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Unterkontakte haben Vorteil, dass beim Anschreiben des Hauptkontaktes per E-Mail automatisch beide, also Hauptkontakt und Unterkontakt, ausgewählt und angeschrieben werden können:
In dieser Anleitung erklären wir Euch, wie Ihr Unterkontakte anlegen und verwalten könnt. In diesem Video stellen wir Euch die Funktion ebenfalls ausführlich vor:
Wie lege ich Unterkontakte an?
In diesem Abschnitt unserer Anleitung erklären wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr Unterkontakte anlegen könnt.
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Um einen Unterkontakt anzulegen, öffnet Ihr zunächst den Hauptkontakt. Unter den Stammdaten findet Ihr standardmäßig die Option "Unterkontakt hinzufügen":
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Anschließend öffnet sich ein Fenster mit den typischen Feldern zu einem Kontakt. Dort könnt Ihr ebenfalls alle Daten zu der Person (Unterkontakt) eintragen.
Nachdem Ihr den Unterkontakt angelegt habt, erscheint dieser im Hauptkontakt neben dem Namen des Kontaktes.
Was ist beim Versand von E-Mails zu beachten?
Tragt Ihr eine E-Mail-Adresse im Unterkontakt ein, wird diese automatisch in CC jeder E-Mail gesetzt, die an den Hauptkontakt geht. Wenn ein Kontakt mit einem Unterkontakt eine Massen-Mail erhält, werden ebenfalls beide automatisch angeschrieben! Wenn Ihr dies nicht möchtet, könnt Ihr diese Funktion unter Verwaltung > E-Mail Einstellungen > Unterkontakte ignorieren (bei Massenmails) deaktivieren.
Wie erstelle ich ein individuelles Unterkontakt-Formular?
In diesem Abschnitt erklären wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr ein Unterkontakt-Formular einrichten könnt.
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Dazu geht Ihr in der Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage oben rechts auf die Drei Punkte und dann auf Unterkontakt-Formular.
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Es öffnet sich ein Pop-up und an der Stelle müsst Ihr alle Felder einfügen, die Ihr in der Maske braucht. Damit erstellt Ihr die Unterkontakt-Maske nach Euren Bedürfnissen komplett neu.
Wichtig: Hier könnt Ihr für den Unterkontakt auch die Kontakterlaubnis einstellen, die in der Standardmaske nicht hinterlegt ist.
Wie lösche oder trenne ich einen Unterkontakt von einem Hauptkontakt?
Dazu geht Ihr in der Unterkontakt-Maske auf die drei Punkte oben rechts und wählt entweder Löschen oder vom Oberkontakt trennen aus.
Bitte beachtet, dass ein Unterkontakt, der vom Hauptkontakt getrennt wurde, nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Wie kann ich nach Unterkontakten filtern?
In Kontakte könnt Ihr auch direkt nach Unterkontakten filtern und Folgendes eingeben:
Das Filterergebnis zeigt nicht direkt den Unterkontakt in der Maske an, aber dafür den Hauptkontakt, in dem sich der Unterkontakt befindet.