Ihr könnt in Propstack die Löschung von Kontakten automatisieren, sobald das Speichern-Bis-Datum erreicht ist und der Kontakt keinen aktiven Suchauftrag mehr hat. So bleibt Eure Datenbank stets DSGVO-konform und effizient verwaltet.
Pflege des Speichern-Bis-Datums: Es ist unerlässlich, dass das Speichern-Bis-Datum bei allen Kontakten korrekt gepflegt ist. Nur so kann die Funktion dieses Feld überprüfen und die Löschung automatisiert durchführen.
Voraussetzungen für die automatisierte Löschung von Kontakten:
- Korrekt gepflegtes Speichern-Bis-Datum: Das Speichern-Bis-Datum muss für alle Kontakte korrekt hinterlegt sein. Dieses Datum kann entweder manuell eingegeben oder automatisch durch den Speichergrund (DSGVO) gesetzt werden. Der Speichergrund wird entweder über eine Pipeline-Phase in Verwaltung > Deal-Pipelines oder manuell im Kontakt gesetzt. Basierend auf dem ausgewählten Speichergrund wird das Speichern-Bis-Datum automatisch aktualisiert.
- Kein aktiver Suchauftrag: Der Kontakt darf keinen aktiven Suchauftrag mehr haben. Nur dann wird die Löschung aktiviert, sobald das Speichern-Bis-Datum erreicht wurde.
- Funktion „Automatische Löschung“ aktivieren: In Verwaltung > Kontakt-Einstellungen muss die Option „automatisch mit allen Aktivitäten löschen“ aktiviert werden.
Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die automatische Löschung von Kontakten erfolgreich durchzuführen.
Automatische Löschung von Kontakten einrichten
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Geht zu Verwaltung > Kontakt-Einstellungen und öffnet den Bereich „Kontakte löschen“.
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Aktiviert die Funktion automatisch mit allen Aktivitäten löschen. Diese Funktion löscht automatisch alle Kontakte, deren Speichern-Bis-Datum erreicht wurde und die keinen aktiven Suchauftrag mehr haben.
Mit der Funktion aktive Suchprofile ignorieren kann der automatische Löschvorgang auch durchgeführt werden, wenn der Kontakt noch ein Suchprofil hinterlegt hat. Suchprofile die z.B. durch Portalanfragen automatisch erstellt, aber nicht aktiv verwaltet werden. -
Ihr könnt einen Filter setzen, um nur Kontakte mit einem bestimmten Status zu löschen, z.B. „Interessent“. Da Interessenten nach einer gewissen Zeit üblicherweise eine Immobilie gefunden haben, können diese nach Ablauf des Speichern-Bis-Datums gelöscht werden.
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Stellt ein, dass 14 Tage vor der automatischen Löschung eine E-Mail an den Kontakt gesendet wird, um ihn über die bevorstehende Löschung zu informieren. Dies bietet dem Kontakt die Möglichkeit, zu reagieren, falls er die Löschung verhindern möchte. Wählt hierfür einen passenden Textbaustein und einen Absender aus.
DSGVO-Speichergründe festlegen und verwalten
Im Bereich Verwaltung > Kontakt-Einstellungen könnt Ihr unter DSGVO-Speichergründe definieren, welche Speichergründe und Fristen für die Aufbewahrung von Kontakten gelten.
Diese Beispiele für Fristen helfen, den Datenschutzanforderungen zu entsprechen und die Datenbank sauber zu halten.
- Mietinteressent: 6 Monate (183 Tage)
- Kaufinteressent: 12 Monate (365 Tage)
- GWG (Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche): 5 Jahre (1825 Tage)
- Rechnung: 10 Jahre (3650 Tage)
Wenn ein Kontakt mit einem dieser Gründe versehen ist, berechnet das System automatisch das entsprechende Speichern-Bis-Datum. Sobald dieses Datum erreicht ist, wird der Kontakt gelöscht.
Speichergrund (DSGVO) automatisieren oder manuell setzen
Der Speichergrund (DSGVO) kann auf zwei Arten gesetzt werden:
- Unter Verwaltung > Deal-Pipelines könnt Ihr festlegen, dass der Speichergrund automatisch in einer bestimmten Phase der Pipeline geändert wird. Dies sorgt dafür, dass der Kontakt mit der richtigen Frist versehen wird. Öffnet dazu die jeweilige Dealphase und wählt im Feld Kontaktspeichergrund wechseln auf den passenden Speichergrund aus.
- Alternativ könnt Ihr den Speichergrund auch direkt im Kontaktfeld manuell ändern. Sobald ein neuer Speichergrund im Feld Speichern-bis-Grund ausgewählt wird, passt sich das Speichern-Bis-Datum automatisch an. Der Kontakt wird dann zum neuen Datum gelöscht.
Vorteile der Automatisierung
Durch die Automatisierung der Speichergründe und der Kontaktlöschung spart Ihr Zeit und stellt sicher, dass Eure Datenbank DSGVO-konform bleibt. Eine manuelle Kontrolle oder Löschung der Kontakte ist nicht mehr notwendig.