Pipelines und Kanban für Aufgaben

Jon
Jon
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Mit diesem Feature erweitern wir Aufgaben um Pipelines und eine Kanban-Ansicht. Damit lassen sich für beliebige Aufgabenkategorien feste Abläufe definieren.

Eine kurze Erklärung zu den Begriffen: 

  • Pipeline:
    Besteht aus verschiedenen Phasen, die Aufgaben der Aufgabenkategorie durchlaufen müssen. 
  • Phase:
    Ein einzelner Ablaufschritt einer Pipeline, für den sich auf Wunsch sogar Automatisierungen einrichten lassen. Diese greifen dann, wenn die Aufgabe die entsprechende Phase erreicht.
  • Aufgabenkategorie: 
    Die Kategorie Eurer Aufgaben wird mit der Pipeline verknüpft, so kann Propstack unterscheiden, ob Aufgaben zu einer bestimmten Pipeline gehört. In dieser habt Ihr ebenfalls die Möglichkeit automatische Folgeaktivitäten fest zulegen, allerdings auf den Status der Aufgabe bezogen, z.B. nach Anlegen oder Erledigen der einzelnen Aufgabe.
  • Aufgaben:
    Werden manuell oder automatisch erstellt. Sie müssen einer Aufgabenkategorie zugeordnet sein, damit die verbundene Pipeline angezeigt

Dieses Feature ist nur für Upgrade-Kunden verfügbar – Propstack-Kunden, die noch den alten Vertragstarif haben, erhalten dieses Feature nicht.

Wie erstelle ich eine Pipeline für Aufgaben?

In diesem Abschnitt unserer Anleitung zeigen wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr Pipelines erstellen könnt und was dabei zu beachten ist. 

  • Unter dem neuen Menüpunkt Verwaltung > Einstellungen > Aufgaben-Pipelines könnt Ihr Eure Pipelines mit den dazugehörigen Phasen definieren.

    Die Endphase einer Pipeline sollte als Endphase markiert sein, damit die Aufgabe als erledigt markiert werden kann, wenn sie diese Phase erreicht hat.

  • Nun müsst Ihr diese Pipeline einer Aufgaben-Kategorie zuweisen. Unter Verwaltung > Einstellungen > Aktivitätstypen > Aufgabe erstellt Ihr eine neue Kategorie oder bearbeitet eine bereits bestehende Aufgabe. Hier könnt Ihr für jede Aufgaben-Kategorie eine Pipeline auswählen:

  • Nachdem die Pipeline für eine Aufgaben-Kategorie gesetzt ist, könnt Ihr Aufgaben dieser Pipeline zuordnen. Im Aufgabenfenster müsst Ihr zuerst die entsprechende Kategorie auswählen. Es wird automatisch die erste Phase der Pipeline gesetzt.

    In der weiteren Abarbeitung der Aufgabe könnt Ihr eine spätere Phase auswählen. Wenn die Aufgabe die letzte Phase, die als Endphase markiert ist, wird die Aufgabe automatisch als erledigt markiert.

  • Für die einzelnen Phasen Euer Pipeline könnt Ihr Folge-Aktionen einrichten. Öffnet hierzu unter CRM->Verwaltung > Aufgaben-Pipelines eine Phase und hinterlegt dann eine Folge-Aktion:

    So könnt Ihr beispielsweise einen automatischen E-Mailversand einrichten, sobald eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht. Ihr habt auch die Möglichkeit, für die Aufgabenkategorien eigene Automatismen einzurichten, diese greifen jedoch nur auf die Aufgabe selbst, also wenn diese erstellt oder erfüllt wurde.

    In dieser Anleitung erklären wir Euch das genaue Vorgehen:

    Aufgaben, Termine, Notizen & E-Mails automatisieren 

Kanban-Ansicht für Pipelines

Eine sehr nützliche Funktion ist die neue Kanban-Ansicht für Aufgaben-Pipelines.

  • Unter den 3 Punkten findet Ihr ein der Menüpunkt Zur Kanban-Ansicht wechseln.

    Hier seht Ihr alle Aufgaben einer Pipeline in Form eines übersichtlichen Kanban-Boards. Alle wichtigen Informationen wie Titel, Fälligkeitsdatum, Bearbeiter, Kontakt und Objekt sind auf einen Blick erfassbar. Mit der Kanban-Ansicht ermöglicht es Euch auch einen guten Überblick über den Stand aller Aufgaben.

    Aufgaben können die Prioritäten enthalten, die hier farblich hervorgehoben werden:

    • normale Priorität = grau
    • geringe Priorität = blau
    • hohe Priorität = rot
     
  • Die Aufgaben könnt Ihr mit Drag-and-drop in andere Phasen verschieben. Wenn sie die Endphase erreicht haben, werden automatisch als erledigt markiert.

  • Über den Sortieren-Button könnt Ihr die Sortierung der Aufgaben innerhalb einer Spalte ändern. Hier wurde die Sortierung geändert von absteigende Priorität -> aufsteigende Priorität und die Änderung wird in der Reihenfolge der Aufgabenkarten reflektiert.

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