Jon
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Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine eigenen E-Mail-Ordner zu erstellen. Der Inhalt des Ordners definiert sich ausschließlich aus den E-Mails desjenigen Nutzers, der den Ordner erstellt hat. Solltet Ihr also einen E-Mail-Ordner erstellt haben, landen auch nur E-Mails von Euch dort.

Beispiel:

  • Habt Ihr eine Anlaufstelle für Eure Anfragen (z. B. info@muster-immobilien.de), macht es Sinn, einen Ordner für Anfragen zu erstellen und diesen anschließend mit anderen Kollegen (Nutzern) zu teilen.

 In unserer Videoanleitung erklären wir Euch ebenfalls das genaue Vorgehen: 

Wie werden E-Mail-Ordner verwendet?

Solltet Ihr eine E-Mail empfangen, könnt Ihr diese ganz einfach in einen von Euch erstellten E-Mail-Ordner verschieben, indem Ihr in der geöffneten E-Mail den gewünschten Ordner auswählt. Auf diese Weise wird die E-Mail aus der Mailbox direkt in den E-Mail-Ordner verschoben.

Wie erstelle ich einen E-Mail-Ordner? 

Es besteht die Möglichkeit, eigene E-Mail-Ordner anzulegen und sogar automatische Zuordnungen von E-Mails zu bestimmen. In diesem Teil unserer Anleitung führen wir Euch Schritt-für-Schritt durch die Einrichtung. 

  • Unter Verwaltung > E-Mail-Einstellungen findet Ihr die Möglichkeit, E-Mail-Ordner zu erstellen oder zu bearbeiten. Um einen Ordner zu erstellen, öffnet Ihr über einen Klick auf "+ Ordner hinzufügen" das Formular:

  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihr Euren neuen Ordner konfigurieren könnt. 
    Vergebt im ersten Schritt einen Namen und bestimmt optional eine Farbe und tragt den Besitzer des Ordners ein. Ihr könnt Euren Ordner außerdem auch für andere Nutzer:innen freigeben: 

  • Im nächsten Teil des Fensters könnt Ihr Kriterien festlegen, damit eingehende E-Mails automatisch in Euren Ordner verschoben werden:

    Die Felder funktionieren wie folgt:

    • Nach Absender: Wenn der Absender über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben
    • Nach Empfänger: Wenn der Empfänger über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.
    • Nach Betreff: Wenn das Keyword im Betreff einer E-Mail vorkommt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.

    Wichtig:
    Wenn Ihr zwei oder drei der Felder für die automatische Verschiebung ausgefüllt habt, müssen auch alle Bedingungen erfüllt sein, damit die E-Mails in den erstellten Ordner verschoben werden. Es ist nicht möglich, eine Oder-Bedingung einzurichten. Wurde also eine E-Mail-Adresse für den Absender definiert und ein Keyword, muss die eingehende E-Mail beide Voraussetzungen erfüllen.

    Beispiel:
    Kriegt Ihr regelmäßige Anfragen aus verschiedenen Portalen auf die info@muster-immobilien.de Adresse zugeschickt, könnte es Sinn machen, die E-Mails in einem eigenen Anfragen-Ordner zu sammeln. Um neue E-Mails automatisch in den Ordner verschieben zu lassen, tragt Ihr entweder die E-Mail-Adressen der Portale in das Absender-Feld ein oder wählt passende Keywords, falls die Absender wechselhaft sind. Wenn Ihr Keywords eintragt wie beispielsweise "Anfrage", weil diese bei jeder E-Mail im Betreff steht, werden auch diese E-Mails automatisch dem Ordner zugeordnet, sobald das Wort "Anfrage" im Betreff vorkommt.

  • Seid Ihr mit Euren Einstellungen zufrieden, dann klickt bitte auf "Speichern":

Weitere Hinweise

  • Solltet Ihr die E-Mails aus den E-Mail-Ordnern archivieren, verschwinden diese aus dem E-Mail-Ordner und landen im Archiviert-Ordner.

  • Wenn Ihr in Propstack einen E-Mail-Ordner anlegt, wird es diesen nicht in Outlook/Gmail geben, da sie unabhängig voneinander sind. 

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