Wenn es um Projekte geht, stellt sich der eine oder andere die Frage, "Was sind Projekte eigentlich?". In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:
- Was sind Projekte?
- Wozu brauche ich Projekte?
- Wie erstelle ich ein Projekt?
- Einstellungen und Besonderheiten eines Projekts
- Wie verknüpfe ich Objekte mit einem Projekt?
- Wie verschicke ich ein Projekt?
- Wie exportiere ich Projekte in die Portale?
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Ein Projekt kann zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus sein. Die darin enthaltenen Wohnungen sind dann die Objekte, die zu diesem Projekt gehören.
Es ist also eine übergeordnete Ebene für Objekte, die Ihr erstellt und dort bestimmte Objekte hinzufügt. Ein Projekt könnte auch eine ganze Allee sein und die einzelnen Einfamilienhäuser in dieser Allee wären die Objekte.
Die Objekte des Projekts könnt Ihr ganz normal als Objekt angelegen und anschließend mit dem Projekt verknüpfen. Falls es sich um ähnliche Objekte handelt, könnt Ihr diese kopieren, anpassen und anschließend mit dem Projekt verknüpfen.
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Je nachdem auf welche Weise Ihr Eure Objekte vermarkten wollt, kann es Sinn machen ein Projekt zu erstellen und die einzelnen Objekte (auch Einheiten genannt) dort hinzuzufügen oder einfach einzeln zu vermarkten. Auf diese Weise könnt Ihr Interessenten statt eines Objektes gleich das ganze Projekt, mit allen darin enthaltenen Objekten(Einheiten), zuschicken. So kann sich der Interessent die Objekte genau ansehen und entscheiden, welches am besten für ihn passt.
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Um ein Projekt zu erstellen, geht Ihr im Reiter CRM auf Projekte und klickt oben rechts auf "+ Neues Projekt". Anschließend öffnet sich ein Formular, bei dem Ihr dem Projekt einen Namen geben könnt und andere Einstellungen, wie Zugriffsrechte für dieses Projekt, einstellen könnt.
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Im Bearbeitungsmodus eines Projekts findet Ihr Einstellungen, wie zum Beispiel Nutzer-Rechte. Hier könnt Ihr Nutzer eintragen, die Lese- oder Schreibrechte für dieses Projekt bekommen sollen. (Admins haben automatisch Zugriff)
Außerdem findet Ihr dort alle weiteren Datenfelder zum Projekt. Die hier eingetragenen Daten, wie Adresse, Beschreibungen, Energieausweis und Provision werden auf die Objekte innerhalb dieses Projekts übernommen, insofern für die Objekte an dieser Stelle keine eigenen Daten eingetragen wurden. Auch Medien, wie Bilder oder Dokumente werden in die Einheiten (Objekte) des Projekts übernommen, wenn Ihr diese im Projekt hochgeladen habt.
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Dafür gibt es zwei Wege:
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Einzelne Objekte mit dem Projekt verknüpfen:
Dafür geht Ihr in die Details des Objekts und sucht das Feld Projekt. Dort könnt Ihr das Objekt direkt mit dem Projekt verknüpfen.
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Mehrere Objekte gleichzeitig mit dem Projekt verknüpfen:
Dazu markiert Ihr mehrere Objekte und geht oben rechts auf Aktionen und anschließend auf Bearbeiten. Anschließend öffnet sich ein Fenster, bei dem Ihr links Projekt auswählt und rechts das Projekt eingebt, welches den Objekten zugewiesen werden soll. Dann klickt Ihr auf Massenbearbeitung ausführen.
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Das Feld Projekt ist in der Objektmaske nicht zu sehen: Schaut bitte in der Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigen Objekt-Vorlage, um dort das Feld für zu aktivieren. In diesem Artikel wird es auch nochmal für Euch erklärt, wie Ihr Felder zu Masken hinzufügt.
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Um ein Projekt zu verschicken, gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten, die hier in diesem Artikel erklärt werden: Projekt-Landingpage verschicken
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Interessenten können sich auch für das gesamte Projekt interessieren und dafür ebenfalls eine Anfrage schicken. Deshalb kann es Sinn machen, auch das Projekt in den Portalen zu inserieren. Dafür gibt es jedoch keine Export-Funktion.
Um ein Projekt in ein Portal zu inserieren, muss dies über das Portal selbst geschehen. Viele Portale haben die Möglichkeit ein Projekt zu erstellen und dieses öffentlich zu machen. Damit die Anfragen anschließend auch in Propstack eingehen und automatisch mit dem Projekt verknüpft werden, ist es wichtig, dass der Name des Projekts in Propstack sowie auf den Portalen 1:1 identisch ist. Sollte dann eine Anfrage zu einem Projekt eingehen, wird auf den Betreff geschaut und ein Abgleich mit dem Projektnamen in Propstack gemacht, um festzustellen, ob es sich um dasselbe Projekt handelt. Erst dann kann das Projekt mit der Anfrage verknüpft und die Anfrage im Projekt verbucht werden.