Manchmal ist es erforderlich, Dateien direkt über E-Mails zu versenden, ohne sie vorher lokal speichern zu müssen. Hier erfahrt Ihr, wie Ihr sowohl einzelne Dateien als auch ganze Ordner über das System verschickt und bei Bedarf mit einem Passwort schützt.
Einzelne Dateien versenden
Wenn Ihr eine Datei, die einem Objekt zugeordnet ist, per E-Mail verschicken möchtet, könnt Ihr das ganz einfach tun:
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Navigiert zu Medien des jeweiligen Objekts, wo die Datei hinterlegt ist, die Ihr versenden möchtet.
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Fahrt mit der Maus über die gewünschte Datei. Es erscheinen drei Symbole.
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Klickt auf das geklammerte Symbol. Dadurch wird eine Variable in die Zwischenablage kopiert.
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Fügt die Variable an der gewünschten Stelle in Eure E-Mail ein. Beim Empfänger wird dann ein Download-Link angezeigt.
Ihr könnt mehrere Dateien, auch aus unterschiedlichen Objekten, in eine E-Mail einfügen.
Komplette Ordner versenden
Wenn Ihr viele Dateien verschicken wollt, kann es einfacher sein, einen gesamten Ordner freizugeben.
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Stellt sicher, dass alle Dateien im entsprechenden Ordner hinterlegt sind, z.B. im Standardordner Objektunterlagen.
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In der E-Mail fügt Ihr dann die Variable für diesen Ordner ein. Empfänger erhalten einen Link, über den sie alle Dateien des Ordners herunterladen können.
Ordner mit einem Passwort schützen
Falls der Ordner vertrauliche Informationen enthält, könnt Ihr ihn mit einem Passwort schützen.
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Navigiert zu Verwaltung > Medien-Einstellungen und wählt den entsprechenden Ordner aus.
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Setzt ein Passwort und aktiviert die Option „Per E-Mail verschicken möglich“.
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Der Empfänger muss beim Öffnen des Ordners das Passwort eingeben, um die Dateien herunterzuladen.