Persönliches E-Mailkonto
- Wird direkt im Nutzer-Account eingerichtet
- Ein- und ausgehende E-Mails werden auf den Nutzer-Account geschlüsselt
- Es können zusätzlich Lese- und Schreibrechte für andere Nutzer-Accounts erteilt werden
- Pro Nutzer kann nur ein persönliches E-Mailkonto eingerichtet werden.
Allgemeines E-Mailkonto bzw. zusätzliches E-Mailkonto
- Wird in einem sogenannten "Technischen Nutzer-Account" eingerichtet
- Ein- und ausgehende E-Mails werden auf den technischen Nutzer-Account geschlüsselt
- Es können zusätzlich Lese- und Schreibrechte für andere Nutzer-Accounts erteilt werden
- Es können beliebig viele technische Nutzer-Accounts angelegt werden
Zusammengefasst sollte für ein E-Mailkonto, das hauptsächlich von einem Nutzer-Account verwendet wird, das persönliche E-Mailkonto gewählt werden. Benötigt ein Nutzer weitere E-Mailkonten oder soll das E-Mailkonto von mehreren Nutzer-Accounts verwendet werden, dann muss zunächst ein technischer Nutzer-Account erstellt werden. In dieser Anleitung erklären wir die genaue Einrichtung von E-Mailkonten:
Email-Konto verbindenWas ist ein technischer Nutzer und wie kann ich ihn anlegen?
Technische Nutzer erfüllen den Zweck, mit einem E-Mailkonto verbunden zu werden, ohne selbst aktiv im System zu operieren. Es sind also keine Nutzer-Accounts, mit denen man sich im Propstack anmelden kann und dienen nur dem Zweck, weitere Mailkonten in Propstack anzubinden.
Um diese anzulegen, müsst Ihr in der Verwaltung > E-Mail Konten > + Neuer E-Mail Nutzer einen technischen Nutzer anlegen.
TIPP: Ein zum E-Mailkonto passender Name für den technischen Nutzer, wie beispielsweise "info@", hilft der späteren Zuordnung und kann jederzeit selbstständig angepasst werden.
Wichtig: Was ist bezüglich der Login-Mailadresse zu beachten?
Habt Ihr ein Mailkonto, wie z.B. info@immobilienmakler.de, das als technischer Nutzer-Account verwendet werden soll, dann darf dieses nicht als Login-Mailadresse in einem Nutzer-Account und auch nicht als persönliches Mailkonto eingerichtet sein.
Wie richte ich ein E-Mailkonto in einem technischen Nutzer-Account ein?
Wurde ein technischer Nutzer angelegt, so könnt Ihr nun als Admin über Verwaltung > Nutzer in dessen Nutzer-Einstellungen eine Verknüpfung zum entsprechenden E-Mailkonto herstellen. Die Einrichtung funktioniert genau wie bei einem persönlichen E-Mailkonto, eine detaillierte Anleitung findet Ihr in dieser Anleitung: E-Mailkonto verbinden
Fragen und Antworten zum Thema
In diesem Abschnitt findet Ihr Fragen und Antworten zur genaueren Konfiguration von technischen Nutzer-Accounts.
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Nachdem Ihr nun die weiteren E-Mailkonten eingerichtet habt, müsst Ihr noch entscheiden, welchen Nutzern jeweils Zugriff auf diese zusätzlichen E-Mailkonten gewährt werden soll.
Dazu öffnet Ihr erneut unter Verwaltung > Nutzer das jeweilige Nutzerprofil und scrollt runter zu den E-Mail-Einstellungen:
Unter Zugriff auf E-Mail-Konten anderer Nutzer entscheidet Ihr, welche E-Mailkonten für dieses Nutzerprofil ebenfalls in der Mailbox einsehbar sein sollen.
Über E-Mailversand über Konten anderer Nutzer stellt Ihr zusätzlich ein, von welchen E-Mailkonten dieses Nutzerprofil E-Mails versenden kann. Im Bildbeispiel empfängt dieser Nutzer zusätzlich zu seinen eigenen nun auch die E-Mails seines Kollegen Thomas. Er kann außerdem über die E-Mail-Adresse von Thomas E-Mails versenden. Als Admin können wir den Zugriff anfordern.
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Künftig könnt Ihr dann unter CRM > Mailbox zwischen allen verknüpften Konten hin und her schalten, um die zugeordneten Mails beider Konten zu sehen.
Hinweis: Sollte das Mail Konto in der Mailbox dennoch nicht sichtbar sein, dann entleert bitte den Cache des Browsers einmal.
- Solltet Ihr technische Nutzer-Konten entfernen möchten, dann kontaktiert hierzu gerne unser Service-Team