Absagegründe helfen euch dabei, Absagen zu Immobilien strukturiert zu erfassen und auszuwerten. Diese Funktion ermöglicht es, gezielt nachzuvollziehen, warum Deals nicht zustande kommen. Dieser Artikel erklärt, wie ihr Absagegründe einrichten, anpassen und effektiv nutzen könnt.
Warum Absagegründe wichtig sind
Durch die systematische Erfassung von Absagegründen könnt ihr wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Ihr erfahrt, an welchen Stellen eures Verkaufsprozesses es häufig zu Absagen zu Immobilien kommt und aus welchen Gründen potenzielle Deals scheitern. Diese Informationen helfen euch, eure Prozesse zu optimieren und gezielter auf Kundenbedenken einzugehen.
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Navigiert in eurem System zu Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Absagegründe. Hier findet ihr eine Übersicht aller vorhandenen Absagegründe oder könnt neue erstellen.
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Klickt auf "+ Absagegrund hinzufügen", um einen neuen Absagegrund zu erstellen. Gebt im Feld "Name" eine eindeutige Bezeichnung ein, die den Absagegrund klar beschreibt, zum Beispiel "Erbengemeinschaft" oder "Finanzierung nicht möglich".
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Im Bereich "Benutzer mit Zugriffsrechten" und "Teams mit Zugriffsrechten" könnt ihr bestimmen, welche Mitarbeiter oder Teams diesen Absagegrund verwenden dürfen. Lässt ihr diese Felder leer, haben alle Benutzer Zugriff.
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Über das Feld "Anzeigen nur bei folgenden Pipelines" könnt ihr den Absagegrund auf bestimmte Pipelines beschränken. So könnt ihr beispielsweise festlegen, dass der Grund "Ausstattung nicht passend" nur in Käufer- oder Mieter-Pipelines erscheint, aber nicht in Eigentümer-Deals.
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Im Bereich "Übersetzungen" müsst ihr mindestens den "Öffentlichen Namen (DE)" eintragen. Dies ist der Text, der den Interessenten angezeigt wird. Ohne diesen Eintrag wird der Absagegrund nicht auf der Objekt-Feedback-Landingpage angezeigt. Mehr Informationen zur Feedback-Landingpage findet ihr im Artikel Feedback-Landing-Page.
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Damit ihr Absagegründe in mehreren Sprachen anbieten könnt, müsst ihr zunächst die verfügbaren Kontakt-Sprachen in den Kontakteinstellungen aktivieren. Navigiert dazu zu Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Mögliche Kontakt-Sprachen. Hier könnt ihr weitere Sprachen wie Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch hinzufügen.
Erst wenn diese Sprachen im System aktiviert sind, werden in der Maske der Absagegründe die entsprechenden Übersetzungsfelder angezeigt. Tragt in diese Felder die passenden Übersetzungen für den öffentlichen Namen des Absagegrundes ein. So stellt ihr sicher, dass der Absagegrund auch internationalen Interessenten in deren bevorzugter Sprache angezeigt wird.
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Unter "Folge-Aktionen nach der Erstellung der Absage" könnt ihr automatische Aktionen festlegen, die bei Verwendung dieses Absagegrundes ausgelöst werden. Mögliche Aktionen sind:
- Aufgabe: Erstellt automatisch eine Aufgabe
- E-Mail: Sendet automatisch eine E-Mail
- Entscheidung: Löst einen vordefinierten Prozess aus
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Klickt abschließend auf "Speichern", um den neuen Absagegrund zu aktivieren oder eure Änderungen zu übernehmen.
Ein gut strukturiertes System von Absagegründen verbessert nicht nur eure internen Prozesse, sondern liefert auch wertvolle Daten für strategische Entscheidungen. Je genauer ihr wisst, warum Interessenten absagen, desto besser könnt ihr eure Angebote und Prozesse anpassen.
Anwendung der Absagegründe im Tagesgeschäft
Wenn ein Deal nicht zustande kommt, wird er auf "Abgesagt" gesetzt und mit einem passenden Absagegrund versehen. Dies kann auf zwei Arten geschehen:
- Manuell durch einen Mitarbeiter, der den Deal auf "Abgesagt" setzt und einen passenden Grund auswählt
- Automatisch, wenn ein Interessent über eine Formularansicht selbst angibt, kein Interesse mehr zu haben und einen Absagegrund wählt
In beiden Fällen wird der Deal automatisch auf "Abgesagt" gesetzt und der gewählte Grund dokumentiert. Dies ermöglicht später detaillierte Auswertungen zu den häufigsten Absagegründen.
Achtet unbedingt darauf, dass bei jedem Absagegrund im Feld "Öffentlicher Name (DE)" ein Wert eingetragen ist. Ohne diese Angabe erscheint der Absagegrund nicht auf der Objekt-Feedback-Landingpage und in der Auswahlliste, auch wenn er aktiv ist. Details zur Einrichtung der Feedback-Landingpage findet ihr unter Feedback-Landing-Page.
Auswertung der Absagegründe im Tagesgeschäft
Die Erfassung von Absagegründen ist nur dann wertvoll, wenn ihr diese Daten auch auswerten könnt. Hierfür bietet das System verschiedene Möglichkeiten:
Im Reiter "Aktivitäten" eines Objekts könnt ihr die Absagegründe gezielt filtern und so einen schnellen Überblick über die häufigsten Gründe für Absagen bei diesem Objekt erhalten. Diese Filtereinstellung könnt ihr auch als Smart View speichern, wodurch ihr jederzeit mit einem Klick Zugriff auf diese Auswertung habt.
Alternativ ist es möglich, die Absagegründe über die Eigentümer-Report-Landing-Page auszuwerten. Dort werden die Absagen übersichtlich zusammengefasst und können dem Eigentümer direkt präsentiert werden. Dies ist besonders hilfreich bei Eigentümergesprächen, um faktenbasiert zu erklären, warum ein Objekt möglicherweise schwer zu vermarkten ist.
Durch die regelmäßige Analyse der Absagegründe könnt ihr nicht nur eure Beratung verbessern, sondern auch frühzeitig potenzielle Probleme bei der Vermarktung erkennen und entsprechend gegensteuern.
Häufig gestellte Fragen
Können wir eigene, individuelle Absagegründe erstellen?
Ja, ihr könnt beliebig viele eigene Absagegründe erstellen, die euren spezifischen Geschäftsprozessen entsprechen.
Wie kann ich auswerten, welche Absagegründe am häufigsten vorkommen?
Ihr habt mehrere Möglichkeiten: Im Reiter "Aktivitäten" eines Objekts könnt ihr nach Absagegründen filtern und diese als Smart View speichern für schnellen Zugriff. Alternativ könnt ihr die Absagegründe über die Eigentümer-Report-Landing-Page auswerten, was besonders bei Eigentümergesprächen hilfreich ist. Für umfassendere Analysen bietet der Bereich "Auswertungen" spezielle Reports, die zeigen, welche Gründe bei welchen Objekttypen oder Pipelines besonders häufig auftreten.
Können Interessenten selbst Absagegründe eingeben?
Nein, Interessenten können nur aus den vordefinierten Absagegründen wählen. Dies gewährleistet eine einheitliche Datenstruktur für spätere Auswertungen. Alternativ könnt ihr einen Absagegrund "Sonstiges" anlegen, bei dem Interessenten die Möglichkeit haben, einen individuellen Kommentar zu hinterlassen.