Wenn Sie Ihr Microsoft-E-Mail-Konto (Outlook) mit Propstack verbinden möchten, kann es vorkommen, dass eine Genehmigung durch Ihren Microsoft-Administrator erforderlich ist. Dieser Artikel erklärt, warum diese Meldung erscheint und wie Sie die Verbindung trotzdem erfolgreich einrichten können.
Warum wird eine Admin-Genehmigung benötigt?
Microsoft hat die Sicherheitseinstellungen für Drittanbieter-Apps verschärft. Das bedeutet: Bevor eine externe Anwendung auf Ihre E-Mails zugreifen darf, muss ein Microsoft-Administrator in Ihrem Unternehmen diese Verbindung einmalig freigeben. Diese Änderung betrifft nicht nur unser System, sondern alle Anwendungen, die mit Microsoft-E-Mail-Konten arbeiten möchten.
Der Hintergrund ist einfach erklärt: Microsoft möchte verhindern, dass unsichere Apps ohne Wissen der IT-Abteilung auf Unternehmensdaten zugreifen. Die Freigabe durch einen Microsoft-Administrator stellt sicher, dass nur vertrauenswürdige Anwendungen Zugang erhalten.
Wer ist von dieser Änderung betroffen?
Nicht alle Nutzer sind gleichermaßen betroffen. Wenn Ihre E-Mail-Verbindung bereits eingerichtet ist und funktioniert, ändert sich für Sie nichts. Ihre bestehende Verbindung bleibt aktiv.
Die Admin-Genehmigung wird erforderlich, wenn Sie Ihre E-Mail-Verbindung zum ersten Mal einrichten oder neu verbinden möchten. Eine Neuverbindung kann nach einer Passwortänderung nötig sein, wenn Sie die Verbindung manuell getrennt haben oder wenn technische Probleme eine Neuverbindung erfordern.
So richten Sie die E-Mail-Verbindung mit Admin-Genehmigung ein
Die folgende Anleitung zeigt Ihnen den Ablauf, wenn eine Administrator-Genehmigung erforderlich ist.
- Öffnen Sie in Propstack die Seite Verwaltung > E-Mail-Konten. Dort sehen Sie eine Liste aller Nutzer. Klicken Sie bei Ihrem Nutzernamen auf „Verbinden". Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den E-Mail-Anbieter auswählen können. Wählen Sie „Microsoft 365" aus und klicken Sie erneut auf „Verbinden".
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Falls Ihr Unternehmen die Admin-Genehmigung aktiviert hat, erscheint nach der Anmeldung ein Microsoft-Bildschirm mit der Meldung „Need admin approval" (Genehmigung durch Administrator erforderlich).
Diese Meldung bedeutet: Propstack benötigt Zugriffsrechte auf Ressourcen in Ihrer Organisation, die nur ein Administrator gewähren kann. Sie haben auf diesem Bildschirm zwei Optionen: Falls Sie selbst Administrator sind, können Sie auf „Have an admin account? Sign in with that account" klicken. Andernfalls wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.
- Wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Administrator oder die für Microsoft-Konten zuständige Person in Ihrem Unternehmen. Der Microsoft-Administrator muss die Verbindung zu Propstack einmalig für Ihre Organisation freigeben.
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Wichtig: Der Microsoft-Administrator ist nicht dasselbe wie der Propstack-Administrator. Der Microsoft-Administrator verwaltet die Microsoft-Konten und -Lizenzen in Ihrem Unternehmen, während der Propstack-Administrator die Einstellungen innerhalb von Propstack betreut. Das können zwei verschiedene Personen sein.
Der Microsoft-Administrator hat zwei Möglichkeiten, die Freigabe zu erteilen. Entweder klickt er direkt auf dem Hinweis-Bildschirm (Schritt 2) auf den Link „Have an admin account? Sign in with that account" und meldet sich mit seinem Admin-Konto an. Oder er öffnet selbst die Seite Verwaltung > E-Mail-Konten in Propstack, klickt auf „Verbinden", wählt „Microsoft 365" aus und meldet sich mit seinem Microsoft-Admin-Konto an.
Nach der Anmeldung erscheint ein Berechtigungsbildschirm, auf dem alle Zugriffsrechte aufgelistet sind, die Propstack benötigt.
Die angeforderten Berechtigungen umfassen den Zugriff auf Daten, für die bereits eine Freigabe erteilt wurde, vollständigen Zugriff auf Benutzerkalender, Lesen und Schreiben von E-Mails (auch freigegebene Postfächer), Senden von E-Mails im Namen anderer Nutzer, Senden von E-Mails als Benutzer, vollständigen Zugriff auf Benutzerkontakte sowie das Anmelden und Lesen von Benutzerprofilen.
Wichtig ist die Option „Consent on behalf of your organization" (Zustimmung im Namen Ihrer Organisation). Wenn der Microsoft-Administrator dieses Häkchen aktiviert lässt, gilt die Freigabe für alle Mitarbeiter der Organisation. Das bedeutet: Diese Genehmigung muss nur einmal erteilt werden.
Nach der Prüfung klickt der Microsoft-Administrator auf „Accept", um die Verbindung freizugeben.
- Nachdem der Microsoft-Administrator die Genehmigung erteilt hat, kehren Sie zu den E-Mail-Einstellungen zurück und starten den Verbindungsvorgang erneut. Diesmal sollte die Verbindung erfolgreich hergestellt werden.
Die Freigabe durch den Microsoft-Administrator gilt in der Regel für die gesamte Organisation. Das bedeutet: Sobald ein Microsoft-Administrator die Genehmigung einmal erteilt hat, können auch andere Mitarbeiter ihre E-Mail-Konten ohne erneute Admin-Freigabe verbinden.
Was tun bei einer Fehlermeldung nach der Admin-Genehmigung?
In manchen Fällen kann es vorkommen, dass nach der Admin-Genehmigung eine Fehlermeldung erscheint. Diese besagt, dass Microsoft eine andere E-Mail-Adresse authentifiziert hat.
Diese Meldung erscheint aus einem technischen Grund: Microsoft sendet nach der Admin-Genehmigung zunächst die Zugangsdaten des Administrators statt die des ursprünglichen Nutzers. Das System erkennt diese Situation und verhindert, dass versehentlich das falsche E-Mail-Konto verbunden wird.
Ignorieren Sie diese Fehlermeldung nicht. Sie zeigt an, dass Sie sich erneut mit Ihrem eigenen E-Mail-Konto anmelden müssen, um die Verbindung korrekt einzurichten.
Starten Sie nach dieser Meldung einfach den Verbindungsvorgang erneut. Da die Admin-Genehmigung nun erteilt ist, können Sie sich mit Ihrem eigenen E-Mail-Konto anmelden, und die Verbindung wird erfolgreich hergestellt.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist der Microsoft-Administrator in meinem Unternehmen?
Der Microsoft-Administrator ist die Person, die für die Verwaltung der Microsoft-Konten in Ihrem Unternehmen zuständig ist. Das ist häufig jemand aus der IT-Abteilung oder die Person, die Ihre Microsoft-Lizenzen verwaltet. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie bei Ihrer IT-Abteilung nach. Wichtig: Der Microsoft-Administrator ist nicht identisch mit dem Propstack-Administrator.
Muss der Microsoft-Administrator die Genehmigung für jeden Mitarbeiter einzeln erteilen?
Nein, in der Regel nicht. Wenn der Microsoft-Administrator bei der Freigabe die Option „Consent on behalf of your organization" aktiviert lässt, gilt die Genehmigung für alle Mitarbeiter. Danach können alle ihre E-Mail-Konten ohne weitere Admin-Genehmigung verbinden.
Meine Verbindung hat bisher funktioniert. Warum brauche ich jetzt eine Admin-Genehmigung?
Die Admin-Genehmigung wird nur bei einer Neuverbindung erforderlich. Das kann nach einer Passwortänderung, nach manueller Trennung der Verbindung oder bei technischen Problemen der Fall sein. Bestehende, funktionierende Verbindungen sind nicht betroffen.
Kann ich die Verbindung auch ohne Microsoft-Administrator einrichten?
Das hängt von den Einstellungen in Ihrem Unternehmen ab. Wenn die Admin-Genehmigung aktiviert ist, benötigen Sie die Freigabe durch einen Microsoft-Administrator. Ohne diese Freigabe kann die Verbindung nicht hergestellt werden.
Warum werden so viele Berechtigungen angefordert?
Die Berechtigungen sind notwendig, damit Propstack vollständig mit Ihrem E-Mail-Konto arbeiten kann. Dazu gehört das Lesen und Senden von E-Mails, der Zugriff auf Ihren Kalender für Terminabgleiche sowie der Zugriff auf Kontakte. Ohne diese Berechtigungen wäre die E-Mail-Integration nur eingeschränkt nutzbar.
Zusammenfassung
Die Admin-Genehmigung für E-Mail-Verbindungen ist eine Sicherheitsmaßnahme von Microsoft, die Unternehmensdaten schützt. Bestehende Verbindungen bleiben davon unberührt. Bei einer Neuverbindung wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Administrator, der die Freigabe einmalig für Ihre Organisation erteilen kann. Nach der Genehmigung können Sie und Ihre Kollegen die E-Mail-Verbindung wie gewohnt nutzen.