Briefe erstellen

Wie kann ich Word-Vorlagen mit Platzhaltern erstellen, die später beim Erstellen eines Briefes aufgelöst werden?

Einzelne Funktionen in Vorlagen

• Möchtet Ihr ein Bild aus Propstack dynamisch in den Brief einfügen, gibt es eine spezielle Funktion dafür, die Ihr aufruft.

  Die Syntax dafür lautet so:

  {{ IMAGE bild(url_zum_bild, breite_des_bildes) }}

  Die Funktion "Bild" benötigt 2 Eingaben, "url_zum_bild" und "breite_des_bildes". Letzteres ist einfach eine Zahl in cm, z.B. 3. Unter "url_zum_bild" gebt Ihr in der Regel den Namen einer anderen Variable an.

  Wenn Ihr z.B. das Unternehmenslogo in 5 cm Breite einfügen möchtet, würde das wie folgt aussehen:

  {{ IMAGE bild(firma.logo, 5) }}

  Ein Nutzer-Avatar in 4 cm Breite sieht so aus:

  {{ IMAGE bild(benutzer.avatar, 4) }}

  Ein Betreuer-Avatar in 4 cm Breite sieht so aus:

  {{ IMAGE bild(einheit.betreuer.avatar, 4) }}

  Das Titelbild in 20 cm Breite sieht so aus:

  {{ IMAGE bild(einheit.bild1.bild, 20) }}

  Alle Bilder mit einer Breite von 12 cm könnt Ihr mit folgender Variable ausgeben:

  {{FOR b IN einheit.bilder}}
  {{ IMAGE bild($b.bild, 12) }}
  {{END-FOR b}}

  Alle Bilder, die als Grundriss markiert sind, könnt Ihr so ausgeben:

  {{FOR b IN einheit.grundrisse}}
  {{ IMAGE bild($b.bild, 12) }}
  {{END-FOR b}}

• Ihr könnt bestimmte Passagen der Word-Datei konditionell anzeigen, d.h. nur wenn eine bestimmte Bedingung zutrifft. Beispielsweise wenn Ihr bei Objekten der Kategorie "Grundstück" etwas anderes anzeigen möchtet als bei der Kategorie "Wohnung". Das würde in dem konkreten Beispiel wie folgt aussehen:

  {{IF einheit.typ == "Grundstück" }}
  Dieser Satz wird nur bei Grundstücken angezeigt.
  {{ END-IF }}
  
  {{IF einheit.typ == "Wohnung" }}
  Dieser Satz wird nur bei Wohnungen angezeigt.
  {{ END-IF }}

  Ihr könnt auch Default-Werte anzeigen, wenn eine Bedingung nicht zutrifft:

  {{IF einheit.typ == "Grundstück" }}
  Dieser Satz wird nur bei Grundstücken angezeigt.
  {{ END-IF }}
  {{IF einheit.typ != "Grundstück" }}
  Sonst wird dieser Satz gezeigt
  {{ END-IF }}

  {{IF benutzer.anrede == "Frau" }}
  Ihre Ansprechpartnerin
  {{ END-IF }}
  {{IF benutzer.anrede != "Frau" }}
  Ihr Ansprechpartner
  {{ END-IF }}

  Oder kürzer:

  {{ benutzer.anrede == "Frau" ? "Ihre Ansprechpartnerin" : "Ihr Ansprechpartner" }}

  Else-Workaround: Leider gibt es keine Else-Funktion. Ihr könnt aber diesen Workaround nutzen:

  {{ IF einheit.strasse }} {{einheit.strasse}} {{ END-IF }}
  {{ IF !einheit.strasse }} Achtung, Straße fehlt {{ END-IF }}

• {{ IF einheit.vermarktungsart == "Kauf" && einheit.provision }} Käuferprovision: {{ einheit.provision }} {{ END-IF }}
  
  {{ IF einheit.vermarktungsart == "Kauf" && !einheit.provision }} Keine Käuferprovision {{ END-IF }}
  
  {{ IF einheit.vermarktungsart == "Miete" && einheit.provision }} Mieterprovision: {{ einheit.provision }} {{ END-IF }}
  
  {{ IF einheit.vermarktungsart == "Miete" && !einheit.provision }} Keine Mieterprovision {{ END-IF }}

• {{ IF einheit.warmmiete || einheit.kaltmiete }} Mietangebot {{ END-IF }}

• Ihr könnt auch Berechnungen in Word-Vorlagen hinzufügen. Dafür fügt Ihr lediglich ein = am Anfang der Variable hinzu. Eine häufig genutzte Berechnung ist die Provisionsrechnung an den Verkäufer. Möchtet Ihr z.B. 1,5% vom Kaufpreis berechnen, würdet Ihr folgende Formel verwenden:

  {{= einheit.roh.kaufpreis * 0.015 }}

  Die normale Variable für den Kaufpreis eines Objektes lautet einheit.kaufpreis. Dieser gibt aber einen formatierten Wert aus, mit Tausender-Stellen und Währung. Für die Berechnung benötigt Ihr den reinen Wert, deswegen nutzt Ihr einheit.roh.kaufpreis.

  Möchtet Ihr die Zahl als Währung ausgeben, dann verwendet Ihr einfach preis vor dem Rohwert.

   {{ preis(einheit.roh.preis) }} 

  oder für eine Berechnung

  {{= preis(einheit.roh.kaufpreis * 0.19) }}

  oder für die Berechnung eines Custom-Feldes

  {{= preis(einheit.roh.custom.aussenprovision * 0.19) }}

  Sieht im Ergebnis so aus: 125.000,00 €
  Möchtet Ihr eine andere Währung verwenden als Euro, dann nutzt Ihr einen weiteren Parameter:

  {{= preis(einheit.roh.preis * 0.19, "CHF") }}

• Auf den Kontakt, der unter "Eigentümer" bei Objekt verknüpft ist, könnt Ihr über folgende Variable zugreifen:

  {{ einheit.eigentumer.* }}  

  Gibt es mehrere Eigentümer, greift Ihr auf die weiteren über eine Nummerierung auf diese zu, also:

  {{ einheit.eigentumer2.* }} {{ einheit.eigentumer3.* }}

  Was unter "Typ" steht, ist hier vernachlässigbar.

  *Der Stern kann jedes Feld aus der Rubrik Kontakt sein:

  {{ einheit.eigentumer.name }}

• Auf die Ansprechpartner unterhalb von Eigentümer könnt Ihr ebenfalls über Variablen zugreifen. Hier ist der Begriff unter "Typ" entscheidend.

  {{ einheit.kaufer.* }}

   

  "Käufer" wird {{ einheit.kaufer.* }}
  "Aktueller Mieter" wird {{ einheit.aktueller_mieter.* }}
  "Hausmeister" wird {{ einheit.hausmeister.* }}

  *Der Stern kann jedes Feld aus der Rubrik Kontakt sein. Also z.B. Name, Telefon, Briefanrede, Anschrift, Mobil etc.

  "Käufer" Name ist {{ einheit.kaufer.name }}
  "Aktueller Mieter" Briefanrede ist {{ einheit.aktueller_mieter.briefanrede }}
  "Hausmeister" Mobil ist {{ einheit.hausmeister.mobil }}

• Auflistung aller Variablen
• Anleitungsvideo