Deal-Phasen durch Aktivitätstypen automatisieren

Christoph
Christoph
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Es gibt diverse Optionen, Euren Arbeitsalltag zu vereinfachen. Eine dieser Möglichkeiten sind Automatisierungen. Dieser Artikel behandelt genau dieses Thema, insbesondere jedoch Automatisierungen der Deal-Phasen, die Ihr durch das Versenden von E-Mails oder das Anlegen anderer Aktivitätstypen, wie Terminen, Aufgaben oder Notizen, auslösen könnt.

  • Ein Beispiel ist eine Variante, dass nach dem Senden einer E-Mail mit dem E-Mail-Typ „Angebot“ (kann von Euch festgelegt und umbenannt werden) die Deal-Phase zu „Exposé versandt“ wechseln soll (kann ebenfalls von Euch bestimmt und umbenannt werden). Sollte bisher kein Deal zu dieser Kontakt-Objekt-Beziehung existieren, wird automatisch nach dem Versand der E-Mail ein Deal erstellt, der die Deal-Phase „Exposé versandt“ erhält.

Auf diese Weise können Automatisierungen Euch dabei helfen, den Überblick über die Deals zu behalten, ohne alles manuell eintragen zu müssen.

Wichtig: Die Voraussetzung für das Funktionieren derartiger Automatisierungen ist die Verknüpfung von dem Objekt und dem Kontakt in der jeweiligen Aktivität.

Wie kann eine Deal-Phase für eine Aktivitätenkategorie festgelegt werden?

In diesem Abschnitt erklären wir Euch das genaue Vorgehen.

  • Dazu könnt Ihr unter Verwaltung > Aktivitätstypen > E-Mail die gewünschte E-Mail-Kategorie öffnen:

  • Anschließend könnt Ihr unter Nach Absenden: Nächste Dealphase z. B. Deal-Phase „Exposé verendet“ auswählen:

  • In diesem Beispiel existiert der Deal bereits in der Phase „Anfrage“ und wird durch das Verschicken der E-Mail mit dem E-Mail-Typ "Angebot" auf die Phase „Exposé versandt“ gestellt. (In dem unteren GIF wird ein Textbaustein verwendet, der Euch bereits das E-Mail Formular vollständig ausfüllt)

Weiteres Beispiel: Automatischer Dealphasen-Wechsel nach Anlegen eines Termins

Ein weiteres Beispiel für eine derartige Automatisierung bietet das Anlegen eines Termins. Häufig tritt der Fall auf, dass nach dem Anlegen eines Besichtigungstermins die Deal-Phase ebenfalls zu „Besichtigung vereinbart“ wechseln soll. Diesen Fall könnt Ihr ebenfalls dadurch abbilden, indem Ihr die neue Deal-Phase „Besichtigung vereinbart“ unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Termin-Typen > 3. Besichtigungstermin auswählt.

In diesem Beispiel wechselte die Deal-Phase nach dem Anlegen des Termins von „Exposé versandt“ zu „Besichtigung vereinbart“.

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