Ingo
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In diesem FAQ erfahrt Ihr, was Mandanten sind, wozu man diese nutzt und wie man sie einrichtet. 

  • Mandanten können genutzt werden, wenn Euer Unternehmen über mehrere Standorte verfügt oder in Eurem Propstack-Konto mehrere Unternehmen zusammenarbeiten.

    Über die Mandanten-Funktion könnt Ihr für diesen Fall verschiedene Kontaktdaten, Rechtstexte und Signaturen einrichten.

    Propstack ist kein mandantenfähiges System im klassischen Sinne – es geht hier rein um die Möglichkeit, verschiedene Kontaktdaten, Rechtstexte und Signaturen für Dokumente, Landingpages und E-Mails abzubilden.

  • Unter Verwaltung > Mandanten können beliebig viele Mandanten angelegt werden.

    Mit einem Klick auf Mandant hinzufügen öffnet sich eine neue Eingabemaske.

    Hier könnt Ihr nun alle Daten des Mandanten (Logo, Kontaktdaten, Rechtstexte, Nummernkreis und E-Mail-Signatur) hinterlegen.

    Werden bei der Mandanten-Einrichtung Felder nicht befüllt, werden für diese automatisch die Informationen aus den allgemeinen Unternehmensdaten verwendet.

    Über das Feld Mitglieder könnt Ihr alle Nutzer auswählen, die diesen Mandanten als Standard-Mandaten nutzen. Es kann pro Nutzer nur ein Standard-Mandant hinterlegt werden. Wird einem Nutzer kein Standard-Mandant zugewiesen, werden die Daten aus der allgemeinen Unternehmens-Verwaltung verwendet.

  • Pro Nutzer kann zwar nur ein Standard-Mandant hinterlegt werden, aber Ihr habt die Möglichkeit, Nutzern Zugriff auf weitere Mandanten-Signaturen zu gewähren.

    Dazu öffnet Ihr unter Verwaltung > Nutzer mit einem Klick auf den Nutzernamen das Nutzerprofil. Unter dem Reiter CRM-Einstellungen > Zugriff auf folgende Mandanten hinterlegt Ihr alle Mandanten, die dieser Nutzer beim Schreiben einer E-Mail auswählen darf. Über das Feld Mandant könnt Ihr den Standard-Mandanten für diesen Nutzer einsehen und bearbeiten.

    Durch den Zugriff auf mehrere Mandanten hat der Nutzer die Möglichkeit, die E-Mail-Signatur beim Schreiben einer E-Mail zu wechseln.

    Alle anderen Angaben in den verschickten Landingpages beziehen sich immer auf den Standard-Mandanten des Nutzers, der in dem verknüpften Objekt als Betreuer hinterlegt ist. Hier wird nur die Mandanten-Signatur für die E-Mail ausgewählt.

    Bei den Signaturen gibt es eine Hierarchie. Die Mandanten-Signatur wird von Propstack immer als erstes genommen, sollte keine hinterlegt sein wird die Nutzer-Signatur genommen, sollte diese auch nicht hinterlegt sein wird die Globale-Signatur genommen.

  • Mandanten können ebenfalls Objekten und Kontakten zugeordnet werden, um den Überblick über die internen Zuständigkeiten besser im Überblick zu behalten.

    Das entsprechende Feld wird nicht in der Standardmaske angezeigt, sondern kann in der Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage und

    Unter Verwaltung > Systemeinstellungen könnt Ihr zusätzlich die Funktion "Mandanten-Teams automatisch zuweisen" aktivieren, damit der Datensatz automatisch für das Mandanten-Team freigegeben wird.

    So könnt Ihr z. B. anschließend Eure Kontakt- und Objektlisten um einen Filter 'Mandant' erweitern, um nur Datensätze zu sehen, die zu den ausgewählten Mandanten gehören.

  • Bei der Erstellung von Briefen ist es möglich, neben Daten aus dem Objekt, Kontakt oder Projekt auch Daten aus einem Mandanten abzubilden.

    Auf den ausgewählten Mandanten greift man über die Variablen {{ mandant.xxxxx }} zu.

    Zum Beispiel:

    {{ mandant.unternehmensname }} {{ mandant.strasse }} {{ mandant.plz }} {{ mandant.ort }}

  • Unter Verwaltung > Landing Pages könnt Ihr unter dem Punkt "Expose" einstellen, dass beim Versand der Landing Page die Mandanten Daten des hinterlegten Betreuers übernommen werden. 

    Auf der Landing Page werden dann die entsprechenden Mandanten-Daten berücksichtigt.

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