Kontakte in Arbeitslisten oder Smart-Views speichern
Kontakte lassen sich einfach in Arbeitslisten oder Smart-Views speichern, um sie später gezielt zu verwalten und weitere Aktionen auszuführen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Smart-Views auf dynamischen Filtern basieren. Das bedeutet, dass sich die Kontakte in der Liste automatisch ändern, wenn sich die Filterkriterien ändern. Arbeitslisten sind hingegen statisch, das heißt, einmal hinzugefügte Kontakte bleiben in der Liste, bis Ihr sie manuell entfernt oder neue hinzufügt.
Unterschiede zwischen Smart-Views und Arbeitslisten
Der wichtigste Unterschied zwischen Smart-Views und Arbeitslisten liegt in der Art, wie sie mit Kontakten umgehen:
- Smart-Views basieren auf dynamischen Filtern. Das bedeutet, dass die Kontaktliste sich automatisch aktualisiert, wenn neue Kontakte den festgelegten Filterkriterien entsprechen. Dadurch bleibt die Liste immer aktuell, ohne dass Ihr manuell eingreifen müsst.
- Arbeitslisten hingegen sind statisch. Einmal hinzugefügte Kontakte bleiben in der Liste, bis Ihr sie manuell entfernt oder neue Kontakte hinzufügt. Die Liste verändert sich also nicht von selbst.
Diese beiden Ansätze bieten je nach Anwendungsfall unterschiedliche Vorteile. Smart-Views eignen sich ideal, wenn Ihr eine automatisch aktualisierte Liste benötigt. Arbeitslisten sind praktisch, wenn Ihr eine feste Kontaktgruppe verwalten wollt, die sich nicht von selbst ändert.
Wie lege ich eine Arbeitsliste an?
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Wählt zunächst die gewünschten Kontakte aus, indem Ihr die Checkbox neben den Kontakten markiert.
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Im Menü oben rechts findet Ihr die Schaltfläche Aktionen. Klickt darauf und wählt die Option Arbeitsliste erstellen.
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Vergebt nun einen Namen für die neue Arbeitsliste. Ihr habt außerdem die Möglichkeit, die Liste für andere Nutzer oder Teams freizugeben, sodass diese auch darauf zugreifen können. Dies ist nützlich, wenn mehrere Personen oder Abteilungen mit den gleichen Kontakten arbeiten.
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Falls Ihr bereits bestehende Arbeitslisten habt, müsst Ihr nicht jedes Mal eine neue Liste erstellen. Ihr könnt Kontakte auch in eine vorhandene Arbeitsliste hinzufügen oder aus einer Liste entfernen. Dazu wählt Ihr ebenfalls die Aktionen-Funktion aus.
Zugriff auf erstellte Arbeitslisten
Unter Arbeitslisten im Kontakte-Bereich könnt Ihr alle erstellten Listen einsehen. Klickt einfach auf den Namen einer Liste, um alle darin gespeicherten Kontakte anzuzeigen. Zudem habt Ihr die Möglichkeit, die Liste zu bearbeiten oder zu löschen, indem Ihr mit der Maus über die Liste fahrt. Hier erscheinen dann das Bleistift-Symbol zum Bearbeiten und das Papierkorb-Symbol zum Löschen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Arbeitsliste nachträglich bearbeiten?
Ja, Ihr könnt jederzeit den Namen ändern oder die Freigabeoptionen anpassen, indem Ihr auf das Bleistift-Symbol klickt, das erscheint, wenn Ihr über die Liste fahrt.
Sind Smart-Views besser als Arbeitslisten?
Das kommt darauf an, wie flexibel Eure Listen sein sollen. Wenn Ihr eine dynamische Liste benötigt, die sich automatisch aktualisiert, dann sind Smart-Views die bessere Wahl. Für eine statische Liste, die Ihr manuell verwaltet, sind Arbeitslisten ideal.
Kann ich Kontakte aus mehreren Arbeitslisten gleichzeitig entfernen?
Nein, das Entfernen von Kontakten muss für jede Arbeitsliste einzeln durchgeführt werden. Ihr könnt jedoch durch die Filteroptionen gezielt nach bestimmten Kontakten suchen und sie so schneller finden und bearbeiten.