Automatisches Öffnen einer E-Mail mit Textbaustein nach Anlegen einer Aktivität

Jon
Jon
  • Aktualisiert

Neben den vielen Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe zu automatisieren, gibt es auch sehr hilfreiche, aber auf den ersten Blick eher unscheinbare Hilfen. Dazu gehört das Öffnen eines Textbausteins. 

  • Ein Beispiel:
    Ihr könnt einstellen, dass nachdem ein Besichtigungstermin angelegt wurde, sich automatisch das E-Mail-Formular mit dem Textbaustein für die Terminbestätigung öffnet und alle Termininformationen automatisch befüllt werden. Ihr müsst nur noch auf Senden klicken, um die Terminbestätigung final zu verschicken.

Allein das automatische Öffnen eines Textbausteins kann Euch in der regelmäßigen Anwendung eine Menge Zeit ersparen.

Gerne könnt Ihr noch bei unserem Video zu Textbausteinen vorbeischauen:

Wie wird das automatische Öffnen eines Textbausteins eingerichtet?

In dieser Anleitung zeigen wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr diese Einstellung vornehmen könnt.
  • Ihr müsst vorher bereits einen Textbaustein für die "Terminbestätigung" unter Verwaltung > Textbausteine erstellt haben. 
  • Anschließend geht Ihr auf Verwaltung > Aktivitätstypen > Termin. Hier könnt Ihr z.B. auf den Termintyp "3. Besichtigungstermin" klicken und unter Automatisierung > Folge-Aktivität nach Anlegen des Termins die gewünschte Automatisierung und den Textbaustein hinterlegen:

Was bedeuten die beiden Automatisierungsarten?

  • Formular öffnet sich = Ihr müsst selbst noch auf Senden klicken

    Legt Ihr nun ein Termin mit dem Termintyp "3. Besichtigungstermin" an, öffnet sich automatisch der ausgewählte Textbaustein "Terminbestätigung" in dem E-Mail-Formular und Ihr könnt die E-Mail sofort versenden.

  • Aktivität wird im Hintergrund angelegt = Propstack verschickt den Textbaustein automatisch zu einem definierten Sendezeitpunkt

 

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