- Wie wird ein Termin erstellt?
- Wie kann eine Termineinladung versendet werden?
- Wie kann ein Termin nachträglich bearbeitet und abgeschossen werden?
Wie wird ein Termin erstellt?
In diesem Teil unserer Anleitung zeigen wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr einen Termin erstellen könnt.
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Einen Termin könnt Ihr ganz einfach über den "Neu"-Button oben rechts erstellen
Oder über den "+ Neuer Termin"-Button, unter CRM > Kalender, oben rechts erstellen.
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Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Ihr Euren Termin genau definieren können.
Nachdem Ihr den Termin gespeichert habt, findet Ihr diesen sowohl im Kalender als auch in den Aktivitäten der verknüpften Kontakte, Objekte oder Projekte.
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Titel |
Hier setzt Ihr den Titel des Termins - je nach Terminkategorie wird dieser auch automatisch vergeben. |
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Termin von/bis |
Hier tragt Ihr den Terminzeitraum ein. Bei einer Terminüberschneidung in Eurem Kalender wird die Zeit rot dargestellt. |
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Puffer |
Die Pufferzeit wird im Kalender vor und nach dem Termin grafisch dargestellt. Die Funktion kann als Wegzeit verwendet werden und dient dazu Zeitstress zu vermeiden. Der Puffer wird nicht zu Outlook synchronisiert. |
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Kategorie |
Mit der Kategorie bestimmt Ihr die Terminart. Je nach Terminart können verschiedene Folgeaktionen ausgelöst werden. |
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Zuweisen an |
Hier tragt Ihr den verantwortlichen Mitarbeiter(Nutzer) ein. |
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Kontakte / Objekte/ Projekte |
Hier werden alle für den Termin relevanten Kontakte, Objekte und Projekte verknüpft. |
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Abonnenten |
Als Abonnent eingetragene Nutzer werden über Neuigkeiten zum Termin benachrichtigt (z.B. neue Kommentare oder erledigte Aufgaben) und der Termin wird auch im Kalender des Abonnenten angezeigt. |
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Ort |
Hier wird der Ort des Termins eingetragen. Bei der Kategorie Besichtigungstermin wird z. B. automatisch die Objektadresse hinterlegt. |
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Privater Termin |
Termine könnt Ihr als privat markiert werden. |
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Teams-Besprechung |
Für alle Nutzer von Microsoft 365 gibt es im Terminformular diese Option. Ihr könnt hier Microsoft-Teams Einladungen direkt im Termin erstellen. |
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Teilnehmer einladen |
Hier können externe Personen, die nicht als Kontakt in Propstack angelegt sind, zum Termin eingeladen werden |
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Ressourcen |
Üblicherweise handelt es sich bei den Ressourcen um Konferenzräume, KFZ, hochwertige Kameras oder Ähnliches. |
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Massen-Termin |
Mit der Massentermin-Funktion generiert Ihr einen Buchungslink für Interessenten, um Besichtigungstermine schnell und einfach koordinieren zu können. |
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Erinnerung |
Hier könnt Ihr eine interne Erinnerung für den zugewiesen Nutzer einstellen, die zu dem gewünschten Zeitpunkt innerhalb von Propstack aufploppt. |
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Kunden-Erinnerung |
Mit der Kunden-Erinnerung könnt Ihr Kontakte per E-Mail bzw. SMS an bevorstehende Termine erinnern. |
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Merkmale |
Mit den Merkmalen könnt Ihr optional Termine intern weiter klassifizieren. Merkmale erstellt ihr unter |
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Anhänge |
Hier könnt Ihr z. B. Dokumente an den Termin anhängen |
Natürlich werden Termine auch durch Google- oder Microsoft-Verbindungen synchronisiert, nur bietet die Erstellung über Propstack wesentlich mehr Funktionen an.
Wie kann eine Termineinladung versendet werden?
Um nun eine Termineinladung an die verknüpften Kontakte zu verschicken, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.
- Wählt Ihr beim Anlegen des Termins bereits eine der hinterlegten Kategorien (z. B. Erstbesichtigungstermin, Besichtigungstermin ...) aus, öffnet sich nach dem Speichern des Termins automatisch der passende Textbaustein mit der Terminbestätigung, die Ihr mit einem Klick direkt versenden könnt:
- Wählt Ihr hingegen keine entsprechende Terminkategorie aus oder möchtet die Terminbestätigung nachträglich erneut versenden, öffnet Ihr den Termin im Kalender und klickt auf Folge-Aktivität > Terminbestätigung senden. Es öffnet sich nun ebenfalls der passende E-Mail-Textbaustein mit der Bestätigungsmail.
Wie kann ein Termin nachträglich bearbeitet und abgeschossen werden?
Nach einem Termin solltet Ihr jeweils im Termin dokumentieren, ob dieser stattgefunden hat oder nicht, da Ihr Euch mit dieser Funktion auch mögliche automatische Folgen, wie das Objektfeedback, einbauen könnt. Um den Termin nachträglich zu bearbeiten, öffnet Ihr den Termin und klickt auf Bearbeiten.
Möchtet Ihr nur den Terminzeitpunkt anpassen, reicht ein Klick auf das jeweilige Datum im Terminfenster. Dadurch wird eine praktische Datumsauswahl angezeigt, ähnlich wie im Bearbeitungsmodus. Das ausgewählte Datum wird direkt gespeichert. Wenn das Datum ein von-bis-Datum ist, also aus 2 Daten besteht, sind sie auch einzeln anklickbar.