Weitere E-Mail-Adresse verbinden

Jon
Jon
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In dieser Anleitung zeigen wir Euch, wie Ihr zusätzliche E-Mailkonten in Propstack einrichten könnt. Wichtig ist die Überlegung, für welchen Zweck das E-Mailkonto verwendet werden soll. Wir unterscheiden wie folgt: 

Persönliches E-Mailkonto

  • Wird direkt im Nutzer-Account eingerichtet
  • Ein- und ausgehende E-Mails werden auf den Nutzer-Account geschlüsselt
  • Es können zusätzlich Lese- und Schreibrechte für andere Nutzer-Accounts erteilt werden
  • Pro Nutzer kann nur ein persönliches E-Mailkonto eingerichtet werden.

Allgemeines E-Mailkonto bzw. zusätzliches E-Mailkonto

  • Wird in einem sogenannten "Technischen Nutzer-Account" eingerichtet
  • Ein- und ausgehende E-Mails werden auf den technischen Nutzer-Account geschlüsselt
  • Es können zusätzlich Lese- und Schreibrechte für andere Nutzer-Accounts erteilt werden
  • Es können beliebig viele technische Nutzer-Accounts angelegt werden

Zusammengefasst sollte für ein E-Mailkonto, das hauptsächlich von einem Nutzer-Account verwendet wird, das persönliche E-Mailkonto gewählt werden. Benötigt ein Nutzer weitere E-Mailkonten oder soll das E-Mailkonto von mehreren Nutzer-Accounts verwendet werden, dann muss zunächst ein technischer Nutzer-Account erstellt werden. In dieser Anleitung erklären wir die genaue Einrichtung von E-Mailkonten: 

Email-Konto verbinden 
 
Hier findet Ihr unsere Video-Anleitung: 

Was ist ein technischer Nutzer und wie kann ich ihn anlegen?

Technische Nutzer erfüllen den Zweck, mit einem E-Mailkonto verbunden zu werden, ohne selbst aktiv im System zu operieren. Es sind also keine Nutzer-Accounts, mit denen man sich im Propstack anmelden kann und dienen nur dem Zweck, weitere Mailkonten in Propstack anzubinden.

Um diese anzulegen, müsst Ihr in der Verwaltung > E-Mail Konten > + Neuer E-Mail Nutzer einen technischen Nutzer anlegen.

TIPP: Ein zum E-Mailkonto passender Name für den technischen Nutzer, wie beispielsweise "info@", hilft der späteren Zuordnung und kann jederzeit selbstständig angepasst werden.

Wichtig: Was ist bezüglich der Login-Mailadresse zu beachten?

Habt Ihr ein Mailkonto, wie z.B. info@immobilienmakler.de, das als technischer Nutzer-Account verwendet werden soll, dann darf dieses nicht als Login-Mailadresse in einem Nutzer-Account und auch nicht als persönliches Mailkonto eingerichtet sein.

  • Die Login-Mailadresse ist die, die im Nutzer-Account unter Stammdaten hinterlegt ist: 

    Bildschirmfoto 2024-10-04 um 19.05.14.png

  • Dieses findet Ihr ebenfalls im geöffneten Nutzer-Account, etwas weiter unten, unter E-Mail-Einstellungen: 

    Bildschirmfoto 2024-10-04 um 19.05.14.png

Wie richte ich ein E-Mailkonto in einem technischen Nutzer-Account ein?

Wurde ein technischer Nutzer angelegt, so könnt Ihr nun als Admin über Verwaltung > Nutzer in dessen Nutzer-Einstellungen eine Verknüpfung zum entsprechenden E-Mailkonto herstellen. Die Einrichtung funktioniert genau wie bei einem persönlichen E-Mailkonto, eine detaillierte Anleitung findet Ihr in dieser Anleitung: E-Mailkonto verbinden

Fragen und Antworten zum Thema

In diesem Abschnitt findet Ihr Fragen und Antworten zur genaueren Konfiguration von technischen Nutzer-Accounts.

  • Nachdem Ihr nun die weiteren E-Mailkonten eingerichtet habt, müsst Ihr noch entscheiden, welchen Nutzern jeweils Zugriff auf diese zusätzlichen E-Mailkonten gewährt werden soll.

    Dazu öffnet Ihr erneut unter Verwaltung > Nutzer das jeweilige Nutzerprofil und scrollt runter zu den E-Mail-Einstellungen:

    Unter Zugriff auf E-Mail-Konten anderer Nutzer entscheidet Ihr, welche E-Mailkonten für dieses Nutzerprofil ebenfalls in der Mailbox einsehbar sein sollen.

    Über E-Mailversand über Konten anderer Nutzer stellt Ihr zusätzlich ein, von welchen E-Mailkonten dieses Nutzerprofil E-Mails versenden kann. Im Bildbeispiel empfängt dieser Nutzer zusätzlich zu seinen eigenen nun auch die E-Mails seines Kollegen Thomas. Er kann außerdem über die E-Mail-Adresse von Thomas E-Mails versenden. Als Admin können wir den Zugriff anfordern.

  • Über das Feld Standard E-Mail Absender könnt Ihr dann zusätzlich einstellen, welches E-Mailkonto für diesen Nutzer standardmäßig als Absender beim Erstellen einer neuen E-Mail im Feld 'Von' gesetzt sein soll. Wenn nichts ausgewählt ist, ist der Standard-Absender der eigene Nutzer.

  • Künftig könnt Ihr dann unter CRM > Mailbox zwischen allen verknüpften Konten hin und her schalten, um die zugeordneten Mails beider Konten zu sehen.

    Hinweis: Sollte das Mail Konto in der Mailbox dennoch nicht sichtbar sein, dann entleert bitte den Cache des Browsers einmal.

  • Bei der Erstellung einer neuen E-Mail habt Ihr nun die Möglichkeit, durch einen Klick auf das 'Von'-Feld jederzeit die Absender-E-Mail-Adresse zu wechseln.

  • Solltet Ihr technische Nutzer-Konten entfernen möchten, dann kontaktiert hierzu gerne unser Service-Team

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