Aufgaben, Termine, Notizen & E-Mails automatisieren

Jon
Jon
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Oft könnt Ihr Eure Zeit effektiver nutzen, indem Ihr kleine Automatisierungen verwendet, die Euch etwas Arbeit abnehmen. So kann es durchaus Sinn machen, nach dem Anlegen eines Termins das E-Mail-Formular mit dem festgelegten Textbaustein für die Terminbestätigung direkt zu öffnen oder einfach gleich zu versenden. Wie Ihr solche und andere kleine Automatisierungen selbst festlegen könnt, lernt Ihr in diesem Artikel.

Hier findet Ihr noch ein Video zu diesem Artikel:

Wie wird eine Automatisierung eingerichtet?

Die einzelnen Aktivitätstypen wie Termin, E-Mail, Aufgabe und Notiz, Entscheidungen sind dabei entscheidend. In diesem Teil unserer Anleitung zeigen wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr diese einrichtet und was dabei zu beachten ist.

  • Ihr findet sie unter Verwaltung > Aktivitätstypen. Dort könnt Ihr einzelne Kategorien für jeden Typ festlegen (hier: Termin-Kategorien).

    Wenn Ihr auf eine Termin-Kategorie wie "Besichtigung" klickt, öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster findet Ihr weiter unten zwei Bereiche:

    • Folge-Aktivität nach Anlegen
    • Folge-Aktivität nach Erledigen

    Hier könnt Ihr festlegen, was automatisch passieren soll, nachdem Ihr einen Termin mit der Kategorie: "Besichtigung" angelegt oder erledigt haben.

    In diesem Beispiel soll etwas nach dem Anlegen des Termins passieren. Dazu müsst Ihr drei Angaben machen:

    • Aktivitätstyp: E-Mail
      (Was soll passieren? - Es soll anschließend eine E-Mail verschickt werden)
    • Automatisierungsart: Formular öffnet sich
      (Wie soll es passieren? - Die E-Mail soll nicht direkt verschickt werden, sondern es soll sich nur das E-Mail-Formular vorher öffnen)
    • Textbaustein: Terminbestätigung
      (Was soll verwendet werden? - Dieser Textbaustein soll im E-Mail-Formular ausgewählt sein)
     
  • Wenn Ihr jetzt einen Termin erstellen möchtet

    1. Klickt Ihr auf "+NEU", wählt "Neuer Termin" aus und vergebt die Termin-Kategorie "Besichtigung"
    2. Klickt dann auf "Speichern", um fortzufahren.
    3. Anschließend wird das E-Mail-Formular geöffnet und der Textbaustein "Terminbestätigung" automatisch ausgewählt.

    Der Kontakt, das Objekt, die Daten des Termins, wie Datum und Zeit und der Textbaustein selbst, werden automatisch in die E-Mail übernommen. Ihr müsst also nur noch auf Senden klicken.

  • Auf die gleiche Weise könnt Ihr andere Automatisierungen einstellen, die Euch zum Beispiel eine oder mehrere Aufgaben erstellen, nachdem Ihr eine bestimmte E-Mail verschickt, eine Notiz angelegt oder einen Termin abgeschlossen haben.

    Beispiel:

    Bei dem letzten Punkt Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe müsst Ihr ein wenig aufpassen bzw. verstehen, wie diese Automatik funktioniert.

    Die Funktion Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe macht etwas anderes, als was hier erwartet wird. Die dort hinterlegten Aktivitäten werden beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl präsentiert, um diese nach dem Erledigen anzulegen.

    D.h. die Aktivitäten, die dort aktuell hinterlegt wurden, werden erst nach Erledigen der Hauptaufgabe angelegt, nicht bereits beim Erstellen. Diese Aktivitäten sind also keine Bedingung, um die ursprüngliche Hauptaufgabe zu erledigen, sondern eine Konsequenz aus dem Erledigen der ursprünglichen Hauptaufgabe.

 

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