Formulare erstellen und nutzen

Christoph
Christoph
  • Aktualisiert

Kostenpflichtiges Feature

Beim Formular Builder handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatz-Feature. Wenden Sie sich vor der Nutzung an das Propstack-Sales-Team, um das Feature zu aktivieren.

Der Formular Builder ermöglicht es, individuelle Web-Formulare schnell und einfach zu erstellen – beispielsweise für Mieterselbstauskunft, Notardatenblatt, Geldwäscheangaben, Objektfeedback oder viele weitere Anwendungsfälle. Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Eingabefelder des Formulars lassen sich mit vorhandenen CRM-Daten verknüpfen, sodass bestimmte Angaben im Formular automatisch vorausgefüllt werden. Nach dem Absenden wird das ausgefüllte Formular direkt an den zuständigen Makler geschickt und automatisch dem passenden Kontakt im CRM zugeordnet.

Formulare können in mehreren Sprachen erstellt, mit Automatisierungen kombiniert und auf Wunsch so konfiguriert werden, dass eine Benachrichtigung erfolgt, sobald ein Formular ausgefüllt wurde.

Wo finde ich den Formular Builder in Propstack?

Öffnen Sie im Bereich der Verwaltung den Menüpunkt „Formulare".

aufruf_formbuilder.png

Dort finden Sie:

  1. eine Übersicht aller bisher erstellten Formulare
  2. die Möglichkeit, ein neues Formular anzulegen
  3. Informationen über die Anzahl der Einträge pro Formular sowie das Datum des letzten Eintrags

Mit Klick auf ein Formular oder beim Erstellen eines neuen Formulars erscheint der Formular Builder.

Wie erstelle ich ein neues Formular?

Mittels des Buttons „Neues Formular" oben rechts in der Übersicht des Formular Builder können neue Formulare erstellt werden.

Nach Klick erscheint ein Auswahlmenü mit der Möglichkeit, eine bereits definierte Vorlage auszuwählen oder ein leeres Formular zu erstellen.

formbuilder_templates.png

Der Formular Builder bietet von Haus aus folgende Formularvorlagen:

  1. Objektaufnahme: dient der Abfrage aller Objekt-relevanten Informationen zur Anlage eines Objekts in Propstack vom Verkäufer oder Vermieter.
  2. Mieterselbstauskunft: das Formular kann im Rahmen der Vermietung von Objekten genutzt werden, um alle notwendigen Informationen eines Mietinteressenten sowie notwendige Erklärungen einzuholen.
  3. Identifikation gemäß Geldwäschegesetz (GwG): dieses Formular erlaubt dem Makler vom Kunden alle gemäß §10 GwG notwendigen Informationen einzuholen.
  4. Notardatenblatt – Käufer: sammelt vom Käufer einer Immobilie alle zur Erstellung des Kaufvertrags notwendigen Informationen ein.
  5. Notardatenblatt – Verkäufer: sammelt vom Verkäufer einer Immobilie alle zur Erstellung des Kaufvertrags notwendigen persönlichen sowie transaktions-relevanten Informationen ein.

Alle Formularvorlagen können nach Erstellung wie nachfolgend beschrieben weiter bearbeitet werden. Sie dienen der Unterstützung und als Ausgangspunkt. Bitte prüfen Sie stets Inhalt und rechtliche Gültigkeit.

Wie füge ich einem Formular Felder hinzu?

Nach Auswahl oder Neuerstellung finden Sie oben die Navigation mit den folgenden Bereichen:

  1. Einträge: Übersicht aller eingegangenen Formularantworten
  2. Formular: Der Drag & Drop Editor zur Gestaltung Ihres Formulars
  3. Einstellungen: Globale Konfiguration des Formulars

Im Bereich Formular steht Ihnen der Drag & Drop Editor zur Verfügung, mit dem Sie Ihr Formular gestalten können.

Formular per Drag & Drop gestalten

Auf der rechten Seite befindet sich das Menü mit allen verfügbaren Feldtypen und Template-Elementen. Diese ziehen Sie einfach per Drag & Drop in Ihr Formular.

  • Formularfelder sind Eingabefelder, in die Nutzer Daten eintragen können. Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:
    1. Text oder Zahleneingabe
    2. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
    3. Checkboxen, Select, Multiselect, Radiobuttons
    4. Datum (einfach, mit Uhrzeit oder als Zeitraum)
    5. Datei-Uploads und Signaturen

  • Jedes Feld können Sie individuell anpassen. Folgende Eigenschaften stehen Ihnen zur Verfügung:

    1. Name: Interne Bezeichnung, erscheint z. B. in Aktivitäten
    2. Label: Sichtbarer Titel im Formular
    3. Tooltip: Hilfetext als Fragezeichen neben dem Feld
    4. Placeholder: Anzeigetext, solange das Feld leer ist
    5. Datensatztyp: Kontakt, Deal oder Immobilie
    6. Datenfeld: Verknüpfung mit einem CRM-Feld

    Weitere Optionen sind Readonly, disabled, autocomplete sowie Validierungsregeln wie beispielsweise die maximale Textlänge.

  • Nachdem ein Formularfeld eingefügt wurde, markieren Sie dieses und wählen im Editor (rechts) einen Datensatztyp und ein Datenfeld. Derzeit können Kontakte, Objekte und Deals mit entsprechenden Attributen aus dem CRM verknüpft werden.
  • Template-Elemente sind statische oder dekorative Elemente, die Sie zur Strukturierung und Gestaltung Ihres Formulars verwenden können:
    1. Überschriften (H1–H4)
    2. Absätze, Bilder, Hinweise
    3. Layouts (2-, 3- oder 4-spaltig)

Formulareinstellungen konfigurieren

Unter Einstellungen können globale Optionen für das Formular festgelegt werden:

  1. Titel: Name des Formulars
  2. Aktiv/Inaktiv: Steuerung, ob das Formular verfügbar ist
  3. Zuweisung: Verantwortliche Person für Benachrichtigungen
  4. Beschreibung: Interne Notizen
  5. Farbe: Definition von Buttons & Highlights
  6. Formularbreite: Maximale Breite der Darstellung
  7. Absende-Button Text: Individueller Button-Text
  8. Dankesnachricht: Bestätigungstext nach dem Absenden

Wie kann ich Formulare versenden?

Formulare werden wie eine Landingpage verschickt:

  1. Im E-Mail-Fenster lässt sich das Formular als Variable einfügen
  2. Ein Button wird automatisch zur E-Mail hinzugefügt, der auf die Formular-Seite verweist

Neben dem Kontakt muss auch ein Objekt in der E-Mail hinterlegt sein, damit das Formular korrekt versendet werden kann.

Was passiert nach dem Absenden eines Formulars?

Nach dem Absenden eines Formulars wird eine Formular-Aktivität erstellt, die:

  1. alle ausgefüllten Daten enthält
  2. hochgeladene Dateien (z. B. Signaturen) speichert
  3. beim Kontakt und beim Objekt hinterlegt wird

Formulareinträge lassen sich außerdem gezielt über den Filter suchen, sodass Sie jederzeit einen Überblick über alle eingegangenen Formulare behalten.

Automatisierungen mit Formularen nutzen

Der Formular Builder unterstützt Automatisierungen mit dem Trigger „Formular versendet". Dabei können Sie folgende Bedingungen nutzen:

  1. Formular-ID: Über die ID lässt sich abfragen, um welches Formular es sich handelt
  2. Formulareintrag: Auf Basis der im Formular ausgefüllten Felder können Bedingungen erstellt werden

Beispiel für eine Bedingung

contact_Kontakterlaubnis = true

In diesem Beispiel wird geprüft, ob das Formularfeld Kontakterlaubnis im Datensatz Contact auf „true" gesetzt ist.

Wie Bedingungen aufgebaut sind

Der Zugriff auf Formularfelder folgt diesem Schema:

[Entität]_[Feldname]

  1. Entität: Kann Contact, Deal oder Property sein
  2. Feldname: Das jeweilige Formularfeld, das abgefragt werden soll

So lassen sich individuelle Workflows auf Basis der eingegebenen Daten auslösen und Ihre Prozesse automatisieren.

Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung komplexer Automatisierungen für Ihre Formulare? Unser Consulting-Team erstellt gerne passende Automatisierungen für Sie. Weitere Informationen zum Vorgehen und zur Kontaktaufnahme finden Sie in unserem Hilfeartikel zu individuellen Automatisierungen.

Zusammenfassung

Der Formular Builder bietet Ihnen die Möglichkeit, flexible Web-Formulare für unterschiedlichste Anwendungsfälle zu erstellen. Über den Drag & Drop Editor gestalten Sie Formulare intuitiv und passen sie an Ihre Bedürfnisse an. Die erstellten Formulare können Sie direkt per E-Mail versenden und durch Automatisierungen mit Ihren Workflows verknüpfen. Nach dem Absenden werden alle Daten als Aktivität gespeichert und können jederzeit eingesehen und ausgewertet werden.