Sie die Vorlage nicht mehr bearbeiten. Für Änderungen duplizieren Sie die Vorlage, nehmen die gewünschten Änderungen vor und starten ein neues Verifizierungsverfahren.
Wird das Titelbild auch in der Vorschau angezeigt?
Nein. Das Titelbild wird nur tatsächlich versendet, nicht aber in der Vorschau des Systems angezeigt.
Können alte Nachrichten ins System importiert werden?
Nein. Es werden nur Nachrichten synchronisiert, die nach der Integration ausgetauscht werden. Alte Nachrichten können nicht nachträglich importiert werden.
Kann ich mehrere WhatsApp-Nummern verwenden?
Aktuell wird nur die erste WhatsApp-Nummer für die Integration genutzt. Eine Unterstützung mehrerer Nummern ist für zukünftige Versionen geplant.
Zusammenfassung
Mit der Superchat-Integration können Sie WhatsApp direkt ins System integrieren und Nachrichten zentral verwalten. Nachdem Sie den API-Schlüssel hinterlegt und ein WhatsApp-Konto verknüpft haben, erstellen Sie Vorlagen in Superchat, verknüpfen diese mit Variablen aus dem System und versenden sie an Ihre Kontakte. Alle Nachrichten werden automatisch synchronisiert und übersichtlich gebündelt in den Aktivitäten angezeigt.