Oftmals müsst Ihr E-Mails mit Kollegen teilen und leitet dafür die E-Mail einfach weiter. In Propstack gibt es eine interne Funktion, die das interne Weiterleiten von E-Mails ersetzt - mit einer Teilen-Funktion von E-Mails.
- Vorteil: Da die E-Mail nicht dupliziert wird beim Teilen, wird die E-Mail auch nicht mehrfach als Aktivität verbucht, wenn sie mit den Kollegen geteilt wird.
Wie teile ich eine E-Mail mit anderen Kollegen?
Dazu geht Ihr auf die E-Mail, welche Ihr Teilen möchtet und klickt auf das Feld bei "Mit niemandem geteilt", wählt die Nutzer aus und speichert. So einfach!
Wo finde ich geteilte E-Mails?
Jeder Nutzer hat einen E-Mail-Ordner, der sich "Mit mir geteilt" nennt. In diesem Ordner findet Ihr schnell E-Mails von Kolleg:innen, die mit Euch geteilt wurden. Sollten mit Euch E-Mails geteilt worden sein, seht Ihr das daran, dass bei dem Ordner eine Zahl erscheint.
Weshalb sind geteilte E-Mails zusätzlich im Posteingang?
Die mit Euch geteilten E-Mails werden auch direkt im Posteingang angezeigt, das hat folgende Vorteile:
- Das ständige Wechseln zwischen beiden E-Mail-Ordnern entfällt und Ihr könnt alle E-Mails in einem Ordner abarbeiten.
- Ihr könnt direkt die E-Mails beantworten
- Sobald die E-Mail für Euch erledigt ist, könnt Ihr oben auf "Nicht mehr mit mir teilen" klicken und die E-Mail verschwindet wieder aus dem Posteingang und im "Mit mir geteilt"-Ordner.
Tipp: Eine geteilte E-Mail im Posteingang erkennt Ihr zusätzlich daran, dass vor der E-Mail ein Profil-Foto des anderen Nutzers steht.
Warum kann ich eine geteilte Mail nicht löschen oder archivieren?
Wenn Ihr eine E-Mail teilt, bleibt sie im Besitz des ursprünglichen Empfängers. Das bedeutet, dass nur der ursprüngliche Empfänger die E-Mail in seinem Posteingang als erledigt markieren, löschen oder archivieren kann. Wenn die E-Mail gelöscht wird, verschwindet sie auch aus Eurem “Mit mir geteilt”-Ordner.
Daher ist die Kommentar-Funktion, unter der E-Mail, besonders nützlich, wenn Ihr E-Mails teilt:
Ihr könnt E-Mails kommentieren, um Euch intern auszutauschen und Rückfragen zu stellen. Diese Funktion findet Ihr in jeder E-Mail ganz unten. Es kann sinnvoll sein, eine E-Mail vor dem Teilen zu kommentieren und andere Nutzer zur Konversation hinzuzufügen. Denkt daran, immer “Enter” zu drücken, damit der Kommentar gespeichert wird.
Wie kann ich eine mit mir geteilte E-Mail wieder entfernen?
Wenn wir eine E-Mail nicht mehr in unserem "Mit mir geteilt"-Ordner sehen möchten, können wir auf "Nicht mehr mit mir teilen" klicken.