Wie können wir uns in einer Excel Tabelle die Variablen ausgeben lassen und welchen Unterschied gilt es beim Ausgeben der Datei zu beachten?
Die Variablen für eine Excel Briefvorlage als Report für mehrere Objekte fangen immer mit TABLE an.
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Bei allen Standard Feldern sieht das dann wie folgt aus:
Beispiel: {{ TABLE einheitennummer objekte }}
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Bei selbst erstellten Custom-Feldern verändert sich die Schreibweise wie folgt:
Beispiel: {{ TABLE custom.vertragsdatum objekte }}
Es gibt einen Unterschied zu beachten, und zwar, ob die Excel Tabelle bei der Verwendung im Objekt-Report oder im Objekt genutzt werden soll.
Wie kann ich eine Vorlage vorbereiten und im Objekt-Report verwenden?
Wenn wir uns bereits eine Excel Tabelle erstellt haben, mit den Variablen für die Felder, die wir abfragen wollen, können wir die Excel Tabelle in der Verwaltung > Briefvorlagen einfügen.
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Nach dem Einfügen der Excel Tabelle in Propstack gehen wir mit der Maus über die Datei und auf den kleinen Stift zum Bearbeiten. (Siehe Bild)
Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem Fenster müssen wir bei dem Feld Verwendung angeben > Im Objekt-Report und anschließend speichern:
Bei Verwendung nicht Im Objekt auswählen, weil diese Funktion an einer anderen Stelle zum Einsatz kommt und die Variablen dann nicht ausgegeben werden. Darauf gehen wir weiter unten noch ein.
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Nachdem das nun abgeschlossen ist, gehen wir in den Bereich CRM > Objekte und markieren uns ein oder mehrere Objekte und gehen anschließend oben rechts auf Aktionen und klicken auf unsere Datei. In unserem Beispiel TEST Datei.xlsx
Die Datei wird euch im Anschluss per Mail in euer Postfach gesendet. Das kann gelegentlich wenige Minuten dauern.
Wie kann die Vorlage im Objekt verwendet werden?
Nachdem wir uns eine Word-Vorlage oder Excel-Vorlage erstellt haben und diese in der Verwaltung > Briefvorlagen eingefügt haben, können wir bei der Verwendung auch Im Objekt angeben.
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Worin besteht hier nun der Unterschied zum Objekt-Report?
Der Unterschied besteht nun darin, dass die Ausgabe der Briefvorlage nun an einer anderen Stelle stattfindet, worauf wir gleich noch eingehen werden und zudem funktionieren die TABLE Variablen nicht bei der Verwendung im Objekt. Hier kann man die Variablen finden:
Variablen finden -
Wie können wir uns nun die Vorlagen im Objekt ausgeben lassen?
Für die Ausgabe der Briefvorlage gehen wir im CRM > Objekte in ein Objekt rein und dann oben rechts auf die drei kleinen Punkte ... und dort auf die Briefvorlage, die wir ausgeben wollen. Dies geht immer nur für ein Objekt, die Daten kommen nur aus dem Objekt, wo wir gerade drin sind.
Die ausgefüllte Briefvorlage wird dann anschließend in den Downloads des Computers ausgegeben.