Objektunterlagen für Interessenten

Ingo
Ingo
  • Aktualisiert

In diesem Artikel zeigen wir Euch, wie Ihr Objektunterlagen an potenzielle Interessenten senden könnt. Dazu stehen Euch zwei effiziente Optionen zur Verfügung: 

  • Das Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhänge kann zwar schnell und einfach erfolgen, ist aber nicht immer die beste Lösung, da es zu Unübersichtlichkeit und Problemen mit zu großen Anhängen (Große Anhänge verschicken) führen kann. Dennoch kann diese Methode in bestimmten Situationen praktisch sein, vor allem wenn Ihr nur wenige Dateien versendet oder der Empfänger ausdrücklich darum bittet.

    So geht Ihr vor:

    • Neue E-Mail öffnen
    • Kontakt und Objekt verknüpfen
    • Über die Büroklammer "Objektdokument anhängen" auswählen
    • Im Pop-up die gewünschten Dokumente markieren und bestätigen
    • Auf "Senden" der E-Mail klicken
     

  • In Propstack habt Ihr auch die Möglichkeit, die relevanten Unterlagen eines Objektes direkt per Landing Page an den Interessenten zu versenden. 

    So geht Ihr vor:

    • Neue E-Mail öffnen
    • Kontakt und Objekt verknüpfen
    • Die Variabel Ordner: Objektunterlagen einfügen
    • Auf "Senden" der E-Mail klicken


     

    Diese Methode hat gegenüber normalen Anhängen einer E-Mail mehrere Vorteile:

    • Die Landing Page ist dynamisch, d.h., wenn im Objekt neue Unterlagen hinzukommen oder Unterlagen ersetzt werden, werden diese Änderungen auch auf der Landing Page abgebildet und sind somit immer auf dem neuesten Stand.
    • Es besteht die Möglichkeit, eine hohe Anzahl von Dokumenten bei gleichzeitig großer Dateigröße zu versenden.
    • Ihr seid unabhängig von anderen Storage-Anbietern wie Google Drive oder Dropbox und habt alle Dokumente in Propstack gebündelt

Dokumenten-Ordner für den Versand freigeben

Bitte denkt daran, dass der Objektunterlagen-Ordner auch für den Versand freigegeben werden muss. Hierfür geht Ihr mit der Maus über den Objektunterlagen-Ordner und klickt auf den kleinen Stift rechts, um den Ordner zu bearbeiten.

Anschließend aktiviert Ihr das Feld per E-Mail verschicken möglich. Dies kann jedoch nur lokal pro Objekt eingestellt werden.

Die gleiche Einstellung könnt Ihr auch global für alle Objekte unter Verwaltung > Medien-Einstellungen > Globale Dokumenten-Ordner aktivieren.

Tipps und weitere Hinweise:

  • Durch Klicken auf Vorschau in der E-Mail seht Ihr, wie die Landing Page beim Kunden aussieht.

    Dieser kann die Unterlagen dann gebündelt oder einzeln herunterladen. Auch Unterordner können nun mit gesendet werden. (Siehe: Ordner Mietunterlagen > Mietvertrag)​

  • Unter Verwaltung > Medien-Einstellungen > Ordner könnt Ihr angeben unter welchen Voraussetzungen der Ordner angezeigt werden soll.

    Ordner anzeigen für

    Hier könnt Ihr die Auswahl für bestimmte Objekt- und Vermarktungsarten wie Mietobjekte, Kauf-Wohnungen oder Projekte aber auch Kontakte eingrenzen.


    Von Landing Page Sperrung ausschließen

    Normalerweise wird die Landing Page zum Ordner gesperrt, wenn das Objekt nicht mehr erreichbar ist (z.B. wenn das Objekt auf verkauft gestellt wurde). Mit diesem Schalter kann man den Zugang zu diesem Ordner weiterhin verfügbar machen.

    Passwort-Schutz

    Ihr könnt den Ordner zusätzlich mit einem Passwort schützen, welches Ihr zusätzlich Euren Interessenten zuschickt.

    LP deaktivieren

    Hier kann eine Stundenzahl von Euch eingetragen werden, nach wie vielen Stunden die Landingpage zum Ordner automatisch gesperrt wird.

    Nutzer und Teams mit Zugriffsrechten

    Sensible Ordner, die nur bestimmte Nutzer oder Teams sehen sollen, könnt Ihr hier verrechten.

  • Habt Ihr einem Kontakt über eine E-Mail eine Landing Page wie die der Objektunterlagen geschickt, erscheint in der gesendeten E-Mail ganz unten ein Schalter. Wird der Schalter im Nachhinein von Euch aktiviert, so wird der Zugang zur Landing Page aus dieser E-Mail gesperrt.

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