Gewerbliche Kunden und Mitarbeiter im System verwalten
In Eurer Software könnt Ihr sowohl gewerbliche Kunden als auch deren Mitarbeiter effizient verwalten. Der Unterschied zwischen gewerblichen und privaten Kunden beeinflusst die Darstellung der Kontakte und bestimmte rechtliche Vorgaben, wie die Widerrufsbelehrung. In diesem Artikel erfahrt Ihr Schritt für Schritt, wie Ihr gewerbliche Kunden anlegt, Mitarbeiter verknüpft und Aktivitäten effizient zusammenfasst.
Gewerbliche Kunden anlegen
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Legt den Firmenkontakt wie einen regulären Kontakt an und füllt die erforderlichen Felder aus, wie Name und Adresse.
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Anschließend aktiviert Ihr den Schalter "Gewerblicher Kunde".
Die Anzeige für den Kontaktnamen in der Kopfzeile ändert sich entsprechend:
Normaler Kunde Gewerblicher Kunde Es erscheint ein Briefkasten-Icon und die Schrift der Firma wird im gleichen Stil angezeigt.
WICHTIG: Der Schalter gewerblicher Kunde bewirkt nicht nur, dass sich die Anzeige des Kontaktnamens ändert, sondern hat auch Auswirkungen auf das Rechtsformular: Bei gewerblichen Kunden erscheinen nicht die 2 Checkboxen zur Widerrufsbelehrung, da dies nicht für Firmen notwendig ist.
Mitarbeiter zu einer Firma zuweisen
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Wenn Ihr die Mitarbeiter einer Firma ebenfalls im System erfassen wollt, legt Ihr jeden Mitarbeiter als normalen Kontakt an.
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Anschließend verknüpft Ihr die Firma mit den Mitarbeitern. Das geht über das Feld Verknüpfte Kontakte:
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Beim Verknüpfen eines Mitarbeiters mit der Firma könnt Ihr optional einstellen, ob die Kontaktdaten übertragen werden sollen. Dafür setzt Ihr den entsprechenden Haken:
TIPP: Über das Feld Typ könnt Ihr z.B. die Position des Kontakts im Unternehmen festhalten, wie z.B. Geschäftsführer.
Beim Setzen des Hakens werden bestimmte Felder von dem Kontakt, in dem Ihr Euch befindet, zu dem verknüpften Kontakt sofort übertragen. Wenn sich die Daten im Hauptkontakt ändern, werden sie automatisch auf die verknüpften Kontakte, bei denen der Haken gesetzt ist, übertragen.
Wenn Ihr die Daten in den verknüpften Kontakten ändert, passiert nichts im Hauptkontakt.
Standardmäßig werden die folgenden 3 Felder übertragen:
- Firma
- Adresse 2
- Webseite 2
Ihr könnt auch selber unter Kontakteinstellungen > Übertragene Felder bei verknüpften Kontakten bestimmen, welche Felder bei der Übertragung verwendet werden. Dort könnt Ihr neben bestimmten Standardfeldern von Propstack auch Custom Felder auswählen!
Aktivitäten von verknüpften Kontakten einbeziehen
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Öffnet den Firmenkontakt, mit dem die Mitarbeiter verknüpft sind.
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Die verknüpften Kontakte können optional in den Aktivitäten des Firmenkontaktes einbezogen werden, falls Ihr die Aktivitäten aller Kontakte der Firma zusammengefasst sehen möchtet. Dafür setzt Ihr in den Aktivitäten den Filter Aktivitäten von verknüpften Kontakten einbeziehen und wählt die gewünschten Kontakte aus:
Dieser Filter wird gespeichert, sodass Ihr beim erneuten Aufruf des Kontaktes nicht immer wieder den Filter setzen müsst, um alle Aktivitäten zu sehen.
Hinweis: Damit dieser Filter erscheint, tragt bitte unter Verwaltung > Kontakteinstellungen > Übertragene Felder bei verknüpften Kontakten das Feld "Firma" ein.
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