Die Datenpflege-Assistenten ermöglichen Ihnen Datenqualität im richtigen Moment sicherzustellen. Dieses neue Feature hilft Ihnen, wichtige Informationen zu Deals, Kontakten oder Objekten genau dann von Ihren Mitarbeitern einzufordern, wenn sie relevant werden.
Was ist der Datenpflege-Assistent?
Der Datenpflege-Assistent ist ein Feature für Admins, die sicherstellen möchten, dass ihre Nutzer notwendige Daten zum richtigen Zeitpunkt eines Deals erfassen. Unvollständige oder fehlende Daten sind eine häufige Herausforderung in jedem CRM-System, besonders in größeren Organisationen, wo mehrere Personen am selben Deal arbeiten und Informationen zwischen Teams weitergegeben werden.
Anstatt nur auf Pflichtfelder zu setzen, bietet der Datenpflege-Assistent einen flexiblen Weg, um festzulegen, wann bestimmte Daten während des Deal-Lebenszyklus ausgefüllt werden müssen – egal ob diese aus dem Deal selbst, verknüpften Kontakten oder Objekten stammen.
Typische Einsatzszenarien für den Datenpflege-Assistenten
- Bei der Vorbereitung eines Notartermins können Sie im Kontakt Pflichtfelder definieren, um alle erforderlichen Geldwäsche-Angaben Ihres Interessenten zu erfassen und den Notar-Fragebogen vollständig vorzubereiten.
- Nach Abschluss des Notartermins legen Sie im Objekt-Datensatz Pflichtfelder wie den realisierten Kaufpreis und das Fälligkeitsdatum fest, damit Ihre Buchhaltung die Maklerprovision ohne Verzögerung korrekt in Rechnung stellen kann.
Warum werden die Datenpflege-Assistenten eingeführt?
Beim Durchlaufen verschiedener Deal-Phasen werden unterschiedliche Informationen relevant. Mit den Datenpflege-Assistenten können Sie:
- Die manuelle Datenkorrektur im Nachhinein reduzieren
- Eine bessere Datenvollständigkeit über alle Datensatztypen hinweg sicherstellen
So funktioniert der Datenpflege-Assistent
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Gehen Sie zur Verwaltung > Datenpflege.
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Klicken Sie auf "Neuen Assistenten erstellen". Geben Sie einen aussagekräftigen Titel und einen Text ein, der dem Nutzer angezeigt wird, wenn der Datenpflege-Assistent erscheint.
Dies sollte klar erklären:
- Warum die Daten benötigt werden
- Was der Nutzer ausfüllen soll
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Wählen Sie die Deal-Phase aus, bei der der Assistent ausgelöst werden soll.
Wichtig: Der Datenpflege-Assistent wird nur für Nutzer angezeigt, wenn eine Phase definiert ist.
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Wählen Sie die Felder aus, die ausgefüllt werden müssen, wenn der Assistent aktiviert wird. Sie können Felder aus folgenden Quellen auswählen:
- dem Deal
- dem verknüpften Kontakt
- dem verknüpften Objekt
Diese Felder werden in der Seitenansicht angezeigt und müssen ausgefüllt werden, um fortzufahren.
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Fahren Sie mit der Maus über den erstellten Assistenten und klicken Sie auf das Augen-Symbol, um eine Vorschau anzuzeigen und zu sehen, wie der Assistent für Ihre Nutzer aussehen wird.
Anwendung bei Deals
Es gibt zwei verschiedene Fälle, wie der Datenpflege-Assistent für Nutzer erscheint:
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Wenn ein Nutzer manuell einen Deal in eine Phase verschiebt, für die ein Datenpflege-Assistent konfiguriert wurde, oder in eine Phase, die weiter fortgeschritten ist:
- Die Datenqualitäts-Assistent Seitenansicht öffnet sich automatisch
- Der Benutzer sieht Titel, Anweisungen und erforderliche Felder
- Der Benutzer wird aufgefordert, die fehlenden Informationen einzugeben
Bei Ausfüllen der Informationen:
- Die eingegebenen Daten werden gespeichert
- Die Deal-Phase wird aktualisiert
- Eine Deal-Aktivität wird automatisch protokolliert
Wenn der Nutzer ohne Ausfüllen schließt:
- Die Deal-Phase wird nicht gespeichert
- Die Seitenansicht kann erneut geöffnet werden, wenn sie versuchen, den Deal erneut zu verschieben
Der Datenpflege-Assistent blockiert in diesem Fall - der Deal kann nicht aktualisiert werden, ohne die erforderlichen Daten auszufüllen (genau wie bei Pflichtfeldern).
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Was passiert, wenn eine Deal-Phase automatisch aktualisiert wird und eine Phase mit einem Datenpflege-Assistenten erreicht:
- Der Deal wird gespeichert und auf die neue Phase aktualisiert
- Ein Deal-Warnhinweis wird ausgelöst, weil erforderliche Informationen noch fehlen. Der Warnhinweis wird angezeigt in:
- Der Deal-Listenansicht
- Der Kanban-Ansicht
- Der Detailansicht des Deals
- Zusätzlich erhält der Deal-Nutzer eine Benachrichtigung über die Glocke
- Mit einem Deal-Warnhinweis wird der Deal für manuelle Änderungen gesperrt:
- Der Deal kann nicht manuell aktualisiert werden, bis die fehlenden Daten über den Datenpflege-Assistenten ausgefüllt sind
- Automatisierungen können den Deal jedoch weiterhin voranbringen — die Sperre gilt nur für manuelle Nutzeraktionen
- Wenn der Benutzer auf die Benachrichtigung oder den Deal-Warnhinweis klickt, öffnet sich die Datenpflege-Assistent-Seitenansicht, die es ihm ermöglicht, die erforderlichen Informationen auszufüllen.
Kategorie für Datenpflege
In den Einstellungen unter 'Kategorie für Datenpflege' können Sie die Notizkategorie auswählen, die automatisch für alle Datenpflege-Aktionen verwendet wird. Als Standard ist bereits die Kategorie 'Datenpflege' hinterlegt. Diese Standardkategorie hat die Eigenschaften "Nach Speichern nicht editierbar" und "Im Eigentümer-Report ausgeblendet".
Wenn keine Kategorie eingetragen ist, wird auch keine Aktivität bei der Datenpflege erstellt.
Sie können bei Bedarf in den Einstellungen eine andere Kategorie auswählen.
Sobald eine Kategorie definiert ist, erzeugt das System für jede ausgelöste Aktion eine Datenpflege-Notiz in dieser Kategorie. Neue Notizkategorien legen Sie im Admin-Bereich unter Aktivitätstypen an.
Häufig gestellte Fragen
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Werden meine bestehenden Deals automatisch auf die neue Struktur umgestellt?
Ja, künftige Phasenwechsel in bestehenden Deals werden vom Assistenten begleitet. -
Kann ich den Deal trotz Deal-Warnhinweis absagen?
Ja, der Deal-Warnhinweis blockiert nur Phasenwechsel ohne vollständige Daten, nicht aber das Absagen eines Deals. -
Sind auch Custom-Felder auswählbar?
Ja, Sie können neben Standardfeldern auch eigene Custom-Felder als Pflichtfelder einbinden. -
Warum kann ich bei einem Assistenten eine bestimmte Dealphase nicht mehr auswählen, die es gibt?
Euch wird die Dealphase nicht mehr angezeigt, weil sie bereits in einem anderen Assistenten genutzt wird und im System pro Assistent nur eine Dealphase aktiv wählbar sein kann. Sobald eine Phase in einem Assistenten eingebunden ist, sperrt das System diese Phase für alle anderen Assistenten. Wenn Ihr die Phase hier wieder nutzen möchtet, müsst Ihr sie zunächst im anderen Assistenten entfernen oder durch eine andere Phase ersetzen. Danach steht Euch die Dealphase wieder uneingeschränkt zur Auswahl. -
Kann ein manueller Wechsel der Dealphase auch in der App durchgeführt werden?
Nein, sobald Pflichtfelder fehlen, kann die Dealphase in der App nicht geändert werden. Es kommt zu einem Fehler. Die Phasen-Wechsel sind in der App nicht möglich, solange die erforderlichen Informationen nicht in der Desktop-Version von Propstack ausgefüllt wurden.