Mit Anfragen meint Propstack die eingehenden E-Mails von Portalen oder über die eigene Webseite über neue Interessenten. Bei Propstack ist eine Aktivität dann eine Anfrage, wenn sie eine Quelle besitzt.
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Anfragen werden durch ein eigenes Icon (Fragezeichen-Symbol) gekennzeichnet
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Ihr könnt nach Anfragen getrennt von allen anderen Aktivitäten filtern
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Als Kategorie wird die ausgewählte Quelle angezeigt, nicht die E-Mail-Kategorie
Wie werden Quellen für Anfragen eingerichtet?
Jede Anfrage hat eine Quelle. Diese Quellen könnt Ihr unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen verwalten, damit Ihr sie dann in den E-Mails auswählen könnt. Um die Anfragen nicht jedes Mal händisch mit der richtigen Quelle verknüpfen zu müssen, hinterlegt Ihr je Quelle die E-Mail-Adresse(n), worüber die Anfragen kommen.
D.h. Ihr tragt die Absender-Adresse der Anfragen in die Quelle unter "E-Mail-Adressen, worüber Anfragen kommen könnten" ein:
Wie funktioniert die automatische Anfragenverarbeitung in Propstack?
Damit Propstack zukünftig automatisch die Anfragen erkennen und verarbeiten kann, gibt es folgende Grundvoraussetzungen:
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Immobilien müssen aus Propstack zu den Portalen übertragen worden sein
Dies sollte immer der Standardfall sein, es gibt allerdings auch Veröffentlichungsoptionen, wie die Einzelplatzbuchung bei Immobilienscout24, bei denen es erforderlich ist, die Anfrage händisch zu bearbeiten.
Anbei findet Ihr unsere Anleitung, wie Ihr Anfragen ggf. manuell bearbeiten könnt:
Anfragen bearbeiten
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Die Anfrage E-Mail muss in Propstack ankommen
In der Regel werden die Anfragen an die E-Mail-Adresse des hinterlegten Ansprechpartners im Objekt versendet.
In dieser Anleitung erklären wir Euch, wie Ihr diesen bearbeiten könnt:
Ansprechpartner setzen
Außerdem ist es erforderlich, dass das E-Mailkonto auch in Eurem Propstack eingerichtet ist:
Email-Konto verbinden
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Die Quelle muss eingerichtet sein
Im vorherigen Abschnitt dieses Artikels erklären wir Euch das Einrichten einer Quelle.
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Die Anfrage benötigt eine XML-Datei:
In den meisten Portalen ist dies bereits voreingestellt, habt Ihr jedoch eine eigene Webseite oder nutzt Immowelt, dann sind weitere Einstellungen erforderlich.
Anbei findet Ihr unsere Anleitungen:
Anfragen von der Webseite als solche erkennen
Immowelt Anfragen auslesen
Sollten Anfragen bei Euch ankommen, aber keinen XML-Anhang besitzen, dann kontaktiert bitte den Portalbetreiber, damit dieser Euch bei der korrekten Konfiguration unterstützt.
Warum wird Anfragen-E-Mails von ImmoScout24 keine Quelle zugeteilt?
ImmoScout24 ist als einziges Portal über eine direkte API-Schnittstelle mit Propstack verbunden, daher werden Anfragen auf eine andere Weise verarbeitet. In diesem Fall wird die Anfrage direkt in Euer System übertragen und die E-Mail-Anfrage i.d.R. mit einer Verzögerung von bis zu 10-20 Minuten verknüpft. Die Anfrage E-Mail bekommt in diesem Fall KEINE Quelle zugeordnet, um eine doppelte Anfragenverarbeitung zu vermeiden.