In Propstack könnt Ihr anhand von Deals oder Aktivitätskategorien Automatisierungen einstellen. Beispiele dafür sind, dass nach dem Erstellen eines Besichtigungstermins automatisch eine Terminbestätigung an Euch verschickt wird oder beim Verschieben eines Deals auf "Reserviert" eine Aufgabe für Euch als Objektansprechpartner hinterlegt wird. Dadurch könnt Ihr bereits einige Prozesse selbst abbilden.
In anderen Fällen, in denen es nicht um Deals oder Aktivitätskategorien geht, könnt Ihr sogenannte Automatisierungswünsche verfassen. Bitte verfasst Eure Wünsche, so wie unter "Verfassen eines Automatisierungswunsches" beschrieben.
Häufige gestellte Automatisierungswünsche
- Bei neuen Anfragen, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
- Nachdem ein Interessent automatisch angelegt wurde, eine Erst-Email verschicken
- Wenn ein Kunde Geburtstag hat, ihm eine automatische Geburtstagsmail versenden
- Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
- Beim Hinterlegen einer bestimmten Notiz, das verknüpfte Objekt automatisch auf archiviert setzen
Wie verfasse ich Automatisierungswünsche?
Automatisierungswünsche solltet Ihr nach folgendem Schema verfassen und an uns schicken:
Name: Ein-Zeiler, der die Funktion beschreibt, wie die oben angezeigten Beispiele
Auslöser: Was muss vorher passieren, damit die Automatisierung gefeuert wird?
Aktion: Was soll die Automatisierung machen?
Falls ein Textbaustein auch Bestandteil der Automatisierung ist, benötigen wir auch den Titel des von Euch angelegten Textbausteins.
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Beispiel 1:
Name: Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
Auslöser: Absage mit Absagegrund "Kein Kontakt mehr gewünscht" wurde angelegt
Aktion: Den Status des Kontaktes auf archiviert wechseln -
Beispiel 2:
Name: Bei Anfragen über die Webseite, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
Auslöser: Anfragen, die von info@meine-immobilien.de kommen sollen beachtet werden
Aktion: Den Interessenten anlegen. Außerdem den Status auf "Interessent", Newsletter auf "Ja" und Betreuer auf den Objekt-Ansprechpartner setzen
Umsetzung eines Automatisierungswunsches
Sendet Eure Automatisierungswünsche dann gern an customer-sales@propstack.de . Ein:e Kolleg:in meldet sich dann bei Euch hinsichtlich einer entsprechenden Beratung.
Wie kann ich meine geschalteten Automatisierungen prüfen?
Ist der Automatisierungswunsch umgesetzt, so werdet Ihr per E-Mail an den Absender des Auftraggebers der Automatisierung informiert und Ihr könnt die Automatisierung in der Verwaltung unter Automatisierungen einsehen und jederzeit aktivieren bzw. ausschalten.
Auf dieser Seite könnt Ihr auch über die Spalte "Zuletzt ausgeführt" einsehen, ob und wann eine Automatisierung lief und ob es ggf. zu einem Fehler kam. Dafür klickt Ihr auf das Datum bei "Zuletzt ausgeführt".