Mit Massen-Mails könnt Ihr mehreren Kontakten gleichzeitig personalisierte E-Mails senden, ohne dass die Empfänger sehen, wer die Nachricht sonst noch erhalten hat. Diese Funktion ist ideal, um gezielte Kommunikation an eine größere Gruppe zu richten. In diesem Artikel erklären wir Euch Schritt für Schritt, wie Ihr Massen-Mails erstellt und versendet.
Was sind Massen-Mails und wie funktionieren sie?
Massen-Mails sind E-Mails, die gleichzeitig an mehrere Empfänger versendet werden, wobei jeder Empfänger die Nachricht individuell erhält. Dank der Verwendung von Variablen könnt Ihr die E-Mail für jeden Empfänger personalisieren. Massen-Mails können überall dort versendet werden, wo Kontakte aufgelistet sind – in der Kontaktübersicht, in Deals, über vorgeschlagene Kontakte eines Objekts oder in der Aktivitätsliste.
Wir empfehlen den Versand von hunderten oder gar tausenden E-Mails nicht Euer Mailkonto zu verwenden, da hierbei die hohe Gefahr besteht, dass Eure E-Mail-Adresse als Spam-Absender gelistet wird. Für den Versand von Massenmails ab 50 Empfängern empfehlen wir Anbieter wie Mailchimp oder Mailgun zu verwenden. Propstack verschickt bei Massen-Mails die einzelnen E-Mails im 2-Minuten-Takt an 5 oder 10 Kontakte raus, damit es zu keinen Problemen bei den E-Mail-Anbietern kommt. Ein grundsätzliches Limit gibt es hierzu jedoch nicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden von Massen-Mails
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Unabhängig davon, von welcher Seite Ihr startet, wählt Ihr zunächst die gewünschten Empfänger aus. Klickt dazu in der Liste der Kontakte links auf die Checkboxen, um die Empfänger zu markieren.
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Habt Ihr die Empfänger ausgewählt, klickt oben rechts auf „Aktionen“ und wählt dort die Option „Massen-Mail“ aus.
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Es öffnet sich das vertraute E-Mail-Fenster. Hier ist der Betreff bei Massen-Mails ein Pflichtfeld, anders als bei normalen E-Mails. Außerdem könnt Ihr den Versandzeitpunkt planen, indem Ihr das Uhr-Icon nutzt. Dies funktioniert genauso wie beim normalen E-Mail-Versand.
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Wenn Ihr eine Massen-Mail an mehr als 50 Empfänger sendet, erscheint vor dem Versenden ein Pop-up, in dem Ihr die Anzahl der Empfänger noch einmal bestätigen müsst. Propstack verschickt bei Massen-Mails die einzelnen E-Mails übrigens im 2-Minuten-Takt an 5 oder 10 Kontakte raus, damit es zu keinen Problemen bei den E-Mail-Anbietern kommt.
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Massen-Mails mit mehr als fünf Empfängern werden unter CRM > Mailings gelistet. Hier könnt Ihr den Erfolg der Mailings nachvollziehen, einschließlich der Öffnungs- und Klickrate. Ein Überblick über die Empfänger, die die Mail erhalten haben, sowie diejenigen, die sie geöffnet oder auf Links geklickt haben, ist ebenfalls verfügbar.
Fehlerbehebung und häufige Probleme
Wie kann ein gestartetes Mailing gestoppt werden?
Öffnet hierzu Euer Mailing unter CRM > Mailings und klickt auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf Mailing löschen:
E-Mails erscheinen nicht im Gesendet-Ordner:
Sollte eine Massen-Mail nicht im Gesendet-Ordner erscheinen, gab es möglicherweise einen Fehler beim Versand. In diesem Fall wird dies unter CRM > Mailings als „Gescheitert“ gekennzeichnet.
DSGVO-konformen Mailversand aktivieren:
Unter Verwaltung > Systemeinstellungen > DSGVO könnt Ihr den DSGVO-konformen Versand aktivieren oder deaktivieren. Wenn der Schalter aktiviert ist, werden Kontakte, die keine allgemeine Kontakterlaubnis erteilt haben, rot markiert, und die Mail kann nicht versendet werden. Wenn der Schalter deaktiviert ist, gibt es keine farbliche Markierung, und die E-Mails können auch an diese Kontakte gesendet werden.
Nachverfolgung der Massen-Mails
Unter CRM > Mailings könnt Ihr detaillierte Informationen zu den Empfängern Eurer Massen-Mails einsehen. Ihr könnt dort unter anderem folgende Listen abrufen:
- Erfolgreiche Empfänger: Alle Kontakte, an die die E-Mail erfolgreich gesendet wurde.
- Geöffnete E-Mails: Kontakte, die die E-Mail geöffnet haben.
- Geklickte Links: Kontakte, die auf einen Link in der E-Mail geklickt haben.
- Fehlerhafte Zustellungen: Kontakte, an die die E-Mail nicht gesendet werden konnte.
Massen-Mails sind ein wertvolles Werkzeug, um viele Kontakte gleichzeitig zu erreichen und dabei personalisierte Inhalte zu versenden. Ihr könnt sie bequem von verschiedenen Stellen im System aus verschicken und den Versand planen. Der Erfolg der Kampagnen lässt sich über den Bereich unter CRM > Mailings detailliert nachverfolgen, wo auch mögliche Fehler im Versand angezeigt werden.
Wenn Ihr den DSGVO-konformen Versand aktiviert, schützt Ihr Euch vor ungewollten rechtlichen Konsequenzen, indem Ihr Kontakte ohne Kontakterlaubnis von den Mails ausschließt.